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Citation

À rap­pe­ler pour tout usage : Cla­risse LASCAR-GUILLAUME, « Mise en place d'une ges­tion de parc des écho­graphes aux Hos­pices Civils de Lyon », Uni­ver­si­té de Tech­no­lo­gie de Com­piègne (France), Mas­ter Ingé­nie­rie de la San­té, Par­cours Tech­no­lo­gies Bio­mé­di­cales et Ter­ri­toires de San­té (TBTS), Mémoire de Stage, réf n° IDS151, juillet 2022, https://travaux.master.utc.fr/formations-master/ingenierie-de-la-sante/ids151/

Résumé

Les éta­blis­se­ments de san­té béné­fi­cient de plu­sieurs moda­li­tés d’acquisitions d’équipements médi­caux. Les Hos­pices Civils de Lyon (HCL) se sont pen­chés sur la ges­tion de parc pour un cer­tain nombre d’équipements c’est-à-dire l’acquisition d’équipements en loca­tion par un four­nis­seur. Ce mémoire se concentre sur la mise en place d’une ges­tion de parc des écho­graphes. Ce pro­jet, por­té par la Direc­tion des Achats (DA), la Direc­tion de l’Ingénierie Bio­mé­di­cale et des Equi­pe­ments (DIBE) et des repré­sen­tants des col­lèges de spé­cia­li­tés concer­nés, néces­si­tait de dis­po­ser d’un cer­tain nombre d’éléments avant de pou­voir lan­cer la consul­ta­tion, en par­ti­cu­lier : inven­taire et uti­li­sa­tion des équi­pe­ments exis­tants, futurs besoins à anti­ci­per. Ce mémoire met en avant la place impor­tante de l’échographe dans le par­cours de soins du patient aux HCL et pré­sen­te­ra les grandes étapes de la mise en place de la ges­tion de parc des échographes.

Abstract

French hos­pi­tals bene­fit from seve­ral moda­li­ties of acqui­si­tion of medi­cal equip­ment. Civil Hos­pices in Lyon (CHL) have been wor­king on fleet mana­ge­ment for seve­ral equip­ment i.e., lea­sing of some of these equip­ment. This brief exa­mines the imple­men­ta­tion of fleet mana­ge­ment for ultra­sound equip­ment. This pro­ject, led by the Pur­cha­sing Depart­ment, the Bio­me­di­cal Engi­nee­ring Depart­ment and spe­cial­ty repre­sen­ta­tives concer­ned, requi­red a num­ber of ele­ments before the consul­ta­tion could be laun­ched. This brief high­lights the impor­tant role played by the ultra­sound equip­ment in the patient’s care jour­ney at the CHL and pre­sents the main steps invol­ved in the deve­lop­ment of the fleet mana­ge­ment of ultra­sound equipment.

Remerciements

Avant d’entamer ce mémoire, j’aimerais remer­cier toutes les per­sonnes qui ont per­mis le bon fonc­tion­ne­ment de ce stage.

Je remer­cie Mon­sieur Ber­rard Éric, ingé­nieur bio­mé­di­cal aux Hos­pices Civils de Lyon, de m’avoir fait confiance pour ce sujet et don­né l’opportunité de réa­li­ser ce stage au sein des Hos­pices Civils de Lyon. Je le remer­cie pour sa dis­po­ni­bi­li­té, son par­tage d’expériences et ses conseils.

Je remer­cie éga­le­ment Madame Mamet Valé­rie, ache­teuse à la direc­tion des achats dépar­te­ments achats bio­mé­di­caux aux Hos­pices Civils de Lyon, pour sa confiance, son par­tage de connais­sances et son aide pour la bonne réa­li­sa­tion de mes mis­sions.
Mer­ci à Madame Gos­so Fran­çoise, direc­trice de l’Ingénierie Bio­mé­di­cale et des Equi­pe­ments et Madame Mer­met Valé­rie, res­pon­sable du dépar­te­ment des achats bio­mé­di­caux de la direc­tion des achats pour leur confiance pour ce pro­jet et de m’avoir inté­grée au sein de leurs équipes.

Je sou­haite remer­cier les membres du ser­vice bio­mé­di­cal de l’Hôpital Edouard Her­riot pour l’accueil et l’intégration au sein de l’équipe. Ils m’ont per­mis de décou­vrir la vie pro­fes­sion­nelle et une bonne impli­ca­tion dans l’ambiance et l’organisation du ser­vice durant six mois.

Je remer­cie l’ensemble de la Direc­tion de l’Ingénierie Bio­mé­di­cale et des Equi­pe­ments des Hos­pices Civils de Lyon pour leur accueil, leur aide et la mise à dis­po­si­tion de toutes les res­sources néces­saires à la réa­li­sa­tion de ce stage.

J’adresse éga­le­ment mes remer­cie­ments aux équipes soi­gnantes qui m’ont accueilli lors de mes visites de services.

Je remer­cie Mon­sieur Farges Gil­bert pour ses conseils durant ce stage ain­si que l’équipe ensei­gnante de l’Université de Tech­no­lo­gie de Com­piègne pour les métho­do­lo­gies et cours enseignés.

Enfin, un grand mer­ci à mes cama­rades de pro­mo­tion et à ma famille pour leurs sou­tiens et leurs encou­ra­ge­ments au quotidien.

