IDS035 : Ingénierie biomédicale au sein d'un GHT en France : appropriation
DOI mémoire
https://doi.org/10.34746/g7av-f711Catégories
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Citation
A rappeler pour tout usage : F.BELLO, C.CAUSSETTE, J.DROUET, "Ingénierie biomédicale au sein d'un GHT en France : appropriation", Université de Technologie de Compiègne (France), Master Ingénierie de la Santé, Parcours Technologies Biomédicales et Territoires de Santé (TBTS) et Dispositifs Médicaux et Affaires Réglementaires (DMAR), Mémoire de projet, janvier 2020, https://travaux.master.utc.fr/formations-master/ingenierie-de-la-sante/ids035 ; https://doi.org/10.34746/g7av-f711
Article publié
Suite à ces travaux, un article a été publié : ID interne : 2020_03_idsap
Résumé
La loi de modernisation du système de santé français de 2016 a obligée les hôpitaux français à se regrouper en Groupements Hospitaliers de Territoire. Cela a induit de nombreux changements organisationnels au sein des établissements de santé. Pour faire face à cette transformation, la communauté biomédicale a publiée en 2019 une Bonne Pratique d’Activités Connexes numéro 6 « Ingénierie Biomédicale au sein d’un Groupement Hospitalier de Territoire en France » qui s’intègre au Guide des Bonnes Pratiques de l’Ingénierie Biomédicale en Etablissement de Santé version 2011. L’objectif de ce projet est d’apporter des outils d’appropriation de cette bonne pratique aux services biomédicaux. Un outil d’aide à la compréhension et un autre d’autodiagnostic ont été réalisés.
Mots clés : service biomédical, Groupement Hospitalier de Territoire, BPAC n°6
Abstract
The law for the modernization of the French Health system in 2016 compelled French hospitals to gather in territory hospitals groups. This has led to several organizational changes within healthcare establishments. To face this transformation, the biomedical community published in 2019 a Related Good Activities Practices number 6 : "Biomedical engineering within a Territory Hospital group in France", which is added to the Guide of Good Practices In Biomedical Engineering in Healthcare establishments, 2011 version. The goal of this project is to provide appropriation tools of this good practice to biomedical services. An understanding aid tool and another for self-diagnosis have been produced.
Key words : biomedical service, territory hospital group, BPAC n°6
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Mémoire complet :
Accompagner les services biomédicaux dans la mise en place de la Bonne Pratique d'Activités Connexes n°6
Introduction
Suite à la loi de modernisation du système de santé de 2016, les établissements de santé ont été obligés de se regrouper en Groupements Hospitaliers de Territoires (GHT). Les 891 hôpitaux publics français [1] sont regroupés en 136 GHT. L’objectif de ces GHT est d’harmoniser l’accès aux soins dans les territoires. Pour ce faire, les établissements des GHT doivent proposer un parcours de soins commun, ce qui implique de nombreux changements organisationnels.
Les services biomédicaux des établissements membres des GHT doivent faire face à de nombreuses évolutions dans leurs pratiques professionnelles : mutualisation des achats, du système d’information… Pour les accompagner dans cette transition, une Bonne Pratique d’Activités Connexes (BPAC) numéro 6 [2], annexée au Guide des Bonnes Pratiques de l’Ingénierie Biomédicale en Etablissement de Santé a été publiée. Cette BPAC n°6 est intitulée « Ingénierie Biomédicale au sein d’un GHT en France ».
Ce Mémoire d’Intelligence Méthodologique a été écrit dans l’optique d’aider les services biomédicaux membres de GHT à s’approprier la BPAC n°6, grâce au développement d’outils qui sont :
- Une cartographie des processus pour aider à la compréhension de la BPAC n°6
- Un outil d’autodiagnostic pour permettre aux établissements de savoir s’ils respectent ou non la BPAC n°6, et dans quelle mesure, mais aussi de suivre leur évolution dans le temps quant à cette bonne pratique.
PARTIE I : Quel est l’intérêt de la Bonne Pratique d’Activités Connexes n°6 ?
I.1. Contexte de l’ingénierie biomédicale au sein d’un Groupement Hospitalier de Territoire
I.1.1. Définition du Groupement Hospitalier de Territoire
Les Groupements Hospitaliers de Territoire ont été créés avec la loi de modernisation du système de santé de 2016 [3] et sont mentionnés dans le Décret n°2016-524 du 27 avril 2016 [4] paru au Journal Officiel N°0101 du 29 avril 2016.
Le but de la création des GHT pour le gouvernement français est de réorganiser la prise en charge des patients dans les régions, afin d’arriver à un parcours de soins efficient. En poussant les établissements de santé à mutualiser leurs activités médicales, paramédicales, et techniques le gouvernement souhaite aboutir à un projet médical partagé pour que les établissements s’unissent autour d’un projet médical partagé et que les patients bénéficient des meilleurs soins possibles.
