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• Kamgaloique@gmail.com

Citation

A rap­pe­ler pour tout usage : P. D. NGAHA, B. ZHANG, W. TAN et A. L. KAMGA, « Choi­sir le bon outil de ges­tion du prêt de ses dis­po­si­tifs médi­caux », Uni­ver­si­té de Tech­no­lo­gie de Com­piègne (France), Mas­ter Ingé­nie­rie de la San­té, Par­cours Tech­no­lo­gies Bio­mé­di­cales et Ter­ri­toires de San­té (TBTS) et Dis­po­si­tifs Médi­caux et Affaires Régle­men­taires (DMAR), Mémoire de pro­jet, jan­vier 2021, https://travaux.master.utc.fr/formations-master/ingenierie-de-la-sante/ids080/

Résumé

Pour agran­dir leurs réseaux clients et pré­sen­ter leurs nou­velles tech­no­lo­gies auprès des offreurs de soins, les PME sont ame­nées à réa­li­ser des prêts de leurs dis­po­si­tifs médi­caux. Le prêt fait appel à des acteurs phy­siques ou moraux. Ces acteurs peuvent être internes ou externes à l'entreprise prê­teuse de dis­po­si­tifs médi­caux. Les PME du sec­teur des dis­po­si­tifs médi­caux doivent pou­voir gérer de manière effi­ciente le prêt de leurs maté­riels auprès de leurs ser­vices internes comme auprès de leurs clients (offreurs de soins). Les objec­tifs de cette ges­tion de prêt sont nom­breux : inven­to­rier le parc de maté­riel de prêt et opti­mi­ser son uti­li­sa­tion, loca­li­ser le maté­riel et coor­don­ner sa sor­tie et son retour dans les dif­fé­rentes zones de sto­ckage, contrac­tua­li­ser et tra­cer les demandes de prêt, assu­rer la main­te­nance du maté­riel pour garan­tir la sécu­ri­té et la satis­fac­tion des uti­li­sa­teurs. Le choix d'un outil de ges­tion fonc­tion­nel et pra­tique d'utilisation est essen­tiel pour atteindre ces objec­tifs. Un outil d'aide au choix du logi­ciel de prêt a été réa­li­sé dans le cadre de ce pro­jet. Il per­met aux PME de choi­sir en peu de temps (envi­ron 30 minutes) un logi­ciel de ges­tion de prêt exis­tant per­for­mant. Cet outil com­pare, sur la base des fonc­tion­na­li­tés, les outils per­for­mants exis­tants sur le mar­ché et guide les PME pour le choix de leur outil. Les fonc­tion­na­li­tés de base pour la réa­li­sa­tion d'un pro­ces­sus de prêt sont conte­nues dans le cahier des charges.

Mots clés : Prêt, Cahier des charges, Aide au choix, logi­ciel de prêt

Abstract

In order to expand their cus­to­mer net­works and present their new tech­no­lo­gies to heal­th­care pro­vi­ders, SMEs are encou­ra­ged to lend out their medi­cal devices. The loan involves phy­si­cal or moral actors. These players may be inter­nal or exter­nal to the com­pa­ny len­ding the medi­cal devices. SMEs in the medi­cal device sec­tor must be able to effi­cient­ly manage the loan of their equip­ment to their inter­nal depart­ments and to their cus­to­mers (heal­th­care pro­vi­ders). The objec­tives of this loan mana­ge­ment are nume­rous : inven­to­rying the loan equip­ment stock and opti­mi­sing its use, loca­ting the equip­ment and coor­di­na­ting its exit and return to the various sto­rage areas, contrac­ting and tra­cking loan requests, ensu­ring equip­ment main­te­nance to gua­ran­tee user safe­ty and satis­fac­tion. The choice of a mana­ge­ment tool that is func­tio­nal and prac­ti­cal to use is essen­tial to achieve these objec­tives. A tool to assist in the choice of loan soft­ware was deve­lo­ped as part of this pro­ject. It enables SMEs to choose in a short per­iod of time (about 30 minutes) a high-per­for­mance exis­ting loan mana­ge­ment soft­ware. This tool com­pares, on the basis of the func­tio­na­li­ties, the effi­cient tools exis­ting on the mar­ket and guides SMEs in the choice of their tool. The basic func­tio­na­li­ties for car­rying out a loan pro­cess are contai­ned in the specifications.

Key words : Loan, Spe­ci­fi­ca­tions, Help with choice, loan software

摘要

为了扩大其客户网络并向医疗保健提供者介绍其新技术，中小型企业需要进行医疗设备的租赁。租赁要求自然人或法人参与。这些参与者存在于医疗设备借出方的内部或外部。医疗设备领域的中小型企业必须能够有效地管理其医疗设备向内部部门以及客户（医疗保健提供者）的租赁。此租赁管理的目的很多：盘点清查设备租赁仓库并优化其使用，定位设备并协调其在各个存储区域的出入，签订合同并跟踪租赁请求，保证设备的维护以确保用户的安全和满意。选择功能齐全与使用方便的管理软件对于实现这些目标至关重要。在此项目的框架中提供了一个帮助选择租赁管理软件的工具。它使中小企业可以在短时间内（约30分钟）选择功能强大的现有租赁管理软件。该工具以租赁管理软件的功能为标准对市场上现有的高性能软件进行比较，并指导中小型企业选择它们的租赁管理软件。在产品规格中包含实现设备借贷过程的一些基本功能。

关键字：租赁，产品规格，选择帮助，租赁软件

Téléchargements

Mémoire complet : 

Choisir le bon outil de gestion du prêt de ses dispositifs médicaux

Remerciements

L'ensemble du groupe tient à remer­cier en pre­mier lieu Mme CLAUDE Isa­belle, res­pon­sable de l'unité d'enseignement « Pro­jet d'intégration » et tuteur de ce pro­jet. Sa connais­sance du domaine, son expé­rience, ses éva­lua­tions et ses conseils ont été pré­cieux pour la rédac­tion de ce mémoire. 