Abréviations

• CHU : Centre Hos­pi­ta­lier Universitaire
• CMMS : Com­pu­te­ri­zed Main­te­nance Mana­ge­ment System
• CNEH : Centre Natio­nal de l’Expertise Hospitalière
• DA : Direc­tion des Achats
• DC : Dia­logue Compétitif
• DIBE : Direc­tion de l’Ingénierie Bio­mé­di­cale et des Equipements
• GH : Grou­pe­ment Hospitalier
• GMAO : Ges­tion de Main­te­nance Assis­tée par Ordinateur
• GOPI : Ges­tion Opti­mi­sée du Parc d’Imagerie
• HCL : Hos­pices Civils de Lyon
• HEH : Hôpi­tal Edouard Herriot
• IBMH : Ingé­nieur Bio­Mé­di­cal Hospitalier
• IDS : Ingé­nie­rie De la Santé
• IMA : IMAgerie
• PFD : Pro­gramme Fonc­tion­nel Détaillé
• QQOQC : Qui, Quoi, Où, Quand, Comment
• TBTS : Tech­no­lo­gies Bio­mé­di­cales et Ter­ri­toires de la Santé
• UF : Uni­té Fonctionnelle
• UTC : Uni­ver­si­té de Tech­no­lo­gie de Compiègne

Glossaire

• Echo­graphe : Dis­po­si­tif médi­cal de classe IIa uti­li­sant des ondes ultra­so­nores pour visua­li­ser les tis­sus, organes et flux san­guins. Il s’accompagne de plu­sieurs sondes et modes, adap­tés aux zones obser­vées[1].

• Inven­taire : Liste d’éléments d’un éta­blis­se­ment ser­vant d’outil d’organisation. Elle doit être main­te­nue actua­li­sée afin d’être utile et repré­sen­ta­tive de la situa­tion actuelle de l’activité étu­diée[2].

• CNEH : Centre natio­nal de l’expertise hospitalière[3], concep­teur d’une nomen­cla­ture des dis­po­si­tifs médi­caux en 1985 à la demande des ser­vices bio­mé­di­caux et du minis­tère de la san­té. Le code CNEH per­met d’avoir une liste détaillée des équi­pe­ments bio­mé­di­caux pré­sents dans les éta­blis­se­ments de san­té. Le CNEH a publié de 3 ver­sions de cette nomen­cla­ture (1992, 2000 et 2011). Elle caté­go­rise les dis­po­si­tifs médi­caux selon leurs types et leur domaine d’activité afin de mieux les
  iden­ti­fier[4].

• Pou­voir adju­di­ca­teur : Dans ce mémoire il se réfère à la notion d’Acheteur public sou­mis au code de la com­mande publique[5].

Téléchargements

Mémoire Complet :

Mise en place d'une gestion de parc des échographes 

aux Hospices Civils de Lyon

Introduction

Afin de concré­ti­ser les deux années de Mas­ter en Ingé­nie­rie de la san­té spé­cia­li­té tech­no­lo­gies bio­mé­di­cales et ter­ri­toires da la san­té, un pro­jet de fin d’études en entre­prise est réa­li­sé assu­rant la tran­si­tion entre le monde sco­laire et le monde pro­fes­sion­nel. Il per­met de gagner en expé­rience pro­fes­sion­nelle en déve­lop­pant de nom­breuses com­pé­tences à tra­vers les acti­vi­tés de l’entreprise. Ce pro­jet de fin d’études se tourne vers le métier d’ingénieur bio­mé­di­cal hos­pi­ta­lier au sein des Hos­pices Civils de Lyon, 2ème Centre Hos­pi­ta­lier Uni­ver­si­taire de France.
Le métier d’ingénieur bio­mé­di­cal hos­pi­ta­lier est com­po­sé d’un ensemble de mis­sions et d’activités deman­dant de l’adaptabilité, de la vigi­lance et du tra­vail d’équipe. Ces élé­ments sont essen­tiels pour répondre à l’objectif prin­ci­pal qui est de four­nir aux soi­gnants des appa­reils per­for­mants, durables et sans dan­ger pour le patient. Cepen­dant, les IBMH sont sou­vent confron­tés aux limites finan­cières repré­sen­tant des obs­tacles pour les pro­jets bio­mé­di­caux. C’est pour cela que la direc­tion de l’ingénierie bio­mé­di­cale et la direc­tion des achats tra­vaillent ensemble afin de trou­ver la meilleure stra­té­gie d’acquisition d’équipements pour réa­li­ser ces dif­fé­rents pro­jets et trou­ver des solu­tions pour faire face aux contraintes bud­gé­taires.
En 2015, les Hos­pices Civils de Lyon noti­fient à un indus­triel un mar­ché de ges­tion de parc embar­quant des équi­pe­ments d’imagerie rele­vant du PAM Ima­ge­rie. C’est un contrat dans lequel le titu­laire met à dis­po­si­tion des HCL, sui­vant un plan­ning pré éta­bli, des équi­pe­ments per­met­tant d’avoir un parc up to date.
En 2018, il a été acté de réflé­chir à une stra­té­gie d’achat concer­nant tout le parc d’échographes. Ce pro­jet de longue durée pre­nant en compte un volume impor­tant d’appareils aura des impacts sur les acti­vi­tés bio­mé­di­cales futures. Il est, pour cela, impor­tant de bien pré­pa­rer sa mise en place afin de le rendre le plus per­for­mant pos­sible.
Ce mémoire met en avant la méthode employée et les élé­ments à prendre en compte. Il se divi­se­ra en plu­sieurs grandes par­ties : la pré­sen­ta­tion des HCL et le contexte du pro­jet, les étapes de la mise en place de la ges­tion de parc, les risques et pers­pec­tives du projet.