Il y a 136 GHT en France en 2019, représentés sur la carte ci-dessous (Figure 1), d’après le Ministère des Solidarités et de la Santé. C’est l’Agence Régionale de Santé (ARS) qui décide de la composition des GHT sur le territoire.
Figure 1- Carte de tous les GHT en France (Source : [5])
Chaque GHT est composé (Figure 2) d’un établissement dit « établissement support » qui doit assurer la mutualisation de certaines fonctions comme les achats, le système d’information ou les formations, et d’un à dix-neuf établissement(s) dit(s) partie(s), qui sont mentionnés dans la convention constitutive du GHT. Un GHT a une population cible comprise entre 100 000 et 2,5 millions de personnes, et un budget variant de 100 millions d’euros à plus de 2 milliards d’euros [1].
Figure 2 - Composition d’un GHT (Source : auteurs)
La gouvernance du GHT [5], est assurée par six instances opérationnelles représentées sur la Figure 3 :
Figure 3 - Les instances de gouvernance des GHT (Source : auteurs d’après reseau-hopital-ght)
La mise en place d’un GHT n’est pas seulement l’affaire des décideurs. Tous les personnels des établissements sont concernés et doivent transformer leurs façons de travailler. En effet, la mise en place des GHT induit de grands changements opérationnels qui passent en grande partie par la mutualisation des activités (de soins, d’imagerie médicale, d’achats...).
La vocation première des GHT est d’améliorer les conditions de soins des patients. En effet, cette nouvelle organisation hospitalière doit leur permettre d’avoir accès à des technologies et à des spécialités dont ils n’auraient pas pu bénéficier, d’attendre moins longtemps pour obtenir un rendez-vous, et de profiter de soins de qualité dans les meilleures conditions possibles de sécurité, de performance et d’efficience.
Les GHT ont aussi pour but d’améliorer les conditions de travail des soignants. La mobilité au sein du GHT permet à certains soignants de se former sur des techniques dont ne bénéficie pas leur établissement. La mutualisation des richesses humaines et des équipements permet de faire face à un manque de moyen, et d’assurer la continuité des soins. En cas de pénurie de médecins, la mise en place de la télémédecine permet aussi d’assurer la poursuite de l’activité de diagnostic. La standardisation des équipements au sein du GHT permet d’uniformiser les pratiques, et donc de gagner du temps en cas de mobilité du personnel dans les établissements.
En pratique, les établissements ont été forcés de se regrouper en GHT ce qui a généré des tensions. Les acteurs des établissements parties redoutent de perdre certaines de leurs activités qui seront déléguées à l’établissement support. Par exemple, la fonction achat peut être centralisée, les ingénieurs des établissements parties ne participent alors plus à cette fonction de la même manière, leur avis anciennement décisionnel devient consultatif.
Enfin, les GHT répondent à des enjeux sociétaux. Les déficits hospitaliers de la sécurité sociale ont doublé en 1 an, passant de 461M€ en 2016 à 865M€ en 2017, puis diminués en 2018 pour arriver à 660M€ [6]. L’Etat Français cherche à réduire ces coûts, et les GHT sont une solution possible. Les GHT permettent, en mutualisant les activités et en optimisant le parcours de soins, de gagner en efficience, et donc de diminuer les coûts, mais aussi de gagner en qualité perçue par les patients qui seront mieux pris en charge.
Plusieurs textes règlementaires s’appliquent aux GHT. L’article 107 de la Loi n°2016-41 et le décret n° 2016-524 du 27 avril 2016 servent de référence et viennent poser les bases de l’instauration des GHT. L’article 107 de la Loi n°2016-41 de modernisation du système de santé publié le 26 janvier 2016 définit les modalités de constitution et de fonctionnement des GHT [3]. Le décret n° 2016-524 du 27 avril 2016 relatif aux groupements hospitaliers de territoire aide à l’application de la précédente loi en précisant les règles de mise en place et de fonctionnement des GHT notamment grâce à des explications sur le projet médical partagé [4].
D’autres documents apportent des précisions quant au fonctionnement administratif, médical, relationnel… Ainsi, l’article L.6143-7 du code de la santé publique fixe le rôle qu’exerce le directeur de l’établissement support par rapports à l’ensemble des parties [7]. Le décret n° 2017-701 du 2 mai 2017 développe les modalités relatives aux activités menées au sein du GHT telles que l’achat, la nomination du directeur de l’établissement support, la permanence des soins ou encore la communication entre les différents établissements [8]. Le décret n°2016-726 du 1er juin 2016 relatif à la commission des usagers des établissements de santé a, par exemple, permis d’instaurer un dialogue entre l’ensemble des usagers de l’hôpital (patients, direction et personnel soignant) pour communiquer sur des sujets tels que la qualité des soins ou bien la survenue d’évènements indésirables graves [9].