Le second remer­cie­ment est adres­sé à M. DE LAUBIER Guillaume, Direc­teur ser­vice France de Min­dray, pour ses retours d'expérience. Ses conseils et ana­lyses ont été impor­tants pour la réa­li­sa­tion de ce projet.

Le groupe remer­cie M. PROT Jean-Mathieu et M. FARGES Gil­bert, pour les conseils et ana­lyses qui ont contri­bués à l'amélioration conti­nue de ce travail.

Le groupe remer­cie Mme KONIG Béa­trice, dont l'expertise biblio­gra­phique a été pré­cieuse, tant pour faire des recherches docu­men­taires que pour faire des biblio­gra­phies utiles, uti­li­sées et utilisables. 

Enfin, le groupe adresse ses remer­cie­ments à l'ensemble des per­sonnes ayant contri­buées de près comme de loin à la réa­li­sa­tion de ce projet.

Liste des abréviations

PME : Petites et Moyennes Entreprises

PMLS : Patient Moni­to­ring & Life Support

MIS : Medi­cal Ima­ging System

GMAO : Ges­tion de la Main­te­nance Assis­tée par Ordinateur

Introduction

Le sec­teur Fran­çais des dis­po­si­tifs médi­caux est carac­té­ri­sé par un chiffre d'affaires d'environ 30 Mil­liards d'euro et une domi­nance impor­tante des Petites et Moyennes Entre­prises (PME). Elles repré­sentent 93% des entre­prises dont plus de 80% ont une acti­vi­té com­mer­ciale[1]. Le sec­teur fran­çais de l'imagerie médi­cale quant à elle repré­sente 1161 scan­ners, 950 IRM, et 2322 salles de radio­lo­gie en 2017[2], [3]. C'est un sec­teur impor­tant dont les coûts d'acquisitions des dis­po­si­tifs médi­caux sont éle­vés. Pour satis­faire leurs clients, ces PME sont ame­nées à faire des prêts de leurs dis­po­si­tifs médi­caux. Une situa­tion récente est la crise Covid19 pen­dant laquelle les entre­prises d'imagerie médi­cale à l'instar de GE Heal­th­care, Sie­mens, ou encore Phil­lips ont fait preuve d'une grande réac­ti­vi­té, four­nis­sant en urgence des scan­ners et IRM pour répondre à la mul­ti­pli­ca­tion des exa­mens tho­ra­ciques pour les patients Covid+[4].

Le pro­ces­sus de prêt fait appel à des acteurs phy­siques ou moraux. Ces acteurs peuvent être internes ou externes à l'entreprise pro­prié­taire du dis­po­si­tif médi­cal. Dans le sec­teur des dis­po­si­tifs médi­caux, des pertes impor­tantes peuvent être obser­vées si les pro­ces­sus de prêts sont mal gérés. Un outil dit de « ges­tion » est uti­li­sé pour mener à bien le prêt. Cet outil per­met de défi­nir les rôles et res­pon­sa­bi­li­tés de chaque acteur, de gérer le parc de maté­riel de prêt, la tra­ça­bi­li­té et l'historique des mou­ve­ments et l'état mis à jour des dis­po­si­tifs médi­caux y com­pris le ou les motifs de prêts, d'homogénéiser les pro­ces­sus et les docu­ments, de faire des réser­va­tions et de suivre les retours des dis­po­si­tifs médicaux.

L'objectif de ce mémoire est de pro­po­ser un cahier des charges et un outil d'aide au choix d’un logi­ciel de ges­tion de prêt. Ce cahier des charges ser­vi­ra de base aux PME du sec­teur des dis­po­si­tifs médi­caux pour la concep­tion de leurs logi­ciels de ges­tion de maté­riel de prêt. Pour y arri­ver, des étapes impor­tantes ont été réa­li­sées. La rédac­tion d'un cahier des charges géné­rique a per­mis de déga­ger des ques­tion­naires qui seront sou­mis aux dif­fé­rents acteurs inter­ve­nants dans le pro­ces­sus de prêt d'un dis­po­si­tif médi­cal dans une PME. Les retours d'expériences de ces acteurs ont per­mis de res­sor­tir toutes les fonc­tion­na­li­tés de base néces­saire à la réa­li­sa­tion d'un prêt : la ges­tion du Parc d'équipement et la GMAO, la ges­tion de prêt, les tableaux de bords et les alertes auto­ma­tiques. Les réponses à ces ques­tion­naires per­met­tront d'établir le cahier des charges défi­ni­tif. L'outil d'aide au choix est réa­li­sé sur la base du cahier des charges défi­ni­tif. L'outil d'aide au choix d'un logi­ciel de prêt, réa­li­sé sur la base de ces fonc­tion­na­li­tés per­met aux PME du sec­teur des dis­po­si­tifs médi­caux de faire un gain finan­cier et en temps dans la ges­tion et l'optimisation de leurs parcs d'équipements. La meilleure ges­tion du prêt per­met d'améliorer la qua­li­té et la sécu­ri­té des soins.

1. Gestion du prêt de matériel

1.1.        Définition de prêt

Le prêt fait réfé­rence au fait que le prê­teur prête du droit d'utiliser et de béné­fi­cier de maté­riel à l'emprunteur dans un cer­tain délai, sur la base du prin­cipe que le prê­teur est léga­le­ment pro­prié­taire du maté­riel prê­té, et aux frais de per­cep­tion du loyer. Et l'emprunteur a le droit éco­no­mique d'utiliser le maté­riel prê­té, c'est-à-dire qu'il a le droit d'occuper et d'utiliser le maté­riel prê­té dans un délai conve­nu (géné­ra­le­ment appe­lé période de prêt), mais doit payer le loyer à temps[5]. Le prê­teur four­nit des faci­li­tés de cré­dit à l'emprunteur sous forme de prêt de maté­riel et de mar­chan­dises. L'emprunteur emprunte direc­te­ment le maté­riel et les mar­chan­dises et obtient tem­po­rai­re­ment le droit d'utiliser le maté­riel, qui est essen­tiel­le­ment un cré­dit en capi­tal[6].