Chapitre 1 : Hospices Civils de Lyon : présentation, contexte et enjeux du projet de gestion de parc

I. Les Hospices civils de Lyon (HCL)

A. Présentation des HCL

Les Hos­pices civils de Lyon (HCL), créés en 1802, sont un éta­blis­se­ment public auto­nome pla­cé sous la tutelle des Agences régio­nales de San­té (ARS). Ils sont situés pour la majo­ri­té en métro­pole lyon­naise avec un éta­blis­se­ment dans le Var et sont com­po­sés de 13 hôpi­taux regrou­pés en cinq grou­pe­ments hos­pi­ta­liers (GH Centre, GH Est, GH Nord, GH Sud et Renée Sabran) [6] (Figure 1) :

• Hôpi­tal de la Croix-Rousse
• Hôpi­tal Fré­dé­ric Dugoujon
• Hôpi­tal des Charpennes
• Hôpi­tal Pierre Wertheimer
• Hôpi­tal Louis Pradel
• Hôpi­tal Femme Mère Enfant
• Ins­ti­tut d’Hématologie et d’Oncologie Pédia­trique (IHOPe)
• Hôpi­tal Edouard Her­riot (Figure 1)
• Centre de soins, d’enseignement et de recherche dentaires
• Hôpi­tal Lyon Sud
• Hôpi­tal Hen­ry Gabrielle
• Hôpi­tal Pierre Garraud
• Hôpi­tal Renée Sabran (région PACA)
  

Les HCL per­mettent la prise en charge des 520 000 habi­tants [7] de la ville de Lyon et une par­tie de la région Rhône-Alpes. Ils sont consi­dé­rés comme étant le 2e CHU de France en pos­sé­dant : un impor­tant patri­moine immo­bi­lier avec plus de 930 000 m² de sur­face hos­pi­ta­lière dont 80 000 m² de patri­moine pri­vé, une capa­ci­té de presque 5 300 lits et plus de 24 000 employés.

Figure 1 : Carte schématique des Hospices Civils de Lyon (à gauche) et Photographie aérienne de l'Hôpital Edouard Herriot du GH
Centre (à droite) [5]

D’autres chiffres clés des HCL par an [6] :

Tableau 1 : Tableau récapitulatif des données générales des HCL par an [5]

B. Organisation des HCL

Orga­ni­sa­tion des soins :
Depuis 2007, les pres­ta­tions de soins sont regrou­pées par pôles d’activités médi­cales. Il en existe deux caté­go­ries aux HCL [6] :

• Les pôles cli­niques, au nombre de 19, dont 17 sont répar­tis spé­ci­fi­que­ment sur chaque grou­pe­ment et 2 sont trans­ver­saux sur l’ensemble des grou­pe­ments. Chaque pôle regroupe plu­sieurs ser­vices de spé­cia­li­tés. Ces der­nières cor­res­pondent cha­cune à une uni­té fonc­tion­nelle (UF).

Figure 2 : Liste des pôles d'activité médicale cliniques aux HCL répartis par site (source : Auteure selon [6])

• Les pôles médi­co-tech­niques, au nombre de 4, sont des pôles trans­ver­saux sur l’ensemble des groupements

Figure 3 : Liste des pôles d'activité médicale médico-techniques aux HCL répartis par site (source : Auteure selon [6])

Orga­ni­sa­tion admi­nis­tra­tive [6] :
Les Hos­pices civils de Lyon sont pilo­tés par un direc­toire géné­ral. Ils sont for­més de grou­pe­ments d’hôpitaux pos­sé­dant cha­cun leur direc­tion mais éga­le­ment d’une ving­taine de direc­tions trans­ver­sales per­met­tant un bon fonc­tion­ne­ment des acti­vi­tés au sein des éta­blis­se­ments dont la direc­tion des achats et la direc­tion de l’ingénierie bio­mé­di­cale et des équi­pe­ments.
Le CHU de Lyon détient éga­le­ment un ensemble d’instances repré­sen­ta­tives et consul­ta­tives dont la com­mis­sion médi­cale d’établissement com­po­sée de pra­ti­ciens de plu­sieurs spé­cia­li­tés ou encore le conseil de sur­veillance com­po­sé de pro­fes­sion­nels de san­té, d’usagers et d’élus locaux.

C. La direction de l’ingénierie biomédicale et des équipements (DIBE)

Le sec­teur génie bio­mé­di­cal des HCL a été créé en 1978 en lien avec la Direc­tion du Plan et de l’équipement et repré­sen­tait l’une des pre­mières struc­tures bio­mé­di­cales de France. Il se basait sur une cel­lule cen­trale et trois sites (Hôpi­tal Edouard Her­riot, Hôpi­tal Lyon sud, et Hôpi­tal Neu­ro car­dio­lo­gique). En novembre 1998, le ser­vice bio­mé­di­cal est rat­ta­ché à la direc­tion des affaires éco­no­miques (actuel­le­ment Dépar­te­ment des res­sources maté­rielles dont font par­ties la DIBE et la DA (Figure 4) et son champ d’intervention est réor­ga­ni­sé afin « d’optimiser le pro­ces­sus d’approvisionnement des équi­pe­ments bio­mé­di­caux et des consom­mables » [8]. Les HCL est l’un des pre­miers CHU à mettre en place une Direc­tion des Achats (DA) com­po­sée de plu­sieurs dépar­te­ments d’achats dont celui des achats bio­mé­di­caux. Cela a per­mis notam­ment de déga­ger des marges de manœuvre en terme d’investissement [9].
Actuel­le­ment nom­mé « Direc­tion de l’ingénierie bio­mé­di­cale et des équi­pe­ments », le ser­vice bio­mé­di­cal a pour but d’assurer une dis­po­ni­bi­li­té des équi­pe­ments auprès du per­son­nel soi­gnant, la sécu­ri­té et la qua­li­té des équi­pe­ments. Elle assure donc la réa­li­sa­tion du plan d’équipements annuel (en col­la­bo­ra­tion avec la direc­tion des achats), les main­te­nances, la tra­ça­bi­li­té des équi­pe­ments ain­si que la ges­tion de nou­veaux pro­jets.
En 2022, la DIBE est com­po­sée d’une équipe d’ingénieurs, d’assistants ingé­nieurs et de tech­ni­ciens bio­mé­di­caux (Figure 4).