I.1.2. Le service biomédical au sein du Groupement Hospitalier de Territoire
Le service biomédical [10] est un service apparu dans les années 70. Il s’est construit au fil des années autour des innovations technologiques pour toujours répondre aux attentes des services médicaux. Par exemple, l’informatique qui n’existait pas lors de la création du service biomédical y a maintenant une place prépondérante. Ce service a un rôle fondamental dans la qualité des soins délivrés aux patients car il assure la maintenance et le suivi des équipements biomédicaux, mais aussi leur achat dans le respect des normes et exigences réglementaires.
Les services biomédicaux ont démontrés depuis de nombreuses années qu’ils respectaient les exigences réglementaires, voire même certaines fois qu’ils les anticipaient. De ce fait, il existe une vraie démarche qualité dans ces services. Les professionnels se sont regroupés pour créer des référentiels métiers orientés qualité, afin de faire reconnaitre leur profession par les autres membres de la communauté médicale mais aussi par les instances décisionnaires.
C’est dans ce contexte que 4 services biomédicaux se sont fait certifiés ISO 9001 en 1997. Bien que le nombre de services certifiés ai augmenté depuis le bilan en 2019 est que seuls 9 services sur 450 le sont. Une alternative à la certification ISO 9001 a été crée en 2002. C’est le Guide des Bonnes Pratiques en Ingénierie Biomédicale [11]. Ce guide est compatible avec les référentiels d’accréditation HAS et les normes ISO 9001 et ISO 17025. L’objectif de ce guide est de garantir toutes les activités du métier d’ingénieur biomédical. Ce guide a rapidement été secondé par un outil d’autodiagnostic pour permettre aux services biomédicaux de s’auto évaluer. Une analyse des retours d’expériences de ce premier guide a mené à la parution d’une deuxième version en 2011. Cette version prend en compte des activités spéciales comme la radioprotection, qui sont appelées activités connexes. La bonne pratique d’activités connexes présentée dans ce travail est la sixième.
Afin de perpétuer le développement de la culture qualité de la communauté biomédicale qui élabore ses référentiels et ses outils de positionnement, ce travail de permettra à la communauté de s’autoévaluer sur la BPAC n°6.
La mission du service biomédicale est de garantir la qualité et la sécurité des dispositifs médicaux en exploitations. Les principales tâches que doit assurer ce service sont représentées sur la Figure 4 :
Figure 4 - Principales tâches du service biomédical (Source : auteurs)
Le service biomédical est composé de plusieurs acteurs à savoir :
- Le ou les ingénieurs biomédicaux qui ont pour rôle de superviser les techniciens biomédicaux, de s’assurer de la bonne formation des personnels soignants et de maintenir la Gestion Electronique des Documents (GED) et la Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) opérationnelles. L’ingénieur biomédical hospitalier est aussi l’interlocuteur entre l’hôpital et les fabricants de dispositifs médicaux.
- Les techniciens biomédicaux qui s’occupent de la maintenance des dispositifs médicaux et de l’étalonnage des appareils de mesure.
- Le personnel administratif qui s’occupe de la commande des pièces, de la gestion des rendez-vous (planning), qui peut suivre le budget et rédiger les comptes rendus de maintenance.
La mission de l’ingénieur ou du technicien biomédical est accompagnée de nombreuses lois et normes à respecter. En effet, pour chacune des missions citées ci-dessus, il existe des normes ou des décrets associés à ladite activité.
A titre d’exemple : l’arrêté du 3 mars 2003 [12], le décret n° 2018-436 du 4 juin 2018 [13] et les normes NF S99-170 [14] et NF S99 171 [15] qui guident le service biomédical dans la maintenance et le contrôle de qualité des Dispositifs Médicaux (DM). La réforme des DM est encadré par le décret n° 2011-968 du 16 août 2011 relatif à la revente des dispositifs médicaux d'occasion [16]. L’exploitation des DM, quant à elle, est soumise à la norme NF S99-172 [17] et l’ISO 14971[18] relative à la gestion des risques liés au DM. Le code de la santé publique fait aussi référence aux missions du service biomédical [19] [20] [21] [22].
Enfin, les établissements de santé sont soumis à la certification de la Haute Autorité de Santé (HAS). Cette certification atteste que l’établissement possède les capacités à gérer son impact environnemental, à anticiper les risques, mais surtout à garantir des soins et des actes médicotechniques de qualité pour les patients.