L'emprunteur recon­naît expli­ci­te­ment être le seul gar­dien du maté­riel prê­té durant l'intégralité de la conven­tion et, le cas échéant, au-delà, jusqu'à la res­ti­tu­tion effec­tive du maté­riel. Il a donc pro­mis d'exercer un contrôle effi­cace et exclu­sif sur le maté­riel. L'emprunteur déclare et est répu­té dis­po­ser de toutes les infor­ma­tions concer­nant les pré­cau­tions et règles de sécu­ri­té liées à l'utilisation du maté­riel et pos­sé­der les apti­tudes, habi­li­ta­tions, per­mis, capa­ci­té juri­dique et légale néces­saires à la déten­tion et à l'utilisation adé­quate et pru­dente du maté­riel. L'emprunteur sera donc res­pon­sable de tout mau­vais emploi. En aucun cas le prê­teur ne pour­ra être tenu pour res­pon­sable de tous dom­mages cor­po­rels ou maté­riels résul­tant de l'utilisation de son maté­riel par l'emprunteur ayant accep­té le par­fait état de fonc­tion­ne­ment du maté­riel par la signa­ture du pré­sent contrat. Le maté­riel res­ti­tué sera tes­té par le prê­teur. Par rap­port à l'utilisation spé­ci­fiée et consta­tée, toute défec­tuo­si­té, irré­gu­la­ri­té, ou usure exa­gé­rée lors de ce contrôle sont à la charge de l'emprunteur[7].

La dif­fé­rence entre le prêt et le don est qu'il n'y a pas de cir­cu­la­tion de fonds pen­dant le pro­ces­sus de don et que le des­ti­na­taire obtient direc­te­ment et en per­ma­nence le droit d'utiliser le maté­riel gra­tui­te­ment. De plus, le dona­teur per­dra tou­jours le droit d'utiliser le maté­riel et ne reçoit aucun argent.

1.2.        Types de matériels de prêt

Les maté­riels médi­caux actuel­le­ment dis­po­nibles au prêt sur le mar­ché com­prennent principalement :

• PMLS [8]: défi­bril­la­teurs, l'électrocardiogramme, ven­ti­la­teurs, équi­pe­ments d'anesthésie, Sys­tèmes de per­fu­sion, lampes chi­rur­gi­cales, uni­tés de four­ni­tures médi­cales, acces­soires, tables d'opération, pro­duits lapa­ro­sco­piques, défi­bril­la­teur externe auto­ma­ti­sé (AED),
• MIS [8]: Car­dio­lo­gie, ima­ge­rie géné­rale (écho­graphes, scan­ner, IRM, Table de radio­lo­gie numé­rique, mam­mo­gra­phie, ostéo­den­si­to­mé­trie, Salle de radio­lo­gie inter­ven­tion­nelle, Sys­tème de radio­gra­phie numé­rique, Mobile de radiographie

1.3.        Motifs de prêt

Plu­sieurs rai­sons peuvent jus­ti­fier le prêt d'un dis­po­si­tif médi­cal par une entre­prise du sec­teur médical : 

• La démons­tra­tion d'un nou­veau dis­po­si­tif ou d'une nou­velle fonc­tion­na­li­té d'un dis­po­si­tif médi­cal pen­dant un sémi­naire ou un forum ;
• La for­ma­tion des nou­veaux uti­li­sa­teurs auprès d'un pres­ta­taire de soins ;
• La répa­ra­tion : rem­pla­ce­ment d'un dis­po­si­tif médi­cal défaillant pen­dant sa maintenance ;
• L'essai d'un dis­po­si­tif médi­cal pen­dant une période. Il vise à véri­fier la réponse du dis­po­si­tif médi­cal face aux besoins du béné­fi­ciaire. A la fin de cette période, cet équi­pe­ment peut faire l'objet d'un achat ou d'un retour au magasin.

1.4.        Avantages du prêt

Cer­tains dis­po­si­tifs médi­caux sont des maté­riels médi­caux à grande échelle et très coû­teux. Leur achat néces­site un inves­tis­se­ment impor­tant en capi­tal pour les offreurs de soins. Le prêt de maté­riel est une solu­tion effi­cace pour atté­nuer les pro­blèmes de finan­ce­ment de ces offreurs de soins. Il résout non seule­ment les besoins de l'établissement en nou­veau maté­riel, mais réduit éga­le­ment le risque et la pres­sion liés à l'investissement ponc­tuel en capi­tal de l'établissement[9].

Le tableau ci-des­sous res­sort les avan­tages pour les entre­prises prê­teuses de dis­po­si­tifs médi­caux et les entre­prises offreuses de soins.

Tableau 1 : Avantages du prêt de matériel 

1.5.        Liste des services Impliqués dans un prêt

Plu­sieurs ser­vices inter­viennent dans le pro­ces­sus de prêt de maté­riel médi­cal. Ils inter­agissent pour assu­rer une ges­tion de prêt effi­cace et efficiente.