Figure 4 : Organigramme de la Direction de l'Ingénierie Biomédicale et des Equipements (Source : Auteure)

De plus, il existe deux groupes d’ingénieurs :

• Les ingé­nieurs pres­crip­teurs sont situés sur le site admi­nis­tra­tif. Ils ont un rôle trans­ver­sal sur tous les HCL et leurs acti­vi­tés se basent autour de cinq grands sec­teurs :
  • LAB : Labo­ra­toire
  • EXF : Explo­ra­tions Fonc­tion­nelles et Endo­sco­pie
  • IMA : Ima­ge­rie (dont écho­gra­phie, radio­thé­ra­pie)
  • SAR : Soins inten­sifs Anes­thé­sie Réani­ma­tion
  • TOS : Tech­niques Opé­ra­toires et Sté­ri­li­sa­tion
  Ils s’occupent des mar­chés en s’associant à un ache­teur de la direc­tion des achats biomédicaux.

• Les ingé­nieurs de site sont situés sur les quatre grou­pe­ments hos­pi­ta­liers de Lyon et s’assurent de la bonne ges­tion du ser­vice bio­mé­di­cal pré­sent sur ce der­nier. Ils managent une équipe com­po­sée d’assistants ingé­nieurs et de tech­ni­ciens biomédicaux.
  

La DIBE est en charge d’un pla­teau tech­nique riche en équi­pe­ments dont des robots chi­rur­gi­caux, plus de 300 écho­graphes, des scan­ners, IRM ain­si que plu­sieurs autres équipements.

D. Les projets futurs des HCL

Afin de mener à bien sa devise : « Chaque jour nous fai­sons tout pour réin­ven­ter l’Hôpital » et de répondre à ses prio­ri­tés : inno­va­tion, patient, envi­ron­ne­ment et culture, le CHU de Lyon mène plu­sieurs
pro­jets [6] :

• Des pro­jets de réno­va­tion tels que la moder­ni­sa­tion de l’Hôpital Edouard Her­riot et la réno­va­tion de l’hôpital Louis Pradel
• Le pro­jet Bau­RéaLS sur la restruc­tu­ra­tion du pla­teau tech­nique de l’hôpital Lyon Sud (accueil des urgences, réani­ma­tions et blocs opératoires)
• Le pro­jet HARPP sur la restruc­tu­ra­tion des labo­ra­toires des HCL
• Pro­jet Pul­sa­tions 2023 qui ras­semble toutes les mis­sions du pro­jet d’établissement qui accom­pa­gne­ra les HCL au quotidien.

II. Contexte et enjeux de la gestion de parc des échographes pour la qualité des soins du patient

En 2015, les HCL noti­fient le mar­ché GOPI (Ges­tion Opti­mi­sée du Parc d’Imagerie) qui consiste à confier à un indus­triel la mise à dis­po­si­tion des équi­pe­ments d’imagerie rele­vant du PAM ima­ge­rie. Ce mar­ché per­met au tra­vers d’un par­te­na­riat avec un four­nis­seur d’avoir accès plus faci­le­ment aux inno­va­tions. Il englobe éga­le­ment les volets main­te­nance, recherche et for­ma­tion. Le pro­jet a été mené de concert par plu­sieurs direc­tions dont la DPMT (Direc­tion des Pla­teaux Médi­co-Tech­niques), la DIBE, la DSN (Direc­tion des ser­vices Numé­riques), la DA et par le PAM Ima­ge­rie. La consul­ta­tion a été menée via la pro­cé­dure du dia­logue com­pé­ti­tif qui a duré plus de 18 mois d’échanges pour abou­tir à un contrat d’une durée de 12 ans[10].
Le retour d’expérience très posi­tif du mar­ché GOPI a nour­ri la réflexion des HCL quant au parc glo­bal d’échographes. C’est le sujet de ce mémoire.

Le pro­jet de ges­tion de parc des écho­graphes a été lan­cé en 2018 mais il a été mis de côté suite à la crise sani­taire. En 2022, ce pro­jet est relan­cé et moti­vé par dif­fé­rentes rai­sons afin d’être opé­ra­tion­nel fin 2023.

A. Les raisons de la mise en place d’une gestion de parc d’échographes aux HCL

1) L’extension de l’activité écho­gra­phique dans les hôpitaux

Depuis plu­sieurs années, il a été obser­vé une aug­men­ta­tion des demandes d’échographes dans les éta­blis­se­ments de san­té y com­pris aux HCL. Plu­sieurs rai­sons peuvent expli­quer cette forte demande.
Dans un pre­mier temps, elle est étroi­te­ment liée à l’augmentation du nombre de patients atteints de mala­dies chro­niques engen­drées par l’accentuation du vieillis­se­ment de la popu­la­tion. Ces mala­dies néces­sitent des sui­vis fré­quents. Il est donc néces­saire d’éviter des expo­si­tions à répé­ti­tion aux équi­pe­ments irra­diants. La prin­ci­pale solu­tion trou­vée par les ser­vices de san­té est l’utilisation de l’échographie basée sur l’émission d’ondes ultra­so­nores. En effet, cette tech­nique est indo­lore et non irra­diante. C’est un appa­reil facile d’accès avec un coût abor­dable [11].

Dans un second temps, le mar­ché de l’échographe s’enrichit et se renou­velle sans cesse par une aug­men­ta­tion des inno­va­tions. Ces der­nières se tournent vers dif­fé­rents cri­tères tels que : des diag­nos­tics plus pré­cis, la por­ta­bi­li­té de l’appareil, des outils de for­ma­tion à dis­tance, le déve­lop­pe­ment d’outils d’aide au diag­nos­tic et aux inter­pré­ta­tions et une dimi­nu­tion de la consom­ma­tion d’énergie et de l’émission sonore [11].