I.1.3. La Bonne Pratique d’Activités Connexes n°6
La Bonne Pratique d’Activités Connexes 6 « Ingénierie Biomédicale au sein d’un Groupement Hospitalier de Territoire en France » (BPAC n°6) est annexée au Guide des Bonnes Pratiques de l’Ingénierie Biomédicale En Etablissement de Santé paru en 2011.
Ce guide a été conçu pour servir de référentiel métier aux acteurs biomédicaux. Il a été créé dans l’optique d’aider les professionnels à remplir leurs missions, atteindre leurs objectifs et les accompagner dans leur démarche d’amélioration continue [23]. Il a été fait de manière à pouvoir s’adapter aux évolutions technologiques, médicales ou des attentes sociétales par le biais d’élaboration de « bonnes pratiques d’activités connexes ». Avant l’arrivée de la BPAC n°6, cinq BPAC se sont vu être intégrées au guide initial [11].
La nouvelle bonne pratique [2][24][25] est parue dans la revue IRBM News en septembre 2019, fait 10 pages et a été coécrite par 14 auteurs :
- A. Benoist (Ingénieur biomédical chargé du développement de l’ingénierie clinique et formateur en simulation)
- I. Charles (Ingénieure biomédicale, responsable qualité)
- G. Evrard (Ingénieur biomédical, Directeur des équipements biomédicaux)
- G. Farges Master ingénierie de la santé (Animateur du projet, Docteur, Ingénieur)
- M. Ghomari (Responsable du département de la maintenance des équipements)
- T. Khezami (Responsable biomédical, Adjoint audirecteur de la direction d’ingénierie et de l’équipement médical, Chef de département des achats médicaux)
- S. Kirche (Directeur ingénieur biomédical)
- H. Manso (Ingénieur biomédical)
- I. Moslem (Ingénieur responsable du servicebiomédical)
- A. Paquet (Étudiante en Master ingénierie de la santé)
- K. Sivakumar (Étudiante en Master ingénieriede la santé)
- P. Tappie (Ingénieur biomédical – Responsable du service biomédical)
- T. Thibout (Ingénieur biomédical, Personne Compétente en Radioprotection - PCR)
- J. Xu (Étudiante en Master ingénierie de la santé).
Son objectif est d’« aider la profession biomédicale française à s’adapter rapidement à l’organisation collective en GHT ». La réorganisation des hôpitaux est un bouleversement majeur pour les services médicaux des établissements de santé. Ils doivent apprendre à travailler en collaboration en tenant compte des spécificités relatives à chaque établissement membre du GHT. La BPAC va donc les accompagner en ce sens pour faciliter la transition et aller vers une mutualisation complète des activités biomédicales.
La construction de la BPAC n°6 s’inscrit dans la suite du guide et des précédentes BPAC. Elle reprend l’organisation en 3 S visible sur la Figure 5 [2] :
Figure 5 - Les 3S (Source : auteurs)
La BPAC n°6 se décline 8 processus et 57 critères qui permettent à l’ingénieur biomédical membre d’un établissement de GHT (support ou partie) de s’adapter aux changements induits par cette nouvelle organisation. Présentés sur la Figure 6, les 8 processus et leurs 57 critères de réalisation font référence à :
Figure 6 - Processus contenus dans la BPAC n°6 (Source : auteurs d’après [2])
Ces processus peuvent être intégrés dans un cycle d’amélioration continue comme présenté sur la figure 7.
Figure 7- Cycle d'amélioration continue (Source : auteurs)
La bonne pratique inclut également des données relatives à l’efficacité, l’efficience et la qualité perçue. Ces données peuvent aider les services biomédicaux à mettre en place des indicateurs en vue d’évaluer leur performance au sein du GHT.
I.2. Les enjeux du service biomédical au sein d’un Groupement Hospitalier de Territoire
Avant la loi de modernisation des systèmes de santé, les services biomédicaux s’organisaient individuellement. Depuis 2016 et avec la création des GHT, ils doivent s’organiser collectivement. Plusieurs enjeux découlent de cette nouvelle organisation.
Il faut que les services médicaux arrivent à mutualiser l’ensemble de leurs fonctions (achats, maintenance, contrôle qualité…), mais aussi à mutualiser les richesses humaines, tout en assurant un service performant et efficient.
La rédaction de la BPAC n°6 a été un premier pas pour aider les services biomédicaux à s’adapter à la nouvelle organisation imposée par les GHT. Mais, il manque des outils pour favoriser la compréhension et la prise en main de cette BPAC n°6. Ainsi, ce mémoire d’intelligence méthodologique a pour ambition de pallier à ce manque d’informations en établissant des outils d’aide à l’appropriation de la BPAC n°6 destinés à être utilisés par les ingénieurs biomédicaux des GHT.