1.5.1.   SL - Service Logistique

La logis­tique pilote et coor­donne toutes les acti­vi­tés orga­ni­sa­tion­nelles, admi­nis­tra­tives et de ges­tion afin d'assurer qu'un pro­duit ou ser­vice sera livré ou mis à dis­po­si­tion pour le bon des­ti­na­taire, dans les meilleurs délais et en bonne quan­ti­té. Pour ce faire, la logis­tique doit donc cou­vrir des actions qui vont de l'achat (ges­tion des four­nis­seurs), en pas­sant par l'entreposage (ges­tion de stock et d'entrepôt) jusqu'au trans­port de dis­tri­bu­tion final (livrai­son).

La logis­tique gère l'ensemble des acti­vi­tés des­ti­nées à assu­rer la bonne coor­di­na­tion entre la demande et l'offre. Elle gère aus­si bien les flux de pro­duits et de matières que les flux d'informations rela­tifs à une acti­vi­té[10].

1.5.2.   ST - Service Technique

Le ser­vice tech­nique est char­gé de gérer l'ensemble des acti­vi­tés tech­niques de l'entreprise. Il inter­vient avant, pen­dant et après la vente ou le prêt d'un dis­po­si­tif médi­cal[11]. Il est res­pon­sable de l'installation, la main­te­nance et du contrôle qua­li­té du maté­riel prê­té ou ven­du par l'entreprise. Il est le garant du bon fonc­tion­ne­ment des équi­pe­ments médi­caux de l'entreprise. Des ingé­nieurs et des tech­ni­ciens consti­tuent le ser­vice tech­nique[12]. Le ser­vice tech­nique et le ser­vice après-vente sont confon­dus dans cer­taines PME du sec­teur des dis­po­si­tifs médicaux.

1.5.3.   SF - Service Financier

La direc­tion finan­cière est un ser­vice clé de l'entreprise. Elle met en place des outils d'aide à la prise de déci­sions stra­té­giques et pré­vient ain­si les risques finan­ciers. Ces outils per­mettent aux équipes com­mer­ciales ou de ter­rain de vendre ou prê­ter des équi­pe­ments médi­caux. Super­vi­sée par un Direc­teur Admi­nis­tra­tif et Finan­cier (DAF), La direc­tion finan­cière aide à la pla­ni­fi­ca­tion de la stra­té­gie de déve­lop­pe­ment de la direc­tion géné­rale de l'entreprise. Le ser­vice finan­cier va défi­nir les prix de dépré­cia­tion et d'inventaire des dis­po­si­tifs médi­caux prêtés.

1.5.4.   SC - Service Commercial 

C'est un groupe d'employés tra­vaillant sous la direc­tion d'un chef de ser­vice et qui s'occupe de la mise en vente et de la publi­ci­té autour d'un pro­duit don­né[13], [14]. Les com­mer­ciaux consti­tuent une véri­table force vivante qu'il appar­tient au mana­ger debien enca­drer, en assi­gnant aux com­mer­ciaux plu­sieurs tâches sous forme d'objectifs réa­li­sables, com­pré­hen­sibles et moti­vants[15].

A ce titre, le com­mer­cial peut mener plu­sieurs acti­vi­tés en même temps :

• La pros­pec­tion, qui est sa tâche pre­mière et qui consiste à rame­ner de nou­veaux clients à l'entreprise.
• La com­mu­ni­ca­tion, qui lui per­met de trans­mettre des infor­ma­tions concer­nant le pro­duit ou le ser­vice aux clients ciblés.
• La vente (ou le prêt) à pro­pre­ment par­ler, qui vient conclure la phase de l'approche du client et de la pré­sen­ta­tion com­mer­ciale du pro­duit ou service.
• La fidé­li­sa­tion des clients, en leur pro­po­sant des offres com­plé­men­taires et des promotions.

1.5.5.   SM - Service Marketing

Le Ser­vice Mar­ke­ting est char­gé prin­ci­pa­le­ment d’augmenter les ventes en fonc­tion des besoins des clients[16]. Cette action aug­mente le chiffre d'affaires et amé­liore la noto­rié­té de la marque ou de l'entreprise. Le ser­vice mar­ke­ting doit pré­voir les besoins des consom­ma­teurs et les ten­dances de consom­ma­tion[17]. Il uti­lise cette for­mu­la­tion comme base pour déga­ger des stra­té­gies de vente. 

1.5.6.   SAV - Service Après-Vente 

Le ser­vice après-vente (SAV) est le ser­vice d'une entre­prise qui assure la mise en marche, l'entretien et la répa­ra­tion d'un bien ven­du (ou prê­ter) ou pas par cette entre­prise. Cette acti­vi­té inclut éga­le­ment les ins­truc­tions sur l'utilisation et l'installation du maté­riel, les réponses aux besoins des clients, les for­ma­tions de ces der­niers en cas de besoin. De cela, l'entreprise peut gagner la confiance des clients et amé­lio­rer leur fidé­li­sa­tion[18].

1.6.        Processus de prêt

Les étapes que suivent les dis­po­si­tifs médi­caux dans la chaîne de prêt sont :

1.6.1.   Mise en stock

Le ser­vice mar­ke­ting défi­nit les besoins, il défi­nit éga­le­ment le stock d'équipement qui va être dis­po­sés pour la vente et ceux pour la démons­tra­tion ou les prêts. Le tableau ci-des­sous donne les acti­vi­tés à réa­li­ser durant cette étape.

Tableau 2 : Définition des besoins 

1.6.2.   Réception d'un équipement

Lorsque le maté­riel arrive, le ser­vice logis­tique et le ser­vice tech­nique sont les ser­vices res­pon­sables de la récep­tion de ce maté­riel. Le tableau ci-des­sous donne le rôle et les acti­vi­tés de chaque acteur.

Tableau 3 : Réception de matériel 

1.6.3.   Réservation d'un équipement

La réser­va­tion du maté­riel se fait entre le ser­vice com­mer­cial ou le ser­vice après-vente et/ou non un centre hospitalier.