Enfin, l’échographe n’est plus uti­li­sé uni­que­ment par les radio­logues. De plus en plus de méde­cins sont for­més à l’utilisation de l’appareil et ce, dès leurs études. Plu­sieurs ser­vices médi­caux ouvrent l’utilisation de l’échographes aux infir­miers grâce à l’Arrêté du 1er mars 2021 rela­tif à l'autorisation du pro­to­cole de coopé­ra­tion per­met­tant la « Réa­li­sa­tion d'échographies des veines et/ou artères des membres supé­rieurs par une infir­mière en lieu et place d'un méde­cin » [12]. Il y a donc une aug­men­ta­tion du nombre d’utilisateurs jus­ti­fiant très sou­vent le besoin de dis­po­ser d’un plus grand nombre d’échographes.

Par cette exten­sion de l’échographie au sein de plu­sieurs ser­vices médi­caux, les uti­li­sa­teurs vont jusqu’à faire une ana­lo­gie entre l’échographe et le sté­tho­scope. En effet, ces deux dis­po­si­tifs s’appuient sur les ondes sonores et sont maniables faci­le­ment. Cepen­dant, l’échographie assure un gain de temps car elle apporte un pre­mier diag­nos­tic plus pré­cis [13].

2) Les contraintes des Hos­pices Civils de Lyon

Comme dit dans la pre­mière par­tie, les prio­ri­tés des Hos­pices Civils de Lyon sont l’innovation, la moder­ni­sa­tion et l’organisation. D’un point de vue bio­mé­di­cal, cela se tra­duit par une ges­tion effi­cace, mai­tri­sée et opti­mi­sée du parc d’équipements. Or, le CHU de Lyon fait face à de nom­breuses contraintes telles que l’augmentation des nou­veau­tés tech­no­lo­giques entrai­nant une obso­les­cence des appa­reils déjà en ser­vice et une aug­men­ta­tion du volume du parc.
Afin de pou­voir mai­tri­ser et exploi­ter l’augmentation des besoins écho­gra­phiques et réa­li­ser ses objec­tifs, le CHU de Lyon s’est tour­né vers une ges­tion de parc.

B. Gestion de parc d’échographes : Présentation et objectifs

La ges­tion de parc consiste à confier à un tiers le dimen­sion­ne­ment et la four­ni­ture d’équipements d’échographie ain­si que la réa­li­sa­tion de pres­ta­tions asso­ciées au regard des besoins expri­més par le pou­voir adju­di­ca­teur.
Recou­rir à une ges­tion de parc per­met de renou­ve­ler un parc d’équipements durant plu­sieurs années en sta­bi­li­sant les contraintes éco­no­miques et en rédui­sant l’âge moyen du parc. Elle donne accès à une mas­si­fi­ca­tion de l’acquisition des appa­reils par le paie­ment d’un loyer annuel connu dès l’écriture du contrat. C’est la dif­fé­rence avec une simple loca­tion.
De plus, elle peut se com­plé­ter, selon le four­nis­seur rete­nu, par un sui­vi du péri­mètre et des ser­vices sup­plé­men­taires (audit, for­ma­tions, par­te­na­riats de recherches, etc.) afin d’optimiser l’utilisation des écho­graphes en vue du phé­no­mène d’extension d’utilisation de ces der­niers au sein des hôpitaux.

C’est pour cela que les HCL ont déci­dé de se tour­ner vers cette stra­té­gie adap­tée et per­for­mante afin de réa­li­ser les objec­tifs sui­vants (Figure 5) :

• Réduire la vétus­té du parc et le nombre d’appareils obso­lètes. Aujourd’hui le constat est que la durée de vie opé­ra­tion­nelle de l’appareil est d’environ 10 ans. Au-delà de cette période théo­rique, les appa­reils deviennent obso­lètes et ne répondent plus aux besoins ayant déjà bien évolués.
• Dis­po­ser d’innovations et d’appareils hauts de gamme per­met­tant de garan­tir une exper­tise médicale
• Mai­tri­ser les coûts d’investissements et de main­te­nances par rap­port à la moyenne des dépenses habituelles
• Opti­mi­ser et mutua­li­ser le parc en fonc­tion de l’activité entre plu­sieurs spé­cia­li­tés ayant les mêmes enjeux médicaux
• Prendre en compte des demandes d’équipements sup­plé­men­taires en assu­rant une flexi­bi­li­té du péri­mètre du contrat

Ces objec­tifs per­met­tront de garan­tir la qua­li­té et la sécu­ri­té des soins des patients tout en ras­sem­blant effi­ca­ci­té (en attei­gnant les résul­tats atten­dus), effi­cience (en consom­mant moins de res­sources) et qua­li­té per­çue (en satis­fai­sant les par­ties inté­res­sées)[14].

Figure 5 : Présentation des objectifs de la gestion de parc des échographes selon les trois axes de la performance (Source : Auteure)

Par cette pré­sen­ta­tion et ces objec­tifs, une pro­blé­ma­tique qui gui­de­ra ce mémoire se dégage :
Quelles sont les démarches à suivre afin de mettre en place une ges­tion de parc
d’échographes per­for­mante ?