La problématique retenue pour ce
projet est : « Comment faciliter la mise en application de
la BPAC n°6 Ingénierie Biomédicale au sein d’un GHT en France par les services
biomédicaux ? »
PARTIE II : Outils d’aide à l’appropriation de la Bonne Pratique d’Activités Connexes n°6
II.1.Cartographie d’aide à la compréhension de la Bonne Pratique d’Activités Connexes n°6
II.1.1. Méthodologie de la création
Pour faciliter la prise en main et la compréhension de la BPAC n°6 par les ingénieurs biomédicaux, une cartographie des processus a été réalisée.
Pour s’approprier une norme ou une bonne pratique, il existe plusieurs outils. Après lecture de la BPAC n°6, chaque critère a été reformulé en accord avec les membres du groupe, puis validé par les tuteurs UTC pour arriver à une version simplifiée de cette BPAC n°6. Un schéma de cartographie des processus aurait alors pu être réalisé. Mais, dans l’optique de faciliter le travail de l’utilisateur, il est apparu que la création d’une cartographie des processus répondait mieux à ce besoin. L’inconvénient de celle-ci est qu’elle ne permet pas de une visualisation en un coup d’œil comme aurait pu l’être un schéma bilan. Mais, elle est plus complète et détaillée.
Cette cartographie s’adresse aux utilisateurs novices ou confirmés qui veulent mettre en place la BPAC n°6 dans leur service biomédical. Elle permet à l’utilisateur d’avoir une vision globale des 8 processus, mais aussi d’étudier les 57 critères en version simplifiée ou originale. Le fait d’avoir le choix entre ces deux versions de critères permet à l’utilisateur d’approprier rapidement la BPAC n°6 grâce aux critères simplifiés et de répondre à ses interrogations en consultant leur version originale.
En plus de la présentation des processus, l’utilisateur peut prendre conscience de la performance de son service (qualité perçue, efficacité et efficience) par le parallèle entre des indicateurs de performance et les différents processus/critères.
Les indicateurs ont été choisis par affinités après un brainstorming entre les membres du groupe. Puis validés par les tuteurs UTC. Ensuite, un tableau de comparaison présenté en Annexe 1 entre les indicateurs et les critères a été réalisé.
Comme tous les indicateurs sont attribués à au moins un critère, la conclusion est qu’ils sont tous pertinents. L’efficacité est calculée à partir de la moyenne des 57 critères de la BPAC n°6. Si tous les critères sont « vrais prouvés » alors le service est 100% efficace. Il a donc été décidé de ne garder que les indicateurs de qualité perçue et d’efficience dans la cartographie.
Afin que les outils réalisés soient en concordance avec l’actualité biomédicale, notamment le futur label des services d’ingénierie biomédicale, la gestion documentaire y a été intégrée. Des preuves documentaires sont associées à chaque critère de la BPAC n°6.
Il existe plusieurs outils permettant de réaliser une cartographie interactive comme SCENARII. Par soucis d’efficience la cartographie de la BPAC n°6 a été réalisée sous PowerPoint en utilisant des liens hypertextes. En effet ce logiciel simple d’utilisation et facilement exportable en PDF ne nécessitait pas de formation et était exploitable directement. Afin de permettre le partage de l’outil au plus grand nombre et une meilleure compatibilité, ce PowerPoint a ensuite été exporté en PDF.
II.1.2. Utilisation et apports
La page d’accueil de la cartographie de la BPAC n°6 est présentée en Figure 8. A partir de cette vue l’utilisateur peut accéder à la vue globale des processus, à la vue globale des indicateurs de performance et au mode d’emploi.
Figure 8 - Page d’accueil de la cartographie de la BPAC n°6 (Source : auteurs)
En Figure 9 est présentée la vue globale des 8 processus de la cartographie de BPAC n°6. A partir de cette interface, l’utilisateur peut en cliquant sur le processus de son choix accéder aux critères le composant.
Figure 9 Vue globale de la cartographie interactive de la BPAC n°6 (Source : Auteurs)
Le processus s’affiche alors avec l’ensemble des critères le composant présenté Figure 10, pour donner une vue globale du processus à l’utilisateur. Cela permet en un coup d’œil de prendre connaissance du thème du processus.
Figure 10 - Vue des critères en version simplifiée du processus 6 (Source : Auteurs)
Lorsque l’utilisateur clique sur « version originale » d’un critère, il accède à la version détaillée du texte de la BPAC n°6 publié dans IRBM news, aux indicateurs de performance associés ainsi qu’aux preuves documentaires comme présenté Figure 11.