Tableau 4 : Réservation de matériel 

1.6.4.   Validation du prêt

Pour faire sor­tir un dis­po­si­tif médi­cal pour une démons­tra­tion ou un prêt, les ser­vices concer­nés sont le ser­vice com­mer­cial ou le ser­vice après-vente, le ser­vice tech­nique et le ser­vice logistique.

Tableau 5 : Validation du prêt de matériel 

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1.6.5.   Contrôle et Maintenance du matériel

Le ser­vice res­pon­sable de toute action visant à main­te­nir un équi­pe­ment est le ser­vice le ser­vice tech­nique. Lors du retour d'un dis­po­si­tif ou d'un acces­soire, il est char­gé de : 

Tableau 6 : Contrôle d'un matériel 

1.6.6.   Vente d'un matériel

Les acti­vi­tés et ser­vices liés à la vente d'un maté­riel sont lis­tés dans le tableau suivant : 

Tableau 7 : Vente d'un matériel 

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Figure 1 : Interactions entre les différents services pendant le cycle de prêt d'un dispositif médical (Source : Auteurs) 

2. Choix d'un outil de prêt

2.1.        Cahier des charges 

Le cahier des charges est un docu­ment qui regroupe toutes les fonc­tion­na­li­tés de base pour la concep­tion ou le choix d'un outil de prêt. Sa rédac­tion passe par plu­sieurs étapes :

2.1.1.   Questionnaires

Réa­li­sés sur Google Forms, les ques­tion­naires ont per­mis de déga­ger les besoins des dif­fé­rents acteurs inter­ve­nant dans le pro­ces­sus de prêt. Une PME dont le nom est ano­nyme s'est prê­tée au jeu pour répondre aux ques­tions. Les ques­tion­naires sont télé­char­geables en pièce-jointe de ce mémoire.

2.1.2.   Rédaction du cahier des charges

Le cahier des charges est un docu­ment qui recense les besoins et pré­sente les res­pon­sa­bi­li­tés des dif­fé­rents acteurs dans le pro­ces­sus de prêt. Gra­tuit, il sert de base pour toute entre­prise qui sou­haite conce­voir un outil pour la ges­tion des prêts. En plus des fonc­tion­na­li­tés qui sont offertes par les outils de ges­tion de prêt de maté­riel, il res­sort aus­si les fonc­tion­na­li­tés nou­velles qui viennent com­bler les limites de ces outils existants. 

Figure 2 : Table de Matières du cahier des charges (Source : Auteurs)

2.2.        Fonctionnalités de l'outil de prêt

2.2.1. Gestion du Parc d'équipement et la GMAO

Il est impor­tant pour les PMEs de faire une ges­tion effi­cace et effi­ciente de leur parc de maté­riels de prêt. Les fonc­tion­na­li­tés sui­vantes sont recen­sées dans le cahier des charges :

• Sai­sie des infor­ma­tions sur l'équipement (modèle, numé­ro de série, marque, type, fabri­cant, famille, pho­to, code barre) : qui per­met­tra de retrou­ver les infor­ma­tions sur l'article, du site d'emplacement, de la docu­men­ta­tion tech­nique, de l'état de vétus­té (neuf, occa­sion) de l'équipement.
• Sui­vi de l'état des équi­pe­ments : Une fiche de main­te­nance issue de la GMAO per­met de suivre l'état des équi­pe­ments. L'état de renou­vel­le­ment de l'équipement est éditable.
• Tra­ça­bi­li­té des mou­ve­ments et inven­taires : L'utilisateur peut effec­tuer des recherches ou faire des listes d'équipements selon les cri­tères vou­lus. La recherche peut s'effectuer par période, type, fabri­cant etc....
• Inté­gra­tion de la GMAO pour la maintenance
• Valo­ri­sa­tion des actifs : L'outil pro­pose des équi­pe­ments pour la réser­va­tion. Cette pro­po­si­tion est basée sur la rota­tion et implique une uti­li­sa­tion opti­male des équipements.
• Ges­tion des stocks : Il existe des stocks régio­naux et des stocks natio­naux. Les ser­vices com­mer­ciaux sont habi­li­tés à vali­der des prêts pour des stocks régio­naux et seul le ser­vice logis­tique valide le prêt pour un stock natio­nal. L'outil doit per­mettre de trans­fé­rer les stocks d'un dépôt à un autre.

2.2.2.   Gestion de prêt

Le prêt est un pro­ces­sus qui implique plu­sieurs acteurs phy­siques ou moraux. 

2.2.2.1.            Demandes et validations

• Créa­tion des demandes de prêt : Le ser­vice com­mer­cial est habi­li­té à faire cette opé­ra­tion. Il s'agit ici de don­ner le ou les motifs (démons­tra­tion, sémi­naire, test chez un client…), de sai­sir la période de prêt souhaitée.
• Vali­da­tion des demandes : Le ser­vice logis­tique ou toute per­sonne habi­li­tée approuve ou désap­prouve la demande sur l'outil.
• Sai­sie d'un prêt immé­diat : Le ser­vice logis­tique peut prê­ter un maté­riel sans réser­va­tion faite au préalable.
• Géné­ra­tion auto­ma­tique de la conven­tion de prêt et appro­ba­tion par le béné­fi­ciaire et/ou le créa­teur de la demande sur la plateforme
• Contrôle de la durée de prêt : Il est impos­sible d'imposer une durée maxi­male à ne pas dépas­ser pour la réser­va­tion selon le matériel.
• Mes­sa­ge­rie pour per­mettre aux acteurs internes à l'entreprise d'échanger sur une demande
• Demande de pro­lon­ga­tion de prêt
• Pla­ni­fi­ca­tion des démonstrations