C. Les enjeux du projet pour les parties prenantes

Autour de ce pro­jet, plu­sieurs par­ties pre­nantes pos­sèdent des enjeux à en tirer. Ces par­ties sont :

• Le patient : prin­ci­pal concer­né par les acti­vi­tés hos­pi­ta­lières dont bio­mé­di­cales, afin de lui four­nir les soins les plus adap­tés sans danger
• Les uti­li­sa­teurs : plus pré­ci­sé­ment le per­son­nel médi­cal : méde­cins, infir­miers, manipulateurs
• Les équipes de l’ingénierie bio­mé­di­cale : englo­bant les ingé­nieurs, les assis­tants ingé­nieurs et les tech­ni­ciens (Figure 4)
• Les éta­blis­se­ments de santé
• Les four­nis­seurs retenus

Figure 6 : Enjeux de la gestion de parc sur les principales parties impliquées (source : Auteure)

Chapitre 2 : Les grandes étapes de la mise en place de la gestion de parc des échographes

Figure 7 : Récapitulatif des grandes étapes de la mise en place de gestion de parc (Source : Auteure)

I. Préparation de la consultation

Il est impor­tant de prendre en compte un cer­tain nombre d’éléments afin de construire une consul­ta­tion (appel à can­di­da­ture, pro­gramme fonc­tion­nel) proche des besoins et en réflé­chis­sant au péri­mètre le plus adap­té et aux écho­graphes éli­gibles à la ges­tion de parc (spé­cia­li­tés concer­nés, gamme d’échographes concer­nés, …). Cette phase per­met de jus­ti­fier les objec­tifs fixés par l’établissement.

A. Création d’un groupe de travail : Rassembler les acteurs et compétences nécessaires

Dans un pre­mier temps, il est impor­tant de rap­pe­ler les dif­fé­rents acteurs du pro­jet ain­si que les com­pé­tences néces­saires. Ce groupe défi­nit les objec­tifs à atteindre ain­si que les limites du pro­jet. Il par­ti­cipe aux dif­fé­rentes ren­contres, Sour­cing et au dia­logue compétitif1 pour la construc­tion du contrat.
Tout d’abord, il y a les repré­sen­tants de la direc­tion des Achats (DA) qui dis­posent de com­pé­tences d’achats et de mar­chés publics. Ils ana­lysent les mar­chés des four­nis­seurs, construisent une stra­té­gie d’achats adap­tée aux moyens de l’établissement, négo­cient et s’assurent du res­pect du contrat par les can­di­dats retenus.

Ensuite, il y a les repré­sen­tants de l’ingénierie bio­mé­di­cale (DIBE) qui apportent des com­pé­tences tech­niques par les connais­sances ter­rains, les inno­va­tions tech­no­lo­giques et leur savoir sur l’évolution et la ges­tion du parc actuel.

Au sein des HCL, ce sont ces deux acteurs, DIBE et DA, qui ont ini­tié le pro­jet. Ils ras­semblent à eux deux, des com­pé­tences en ges­tion de pro­jet assu­rant le bon dérou­lé des étapes du pro­jet, la réa­li­sa­tion des dif­fé­rents objec­tifs et la mise en place d’améliorations conti­nues per­met­tant de mener à bien le projet.

Le groupe est éga­le­ment consti­tué de repré­sen­tants de col­lèges de spé­cia­li­tés appor­tant des com­pé­tences médi­cales, afin de tra­vailler sur la défi­ni­tion du besoin et la rédac­tion du cahier des charges. Ils s’assureront éga­le­ment de tenir infor­més les membres de leurs col­lèges sur le dérou­lé du pro­jet. Dans le cas de la mise en place de la ges­tion de parc des HCL, l’Anesthésie Réani­ma­tion, la Car­dio­lo­gie et la Gyné­co­lo­gie obs­té­trique sont les col­lèges sol­li­ci­tés. En effet, ils repré­sentent les plus grands deman­deurs et consom­ma­teurs d’activités échographiques.

Enfin, il y a les four­nis­seurs qui par­tagent leurs com­pé­tences tech­niques et leurs expé­riences afin de par­ti­ci­per à la construc­tion d’un contrat le plus adap­té à l’établissement. Leur par­ti­ci­pa­tion est impor­tante car ils repré­sen­te­ront l’acteur prin­ci­pal dans la ges­tion du parc après la signa­ture du contrat.

Figure 8 : Compétences principales nécessaires à la mise en place d'une gestion de parc (Source : Auteure)

B. Etat des lieux du parc : Prouver une évolution du parc et des besoins

Afin de connaitre les appa­reils qui pour­raient être concer­nés par ce pro­jet, un état des lieux du parc d’échographes est réa­li­sé. Il per­met de révé­ler les fai­blesses et les forces du parc à l’étude afin d’y attri­buer une ges­tion de parc la plus per­ti­nente et adap­tée. Les infor­ma­tions confi­den­tielles des HCL illus­trant les études sui­vantes se trouvent en annexes.

1) Inven­taire du parc d’échographes

Dans un pre­mier temps, un inven­taire du parc est fait. Pour cela, ce tra­vail se base sur l’ensemble des don­nées sai­sies dans la GMAO.
Tout d’abord, dif­fé­rents tris sont faits et filtres sont appli­qués afin de gar­der uni­que­ment les équi­pe­ments éli­gibles à la future ges­tion de parc des écho­graphes. Pour cela la base expor­tée via la GMAO est fil­trée selon plu­sieurs critères :

• Le numé­ro CNEH (06001 pour l’échographe) afin de gar­der uni­que­ment les échographes
• Le poste de l’équipement afin d’enlever les appa­reils déjà en loca­tion (dont GOPI), prê­tés ou mis à
• dis­po­si­tion
• L’UF de l’équipement afin d’exclure les appa­reils de secours pré­sents à l’atelier biomédical

L’inventaire obte­nu ras­semble prin­ci­pa­le­ment des champs impor­tants afin d’identifier cor­rec­te­ment chaque échographe :

• Numé­ro d’immatriculation de l’équipement : iden­ti­fiant unique attri­bué à l’équipement dès son arrivé
• Numé­ro et nom de l’UF pro­prié­taire de l’équipement
• Numé­ro et nom de l’ensemble fonc­tion­nelle (l’appareil et ses accessoires)
• Marque de l’équipement
• Type modèle de l’équipement (per­met­tant de défi­nir son niveau de gamme)
• Four­nis­seur de l’équipement
• Date de mise en ser­vice (MES)
• Date de réforme (date de mise hors ser­vice - MHS)
• Coût d’achat de l’équipement
• Numé­ro de contrat

Après l’obtention de la pre­mière base poten­tiel­le­ment rete­nue pour la ges­tion de parc, une ana­lyse est faite.
Cet état des lieux est fait à un ins­tant t lors de l’export de la GMAO mais reste repré­sen­ta­tif des acti­vi­tés et besoins des ser­vices mal­gré les réformes et nou­veaux achats réa­li­sés après l’export.
L’analyse de cette base se divise en plu­sieurs par­ties : la com­po­si­tion actuelle du parc, l’historique du parc, les pré­vi­sions du parc mais éga­le­ment l’évolution des maintenances.