Figure 11 - Vue détaillée du critère 1 du processus 1 de la cartographie de la BPAC n°6 (Source : auteurs)
Depuis la page d’accueil, l’utilisateur peut avoir accès à la vue globale de l’évaluation de la performance (uniquement efficience et qualité perçue) de son service selon la BPAC n°6. L’utilisateur accède d’abord à tous les indicateurs qui composent la qualité perçue ou l’efficience (Figure 12).
Figure 12 - Vue globale de l’efficience de la cartographie de la BPAC n°6 (Source : auteurs)
Puis en cliquant sur « preuves » l’utilisateur peut visualiser les indicateurs de qualité perçue ou d’efficience et les modes de preuve qui leur sont associés. (Figure 13). Plutôt que d’indiquer pour chaque indicateur de performance les critères qui lui sont associés, ce sont les modes de preuve qui apparaissent. Cette association indicateur/mode de preuve permet d’ajouter un aspect pratique et tangible à l’évaluation de la performance.
Figure 13 - Vue détaillée de l’indicateur 1 de l’efficience de la cartographie de la BPAC n°6 (Source : auteurs)
Cette fonction d’évaluation de la performance est une nouveauté pour une cartographie interactive de présentation d’un texte. Elle semble indispensable dans le contexte actuel de mutualisation qui promeut la qualité et demande des modes de preuves toujours plus nombreux.
II.1.3. Points d’améliorations
Le point d’amélioration à mettre en place pour cette cartographie est :
- Faire tester l’outil par des professionnels ou autres utilisateurs (étudiants et professeurs)
II.2. Outil d’Autodiagnostic de la Bonne Pratique d’Activités Connexes n°6
II.2.1. Méthodologie de la création
L’outil d’autodiagnostic est un outil qui permet à l’utilisateur novice ou confirmé d’auto évaluer son service biomédical en ce qui concerne les exigences de la BPAC n°6.
Pour réaliser un outil de qualité rapidement et efficacement, sans réinventer la roue, l’outil d’autodiagnostic de la BPAC n°6 a été réalisé sous format Excel déjà connu des professionnels, à partir d’un autre outil d’autodiagnostic : celui de la BPAC n°4 Radioprotection.
Pour ne pas rencontrer de problème de diffusion, ce fichier Excel a été développé sans Macro.
Pour faciliter l’impression et donc la traçabilité des documents, cet outil a été réalisé prêt à être imprimé sous format A4.
En répondant à plusieurs questions selon un choix de véracité, qui est le même que celui de la BPAC n°4 pour ne pas bouleverser les habitudes de la communauté biomédicale. L’utilisateur peut se positionner sur le respect ou non des critères et processus de la BPAC n°6. La maturité des processus est ensuite définie automatiquement en fonction des réponses aux différents critères.
Comme expliqué pour la cartographie de la BPAC n°6, une évaluation de la performance est disponible dans cet outil. Concrètement, cela consiste pour l’évaluation de l’efficacité en un calcul selon une pondération décidée par les auteurs à partir du résultat de l’évaluation des 57 critères de la BPAC n°6 (pondération décidée par affinités). Pour l’évaluation de la qualité perçue et de l’efficience, qui ne peuvent être prouvées par les réponses aux 57 critères, 12 questions ont été ajoutées aux 57 critères (questions correspondant aux 12 indicateurs qui ont été établis).
L’échelle d’évaluation des indicateurs de performance a été établie par les auteurs selon quatre choix + 1. Ces quatre choix permettent à l’utilisateur de faire un choix restreint. La dernière proposition est « non applicable » pour que l’utilisateur n’abandonne pas l’évaluation en cours s’il pense ne pas être concerné par l’une des questions.
Cette évaluation de la performance est un réel atout pour le service biomédical qui vise à être le meilleur possible dans une démarche d’amélioration continue. C’est une avancée dans le monde des outils de compréhension qui apporte certainement une plus-value à l’outil d’autodiagnostic.
Une autre nouveauté de cet outil est l’ajout des preuves documentaires. Cette nouveauté fournit à l’utilisateur un aide la décision pour l’évaluation des critères et des indicateurs, et surtout un support pour l’aider à assurer sa gestion documentaire.
Factuellement, cela se manifeste par des « tooltips » ou messages d’aide qui apparaissent lors de la sélection d’une case « critère » et qui donnent des exemples de preuves documentaires. Si l’utilisateur a un mode de preuve il l’indique dans la case « Modes de preuve et commentaires », une fois ces éléments inscrit il sélectionne « preuve(s) validée(s) » dans la case « validation des preuves » qui se colore alors.
Si l’utilisateur choisit de sélectionner « vrai maîtrisé » cela signifie qu’il a obligatoirement des preuves documentaires.