2.2.2.2.            Annulations et vérifications automatiques

• Annu­la­tion auto­ma­tique des demandes non approuvées
• Annu­la­tion auto­ma­tique des prêts dont les enlè­ve­ments n'ont pas été effec­tués après un délai défi­ni par le ser­vice logis­tique ou le gestionnaire
• Véri­fi­ca­tion auto­ma­tique de la confor­mi­té du conte­nu de la demande. Il s'agit de la cohé­rence de la date, l'intégrité des don­nées du maté­riel à réser­ver, l'erreur logique, et le degré de satis­fac­tion de l'inventaire pour la réser­va­tion etc.
• Enre­gis­tre­ment auto­ma­tique de toutes les acti­vi­tés du processus
• Géné­ra­tion auto­ma­tique des prix de dépré­cia­tion et de vente

2.2.2.3.            Retour du matériel

• Réser­va­tion auto­ma­tique des équi­pe­ments dont les demandes ont été vali­dées. Ils ne peuvent plus faire l'objet d'un autre prêt pen­dant toute la période de prêt.
• Ges­tion des enlè­ve­ments et retours anti­ci­pés du maté­riel : Il est pos­sible de faire sor­tir le maté­riel du site avant la date pré­vue à cet effet.
• Edi­tion de l'état de l'équipement et de sa pho­to lors du retour
• Sui­vi de l'enlèvement des équi­pe­ments : Il se fait en scan­nant les codes-barres ou autres moyens d'identification de l'équipement.
• Loca­li­sa­tion du matériel
• Sui­vi de l'état de main­te­nance de l'équipement
• Accu­sé de récep­tion après livrai­son accom­pa­gné par la signa­ture du des­ti­na­taire et une pho­to du colis.

2.2.3.   Tableaux de bords

Pour contrô­ler et opti­mi­ser les prêts, il est impor­tant pour l'entreprise d'avoir une vue glo­bale de son acti­vi­té. Des fonc­tion­na­li­tés sui­vantes sont disponibles :

• Recherches mul­ti­cri­tères avec pos­si­bi­li­té de sauvegarde
• Sui­vi des taux d'utilisation des équi­pe­ments : Pour avoir un aper­çu sur l'utilisation opti­male des équipements.
• Sui­vi des indi­ca­teurs tels que la liste et nombre des prêts par période, de retour de maté­riels. Ces indi­ca­teurs peuvent se baser sur plu­sieurs critères.
• His­to­rique des prêts et mou­ve­ments pour une tra­ça­bi­li­té des opé­ra­tions effectuées
• Sau­ve­garde des résul­tats de recherches sur des for­mats conven­tion­nels PDF, excel, Word.

2.2.4.   Alertes automatiques

Elles sont envoyées par email ou SMS ou autre moyen à la suite d'une opé­ra­tion au demandeur/Bénéficiaire, au ser­vice logis­tique et au ges­tion­naire. Pour une demande de prêt, une noti­fi­ca­tion est envoyée au res­pon­sable du ser­vice logis­tique. Après vali­da­tion ou refus, une autre noti­fi­ca­tion est envoyée au créa­teur ou au béné­fi­ciaire de la demande. 

Les alertes sont envoyées pour les motifs suivant : 

• Lorsque l'inventaire maté­riel est infé­rieur au seuil de quan­ti­té minimale.
• Arri­vée d'une demande de prêt
• Vali­da­tion ou refus de la demande
• Retard d'enlèvement ou de retour de prêt
• Noti­fi­ca­tion pour la relance 

2.3.        Outils de prêts existants : Benchmark 

Plu­sieurs outils de ges­tion de prêts sont dis­po­nibles sur le mar­ché de nos jours. Ils offrent des fonc­tion­na­li­tés dont cer­taines sont simi­laires et d'autres dif­fé­rentes. Ils pré­sentent des limites. Les fonc­tion­na­li­tés des outils les plus per­for­mants sur le mar­ché ont été réper­to­riés dans les annexes liés à ce docu­ment. Ces outils pré­sentent des avan­tages et incon­vé­nients Par rap­port aux besoins des entre­prises de prêt de maté­riel médical.

2.3.1.   Rentman

Dis­po­nible sur le Web, Android, IOS, Rent­man est un logi­ciel hol­lan­dais de ges­tion de loca­tion dans le cloud. Il offre aux socié­tés (TPE et PME) une pla­te­forme unique pour gérer ses équi­pe­ments, équipes et trans­ports. Il est édi­té en fran­çais, anglais, alle­mand, ita­lien et néer­lan­dais. Rent­man pos­sède des avan­tages et des limites :

Tableau 8 : Avantages et limites de Rentman

2.3.2.   Sphinx Manager

Sphinx Mana­ger a été déve­lop­pé sous forme d'Enter­prise Resource Plan­ning (ERP) à l'origine pour gérer l'Entreprise de A à Z, il offre donc beau­coup de fonc­tion­na­li­tés. Les logi­ciels de type ERP pro­po­sés ont la déno­mi­na­tion de « Pack » (Pack-1, Pack-2… etc.) Et le Pack-5, c'est la ges­tion de parc maté­riel. Ce logi­ciel de loca­tion de maté­riels per­met aux prê­teurs de maté­riels de gérer toutes leurs acti­vi­tés. Sphinx Mana­ger est divi­sé en plu­sieurs modules : Module-Stock, Module-Achat, Module-Vente .... Ces modules sont ajus­tables en fonc­tion de l'entreprise. Sphinx Mana­ger pré­sente des avan­tages et des limites :

Tableau 9 : Avantages et Limites de Sphinx

2.3.3.   Hector Set Manager

Hec­tor Set Mana­ger est un outil pour la ges­tion des inven­taires, le sui­vi des entrées et sor­ties de maté­riel. Il offre les avan­tages et limites suivants :