2) Com­po­si­tion actuelle du parc

Dans un second temps, l’analyse de la base est réa­li­sée en com­men­çant par une étude de sa com­po­si­tion actuelle afin d’en déga­ger des carac­té­ris­tiques clés tels que :

• Le nombre total d’appareils éli­gibles à la ges­tion de parc. Aux HCL, ce sont plus de 250 écho­graphes sur l’ensemble des sites (hors René Sabran) qui sont concernés.
• Les âges moyens du parc glo­bale et des parcs par spécialités
• La répar­ti­tion des écho­graphes par spé­cia­li­tés. Cela per­met de visua­li­ser les spé­cia­li­tés où les besoins en écho­graphes sont les plus importants.

Dans le cas des HCL, les UF pos­sé­dant des écho­graphes sont regrou­pées par spé­cia­li­tés et acti­vi­tés. Sur 250 appa­reils, trois spé­cia­li­tés se détachent lar­ge­ment : 37% des écho­graphes sont des appa­reils de repé­rage et diag­nos­tic rapide (cor­res­pon­dant aux UF d’anesthésie, réani­ma­tion et des urgences), 31% sont des appa­reils uti­li­sés en car­dio-vas­cu­laires, 21% sont des appa­reils uti­li­sés en gyné­co-obs­té­triques et 11% des écho­graphes sont uti­li­sés dans d’autres spé­cia­li­tés dont l’utilisation est faible mais reste néces­saire (uro­lo­gie, rhu­ma­to­lo­gie, etc.)Figure 9.

Figure 9 : Répartition des échographes par spécialités aux HCL (Source auteure à partir de la GMAO)

• La répar­ti­tion des écho­graphes par gammes afin d’observer les gammes les plus présentes

Dans le cas des HCL, quatre caté­go­ries de gammes ont été définies :

- La gamme Exper­tise regroupe les équi­pe­ments inno­vants de très haut de gamme. Ils peuvent être asso­ciés à des pro­jets de recherche.

- La gamme Haut de gamme regroupe les équi­pe­ments de diag­nos­tics asso­ciés à un fort enjeu médi­cal et pro­po­sant des trai­te­ments avan­cés, adap­tés aux acti­vi­tés de l’établissement.

- La gamme Stan­dard (moyenne gamme) regroupe les équi­pe­ments adap­tés aux acti­vi­tés de rou­tine et essen­tiel­le­ment pour du repé­rage. Les fonc­tion­na­li­tés peuvent se com­plé­ter par des options spé­ci­fiques à des spé­cia­li­tés. Leur durée de vie peut être assez longue et ils ont peu d’enjeux médicaux.

- La gamme Ultra­por­table et spé­cia­li­sé est dédiée aux équi­pe­ments spé­cia­li­sés à un domaine d’exploration ou asso­ciés à une contrainte par­ti­cu­lière (anes­thé­sie, SMUR, etc.).

La figure sui­vante (Figure 10) montre que les uti­li­sa­tions des dif­fé­rentes gammes sont assez équi­li­brées avec une demande plus grande en ultra­por­table et haut de gamme. La por­tion vide de 2% cor­res­pond aux écho­graphes dont la gamme n’a pas été identifiée.

Figure 10 : Répartition des gammes dans le parc d'échographes des HCL en 2022 (Source auteure à partir de la GMAO)

• La répar­ti­tion des écho­graphes par marques afin d’observer les marques les plus présentes.

Les four­nis­seurs rete­nus devront donc être capables de mettre à dis­po­si­tion un parc d’appareils repré­sen­ta­tifs du parc actuel en termes de nombre, spé­cia­li­tés et gammes.

3) His­to­rique du parc d’échographes

Dans un troi­sième temps, un his­to­rique du parc est fait. Il per­met de voir la ten­dance du parc actuel, de se pro­je­ter et pré­voir une poten­tielle évo­lu­tion des demandes futures. L’historique consiste à com­pa­rer l’évolution au cours des der­nières années pas­sées, depuis un inter­valle d’année, du nombre d’échographes mis en ser­vice et du nombre d’échographes mis hors ser­vice (donc réfor­més) en fai­sant un cumul :

𝐶 = 𝐶𝑡−1 + (𝑁𝑏 𝑀𝐸𝑆𝑡 − 𝑁𝑏 𝑀𝐻𝑆𝑡)

C : Cumul
t : année
Nb MES : Nombre d’appareils mis en ser­vice lors de l’année t
Nb MHS : Nombre d’appareils mis hors ser­vice lors de l’année t

En obser­vant une aug­men­ta­tion des cumuls ou un cumul posi­tif au cours des années, cela montre qu’il y a plus d’échographes mis en ser­vices que réfor­més au cours des der­nières années. Cela jus­ti­fie­ra une aug­men­ta­tion des demandes d’échographes.

Dans le cas contraire, s’il y a une dimi­nu­tion des cumuls ou un cumul néga­tif au cours des années, il y a plus d’échographes réfor­més que d’échographes mis en ser­vices. Cela jus­ti­fie­ra une sta­bi­li­té ou une dimi­nu­tion des demandes.