Le calcul de taux de certitude des preuves est réalisé en divisant le nombre de preuves validées par l’utilisateur par le nombre de preuves totales.
II.2.2. Utilisation et apports
L’outil d’autodiagnostic de la BPAC n°6 est composé de 4 onglets :
- Mode d’emploi : détaille les modalités d’utilisation de l’outil
- Evaluation : permet à l’utilisateur de s’évaluer en répondant à des questions correspondant aux critères simplifiés et aux indicateurs de performance de la BPAC n°6.
- Résultats : permet à l’utilisateur d’avoir accès à ses résultats sous forme de graphiques.
- Auto-déclaration ISO 17050 : permet à l’utilisateur de faire une auto déclaration ISO 17 050 sur le périmètre de la BPAC n°6 et donc de communiquer ses résultats.
Sur la Figure 14 est présenté l’en-tête de notre outil d’autodiagnostic. Cet en-tête apparait sur les résultats et l’évaluation. Il permet d’assurer la traçabilité du résultat de l’outil d’autodiagnostic mais aussi de pouvoir effectuer une comparaison avec une réévaluation du service par le même outil à postériori.
Figure 14- Vue de l’en-tête de l’outil d’autodiagnostic de la BPAC n°6 (Source : auteurs)
La pondération du choix de véracité des critères de la BPAC n°6 se fait selon 6 choix qui sont représentés Figure 15. Ce nombre important de possibilités permet à l’utilisateur de se positionner en faisant le choix le plus proche de la réalité possible pour chaque critère. En parallèle de cette échelle de véracité existe une échelle de maturité des processus. Elle se remplie automatiquement en fonction des choix de véracité de l’utilisateur.
Figure 15- Vue de l’échelle d’évaluation des critères de l’outil d’autodiagnostic de la BPAC n°6 (Source : auteurs)
Comme présenté Figure 16, la pondération de l’échelle de réalisation pour les indicateurs de performance se fait selon 4 choix + 1. Le plus un est le choix « non applicable » qui permet de ne pas obtenir de faux négatif dans la notation. Les quatre autres critères permettent à l’utilisateur de se positionner en fonction de ce qu’il pense être le plus proche de la réalité.
Figure 16 - Vue de l’échelle d’évaluation des indicateurs de performance de l’outil d’autodiagnostic de la BPAC n°6 (Source : auteurs)
La Figure 17 montre que pour chaque ligne, l’utilisateur répond à la question en choisissant un niveau de véracité. Il y a 57 questions pour évaluer le taux de correspondance du service à la BPAC n°6 mais aussi son efficacité. Et 12 autres questions pour évaluer la qualité perçue et l’efficience. Le niveau de maturité s’affiche sur la ligne du processus et les niveaux de véracité et des critères sur les lignes.
Figure 17 - Vue de l’évaluation de l’outil d’autodiagnostic de la BPAC n°6 (Source : auteurs)
Pour consulter les résultats de l’évaluation il faut se rendre dans l’onglet « résultats ». L’utilisateur peut y consulter les différents résultats de son auto évaluation :
- Niveaux de maturités des 57 critères de la BPAC n°6 sous forme de graphe radar (Figure 18)
- Taux de certitude sur les preuves et taux de performance des indicateurs (efficacité, efficience et qualité perçue) sous forme de triangle (Figure 19)
Figure 18 - Vue du résultat du taux de maturité des processus de l’outil d’autodiagnostic de la BPAC n°6 (Source : auteurs)
Figure 19 - Vue du résultat du taux de certitude sur les preuves et du taux de performance de l’outil d’autodiagnostic de la BPAC n°6 (Source : auteurs)
II.2.3. Points d’améliorations
De même que pour la cartographie, cet outil d’autodiagnostic doit être testé.
Un onglet « ISO9001 » pourrait être mis en place pour permettre à l’utilisateur de savoir son niveau de conformité par rapport à la norme ISO 9001 sur le périmètre de la BPAC n°6. L’utilisateur peut savoir s’il répond à la certification ISO 9001 dans le champ d’application de la BPAC n°6, et donc s’il il peut prétendre à cette certification. L’objectif de cet onglet est d’inciter les services biomédicaux à faire reconnaitre leurs compétences et à communiquer dessus.
Si un label de certification des
services biomédicaux voit le jour, il serait intéressant de faire le même
travail qu’avec la norme ISO 9001.
CONCLUSION
La BPAC n°6 a été rédigée pour permettre aux services biomédicaux de s’adapter rapidement aux changements organisationnels induit par les Groupements Hospitaliers de Territoire.
Les deux outils développés permettent à l’utilisateur de s’approprier la Bonne Pratique d’Activités Connexes 6 « Ingénierie Biomédicale au sein d’un Groupement Hospitalier Territoire en France ».