Tableau 10 : Avantages et limites de Hector

2.4.        Outil d'aide au choix 

Gra­tuit et acces­sible, l'outil d'aide au choix est un fichier Excel qui garan­tit la com­pa­rai­son des dif­fé­rents outils de prêt exis­tants sur le mar­ché. Il est consti­tué de deux onglets : 

• L'onglet 'Com­pa­rai­son' : il regroupe toutes les fonc­tion­na­li­tés de base pour mana­ger ses prêts. Trois outils issus de notre bench­mark sont déjà inté­grés pour la com­pa­rai­son et il offre la pos­si­bi­li­té aux PME de réa­li­ser d'autres bench­mark ou de faire une com­pa­rai­son avec leurs outils exis­tants. Ces fonc­tion­na­li­tés sont regrou­pées en des caté­go­ries. Selon les besoins et prio­ri­tés des PME, elles peuvent attri­buer des poids ou coef­fi­cients à ces dif­fé­rentes caté­go­ries comme l'illustre la figure ci-dessous :

Figure 3 : Onglet "Comparaison" (Source : Auteurs)

• L'onglet 'Résul­tats' : C'est une ana­lyse gra­phique de la com­pa­rai­son effec­tuée dans l'onglet 'com­pa­rai­son'. Des gra­phiques per­mettent de voir les per­for­mances des dif­fé­rents outils selon les caté­go­ries des fonc­tion­na­li­tés et les fonc­tion­na­li­tés les plus uti­li­sées dans les dif­fé­rents outils.

Figure 4 : Performances des différents outils en fonction des fonctionnalités (Source : Auteurs)

Figure 5 : Fonctionnalités en fonction des outils (Source : Auteurs)

Une éva­lua­tion de la per­for­mance glo­bale per­met aux entre­prises de choi­sir un outil par­mi ceux pré­sent dans l'onglet 'Com­pa­rai­son'. Cette éva­lua­tion repose sur la per­for­mance géné­rale des outils, l'ergonomie et le cout com­plet d'acquisition de l'outil par mois.

Figure 6 : Onglet 'Résultats' (Source : Auteurs)

Conclusion

Le prêt d'un dis­po­si­tif médi­cal est un contrat par lequel l'une des par­ties, le prê­teur, met à la dis­po­si­tion de l'autre, l'emprunteur, un dis­po­si­tif médi­cal pour son usage, à charge de la res­ti­tuer au terme conve­nu, le plus sou­vent assor­ti d'une garan­tie et don­nant lieu au ver­se­ment d'un inté­rêt en cas de perte ou de dom­mage sur le dis­po­si­tif médi­cal. Les PME du sec­teur des dis­po­si­tifs médi­caux prêtent des dis­po­si­tifs médi­caux aux offreurs de soins (hôpi­taux, cabi­nets de ville). 

De la démons­tra­tion des nou­veaux dis­po­si­tifs médi­caux lors des sémi­naires à l'essai avant la vente pen­dant une période en pas­sant par la for­ma­tion des nou­veaux uti­li­sa­teurs et le rem­pla­ce­ment des dis­po­si­tifs médi­caux en panne, plu­sieurs motifs sont à l'origine du prêt de dis­po­si­tifs médi­caux. Ces prêts per­mettent à ces offreurs de soins d'économiser de l'argent, d'empêcher la rup­ture des acti­vi­tés et de béné­fi­cier d'un maté­riel de pointe. Par consé­quent, les PME agran­dissent leurs réseaux de clients et opti­misent l'utilisation de leurs dis­po­si­tifs médi­caux en pré­sen­tant leurs nou­velles technologies.

Le prêt est coor­don­né par un logi­ciel qui har­mo­nise tous les docu­ments liés au prêt. Ce logi­ciel défi­nit les rôles et res­pon­sa­bi­li­tés des dif­fé­rents acteurs dans le prêt pour une meilleure ges­tion du parc d'équipement. Il est donc impor­tant de choi­sir un bon logi­ciel pour la ges­tion de prêt de ses dis­po­si­tifs médi­caux. L'outil d'aide déve­lop­pé dans le cadre de ce pro­jet, regroupe toutes les fonc­tion­na­li­tés mini­males pour la réa­li­sa­tion d'un prêt. Il sert de base pour les PME qui sou­haitent déve­lop­per leurs logi­ciels de prêt. Il per­met aux PME de faire la com­pa­rai­son des outils exis­tants sur le mar­ché dont les trois les plus per­for­mants sont déjà inté­grés. Une com­pa­rai­son rapide des fonc­tion­na­li­tés per­met de choi­sir un bon logi­ciel de ges­tion en peu de temps (30 minutes en moyenne). L'outil d'aide per­met aux PME de faire un gain finan­cier et en temps, ce qui per­met­tra d'optimiser l'utilisation du parc d'équipement pour assu­rer la sécu­ri­té et la qua­li­té des soins.

Références Bibliographiques

[1] « Nouveau panorama de la filière industrielle des dispositifs médicaux en France ». Consulté le : déc. 21, 2020. [En ligne]. Disponible sur :
https://www.snitem.fr/sites/default/files/cp_snitem-panorama-chiffre-des-dm-2019.pdf.

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[2]       EUROSTAT, « Nombre d’appareils d’imagerie par résonance magnétique (IRM) en France de 2006 à 2019 », https://appsso.eurostat.ec.europa.eu/, août 05, 2019. .

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[3]       EUROSTAT, « Nombre de scanners TDM en France 2006-2019 », https://appsso.eurostat.ec.europa.eu/, août 05, 2019. .

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[4]       « Les perspectives du marché de l’imagerie médicale à l’horizon 2023 », XERFI, www.xerfi.com. https://www.xerfi.com/presentationetude/Les-perspectives-du-marche-de-l-imagerie-medicale-a-l-horizon-2023_20EEE17 (consulté le nov. 05, 2020).

---

[5]       BASILE S., « Location et prêt de matériel : quelles responsabilités ? - Article de revue - INRS », févr. 2014. https://www.inrs.fr/media.html?refINRS=TS747page44 (consulté le déc. 21, 2020).

---

[6]       S. Braudo, « Définition de Prêt », Dictionnaire Juridique. https://www.dictionnaire-juridique.com/definition/pret.php (consulté le déc. 21, 2020).

---

[7]       Patrick Mazaud et SNITEM, « Convention de prêt et de dépôt pour le matériel et les implants ». https://www.adiph.org/rechercher?seb_content_tags=106#dispositifs-medicaux/convention-de-pret-et-de-depot-pour-le-materiel-et-les-implants (consulté le déc. 21, 2020).

---

[8]       « Liste de matériel de pret », Mindray Entreprise. https://www.mindray.com/en/MakeAppointment/5f9229a7-9c51-4e45-87c9-6571fee68001.html (consulté le nov. 05, 2020).

---

[9]       « La location de matériel médical pour les particuliers », Harmonie Médical Service. https://www.harmonie-medical-service.fr/location-de-materiel-particuliers (consulté le déc. 21, 2020).

---

[10]     Sylvain Landry et Martin Beaulieu, « La logistique hospitalière : un remède aux maux du secteur de la santé ? » https://www.cairn.info/revue-gestion-2001-4-page-34.htm (consulté le déc. 21, 2020).

---

[11]     « MC Services financiers », www.onisep.fr. https://www.onisep.fr/Ressources/Univers-Formation/Formations/Post-bac/mc-services-financiers (consulté le déc. 21, 2020).

---

[12]     syndicat national de l’industrie des technologies médicales, « TECHNICIEN DE MAINTENANCE CLIENT », snitem France, févr. 10, 2020. https://www.snitem.fr/travailler-dans-le-dm/technicien-de-maintenance-client (consulté le déc. 07, 2020).

---

[13]     syndicat national de l’industrie des technologies médicales, « INGENIEUR D’APPLICATION », snitem France, févr. 12, 2020. https://www.snitem.fr/travailler-dans-le-dm/ingenieur-dapplication (consulté le déc. 07, 2020).

---

[14]     syndicat national de l’industrie des technologies médicales, « RESPONSABLE SERVICE CLIENT », snitem France, févr. 12, 2020. https://www.snitem.fr/travailler-dans-le-dm/responsable-service-client (consulté le nov. 07, 2020).

---

[15]     syndicat national de l’industrie des technologies médicales, « DIRECTEUR REGIONAL DES VENTES », snitem France, févr. 12, 2020. https://www.snitem.fr/travailler-dans-le-dm/directeur-regional-des-ventes (consulté le déc. 07, 2020).

---

[16]     syndicat national de l’industrie des technologies médicales et ONISEP, « Responsable marketing », snitem France, nov. 22, 2019. https://www.snitem.fr/travailler-dans-le-dm/responsable-marketing (consulté le déc. 07, 2020).

---

[17]     syndicat national de l’industrie des technologies médicales et ONISEP, « Chef de produit », snitem France, nov. 22, 2019. https://www.snitem.fr/travailler-dans-le-dm/chef-de-produit (consulté le déc. 07, 2020).

---

[18]     syndicat national de l’industrie des technologies médicales, « RESPONSABLE SERVICE APRES VENTE », snitem France, févr. 10, 2020. https://www.snitem.fr/travailler-dans-le-dm/responsable-service-apres-vente (consulté le déc. 07, 2020).

---

[19]     « Sphinx Manager - Commerce, SAV, Location, GPAO », Sphinx Manager. https://www.sphinx-manager.com/ (consulté le déc. 20, 2020).

---

[20]     « LOGICIEL DE GESTION D’INVENTAIRE ET D’ACTIFS HECTOR », Hector. https://hectorassetmanager.com/fr/systeme-de-gestion-des-actifs/ (consulté le déc. 20, 2020).

Annexes

Annexe 1 : Les fonctionnalités de Rentman

• Ges­tion de pro­jet de prêt :

Tableau 11 : Fonctionnalités et avantages de Rentman dans la gestion de projet de prêt

• 

• 

• Ges­tion de parc

Tableau 12 : Fonctionnalités et avantages de Rentman dans la gestion de projet de parc

• Tableaux de bords

Le tableau de bord contient de nom­breux wid­gets cli­quables qui guide direc­te­ment vers la vue du module qui contient des infor­ma­tions plus détaillées.

Tableau 13 : Fonctionnalités et avantages de Rentman dans le tableau de bord

• 

• 

Annexe 2 : Les fonctionnalités de Sphinx Manager

Les fonc­tion­na­li­tés géné­rales sont les suivantes :

• Ges­tion du parc et loca­li­sa­tion des matériels
• Ges­tion des N° de série / N° immatriculation
• Mise à dis­po­si­tion et prêt des matériels
• Plan­ning réser­va­tion et prêts des matériels
• Pro­fil des emprunteurs
• Ges­tion des sor­ties et des retours
• Ges­tion des sites et chantiers
• Ges­tion des réparations
• Ges­tion des main­te­nances pré­ven­tives et correctives
• Coûts de l'entretien
• His­to­rique des prêts
• Ges­tion des stocks et des achats
• Sta­tis­tiques

Les fonc­tion­na­li­tés concrètes sont illus­trées dans la figure ci-dessous :

Figure 7 : Mode d'emploi de Sphinx Manager (Source : [19])

Annexe 3 : Les fonctionnalités de Hector Set Manager

La des­crip­tion des fonc­tion­na­li­tés est illus­trée dans la figure ci-dessous :

Figure 8 : Description des fonctionnalités de Hector Set Manager (Source : [20])