Dans un premier temps l’utilisateur peut parcourir la BPAC n°6 en seulement 20 minutes grâce aux critères simplifiés de la cartographie. Ensuite, grâce à la présence des indicateurs de performance et des preuves documentaires, l’utilisateur peut prendre connaissance des documents qu’il doit avoir en sa possession et de l’impact de son travail sur la performance de son service.
Puis, une fois la BPAC n°6 comprise et mise en place dans le service, l’utilisateur peut utiliser l’outil d’autodiagnostic pour évaluer ses pratiques notamment sa maîtrise documentaire. Enfin, si les résultats de l’évaluation sont probants, l’utilisateur peut communiquer ses résultats en faisant une auto déclaration ISO 17050 sur le périmètre de la BPAC n°6.
Ces outils sont destinés à être utiles, utilisables et utilisés par les services biomédicaux souhaitant mettre en application la BPAC n°6. Avec ces outils la communauté biomédicale continue d’anticiper les évolutions sociétales, prépare la certification HAS 2020 au profit des soignants et des patients. Enfin, il pourrait être intéressant de réaliser un travail de comparaison avec la norme ISO 9001 ou le nouveau label de certification du service biomédical.
Références Bibliographiques
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[8] « Décret n° 2017-701 du 2 mai 2017 relatif aux modalités de mise en œuvre des activités, fonctions et missions mentionnées à l’article L. 6132-3 du code de la santé publique, au sein des groupements hospitaliers de territoire ». Legifrance, www.legifrance.gouv.fr, 02-mai-2017.
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[11] G. Farges et al., Guide des bonnes pratiques de l’ingénierie biomédicale en établissement de santé, Les Pratiques de la Performance. Paris : Editions Lexitis, https://www.lexitiseditions.fr, 2011.
[12] « Arrêté du 3 mars 2003 fixant les listes des dispositifs médicaux soumis à l’obligation de maintenance et au contrôle de qualité mentionnés aux articles L. 5212-1 et D. 665-5-3 du code de la santé publique. » Legifrance, www.legifrance.gouv.fr, 03-mars-2003.
[13] « Décret n° 2018-436 du 4 juin 2018 relatif à la simplification de la procédure de maintenance et de contrôle de qualité de certains dispositifs médicaux ». Legifrance, www.legifrance.gouv.fr, 04-juin-2018.
[14] « Norme NF S99-170 Maintenance des dispositifs médicaux - Système de management de la qualité pour la maintenance et la gestion des risques associés à l’exploitation des dispositifs médicaux ». Editions Afnor, Paris, www.afnor.org, 17-mai-2013.
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[17] « Norme NF S99-172 Exploitation et maintenance des dispositifs médicaux - Système de management du risque lié à l’exploitation des dispositifs médicaux ». Editions Afnor, Paris, www.afnor.org, févr-2017.
[18] « Norme NF EN ISO 14971 Dispositifs médicaux — Application de la gestion des risques aux dispositifs médicaux ». Editions Afnor, Paris, www.afnor.org, 2013.
[19] « Articles L5461-1 à L5461-5 du Code de la Santé Publique relatifs aux dispositifs médicaux ». Legifrance, www.legifrance.gouv.fr, 04-mars-2002.
[20] « Articles L5211-1 à L5211-6 du Code de la Santé Publique relatifs au Régime juridique des dispositifs médicaux. » Legifrance, www.legifrance.gouv.fr.
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[22] « Articles L6111-1 à L6111-7 du Code de la Santé Publique relatif aux Missions des établissements de santé. » Legifrance, www.legifrance.gouv.fr, 21-juill-2009.
[23] J. Chen, Y. Liu, Z. Gu, S. Ziadeh, et G. Farges, « Impacts sur le service biomédical du Manuel de Certification de l’HAS (édition 2011) », IRBM News, vol. 33, no 6, Doi : 10.1016/j.irbmnw.2012.10.004 , déc. 2012.
[24] G. Farges, G. Gaschard, et I. Chachignon, « Nouvelle bonne pratique d’activités connexes BPAC 6 : ingénierie biomédicale au sein d’un groupement hospitalier de territoire en France », IRBM News, vol. 40, no 5, Doi : 10.1016/j.irbmnw.2019.07.003, oct. 2019.
[25] A. Paquet, K. Sivakumar, et G. Farges, « Nouvelle bonne pratique d’activités connexes. BPAC 6 : ingénierie biomédicale au sein d’un groupement hospitalier de territoire en France. Partie 1 : enjeux et élaboration », IRBM News, vol. 40, no 5, Doi : 10.1016/j.irbmnw.2019.07.002, oct. 2019.