L’historique quan­ti­ta­tif est com­plé­té par l’historique finan­cier. Ce der­nier consiste à obser­ver les mon­tants inves­tis par an durant le même inter­valle d’année. Il montre l’évolution des dépenses afin de les anti­ci­per et les mai­tri­ser lors de la ges­tion de parc. Cela per­met de fixer, dans le mar­ché de la ges­tion de parc, un bud­get adap­té afin de ne pas dépen­ser plus qu’habituellement.

4) Pré­vi­sion du parc d’échographes

Afin de pla­ni­fier au mieux un renou­vel­le­ment du parc, les HCL fixent une durée de vie opé­ra­tion­nelle théo­rique (DVO) à leurs écho­graphes de 8 ans. Par cette don­née, l’ingénierie bio­mé­di­cale estime la date de mise hors ser­vice (MHS) de l’appareil afin d’anticiper son renouvellement.

𝑀𝐻𝑆 = 𝑀𝐸𝑆 + 𝐷𝑉O

MHS : Date de mise hors ser­vice / MES : Date de mise en ser­vice / DVO : durée de vie opé­ra­tion­nelle en année

En géné­ral, il res­sort par l’ingénierie bio­mé­di­cale que les écho­graphes peuvent atteignent un âge moyen de 10 ans.
La pré­vi­sion du parc consiste à suivre, sur un inter­valle d’année, l’évolution du nombre d’appareils dont la DVO sera dépas­sée chaque année. À tra­vers cette pré­vi­sion, l’établissement anti­cipe l’état de parc à venir et le nombre d’appareils à renou­ve­ler durant la période de ges­tion de parc.

Comme dans le cas pré­cé­dent, la pré­vi­sion numé­rique s’accompagne d’une pré­vi­sion finan­cière cor­res­pon­dant à la somme par an des coûts d’achats des appa­reils dont la DVO sera dépas­sée. Cette valeur sert d’estimation pour le renou­vel­le­ment des écho­graphes si les uti­li­sa­teurs et les ingé­nieurs bio­mé­di­caux pré­voient un renou­vel­le­ment par un appa­reil de même type. Elle jus­ti­fie le bud­get pré­vi­sion­nel adap­té lors de la ges­tion de parc afin de sta­bi­li­ser les coûts et lis­ser les dépenses.

5) Ana­lyse des mar­chés des maintenances

Pour com­plé­ter ces ana­lyses sta­tis­tiques de la base, un retour d’expériences des mar­chés de main­te­nances est fait. Il s’appuie sur la base expor­tée par la GMAO conte­nant les inter­ven­tions réa­li­sées et une base du logi­ciel de ges­tion éco­no­mique et finan­cière de l’établissement conte­nant les inter­ven­tions facturées.

Par cette étude des mar­chés de main­te­nances se dégage un ensemble d’informations telles que l’évolution du nombre d’interventions (pré­ven­tives ou cor­rec­tives) par an, l’évolution des coûts de ces der­nières et la répar­ti­tion du nombre d’interventions par marque. Cette der­nière donne une idée des marques les plus révi­sées du parc en fonc­tion de leur pro­por­tion dans le parc.

En conclu­sion de cette ana­lyse de la base : l’évolution des coûts d’achats et des coûts de main­te­nances per­mettent de déter­mi­ner le coût moyen annuel de pos­ses­sion du parc d’échographes. Le coût de pos­ses­sion d’un écho­graphe repré­sente la somme du mon­tant inves­ti et du coût de maintenance.

6) Car­to­gra­phie des écho­graphes au sein des services

Enfin, dans un der­nier temps une car­to­gra­phie des écho­graphes est réa­li­sée. Cette der­nière consiste à voir la répar­ti­tion géo­gra­phique des écho­graphes au sein des dif­fé­rents ser­vices de l’établissement. Cela per­met­tra de visua­li­ser le nombre d’échographes par étages, de voir s’ils peuvent être mutua­li­sés entre les ser­vices d’une même zone géo­gra­phique et jus­ti­fier le besoin d’en rajou­ter ou pas.
Pour construire cette car­to­gra­phie, le champs GMAO cor­res­pon­dant à la loca­li­sa­tion a été uti­li­sé. Si le numé­ro de loca­li­sa­tion de l’appareil n’est pas sai­si ou est obso­lète, il est recueilli direc­te­ment sur place lors des visites de ser­vices.
La car­to­gra­phie pro­po­sée aux HCL est inter­ac­tive pour pou­voir navi­guer entre les grou­pe­ments et entre les services.

Figure 11:Page d'accueil de la cartographie des échographes aux HCL (Source : Auteure)

Cette page d’accueil repré­sente un plan des Hos­pices civils de Lyon avec les dif­fé­rents grou­pe­ments. Elle contient une pre­mière légende avec la pré­sen­ta­tion des dif­fé­rents bou­tons. En cli­quant sur le bou­ton d’un grou­pe­ment, l’utilisateur est envoyé vers le plan de masse du groupement.

Figure 12 : Plan de masse de l'hôpital Edouard Herriot (Source : Dessinateur GH Centre et auteure)

Le plan de masse pré­sente les dif­fé­rents bâtiments/pavillons où sont ins­tal­lés des écho­graphes. En cli­quant sur un bâti­ment, l’utilisateur est diri­gé vers les ser­vices équi­pés d’appareils.

Figure 13 : Exemple de cartographie des échographes dans un service (source : Auteure)

Cet exemple (Figure 13) est une simu­la­tion d’un ser­vice hos­pi­ta­lier à par­tir d’un plan vierge[15]. Les écho­graphes sont repré­sen­tés par des sym­boles dont chaque marque pos­sède une cou­leur unique et la cou­leur des contours cor­res­pond à un type de gamme. Les sym­boles sont asso­ciés à un numé­ro de salle et un code des­crip­tif : Typemodèle_Marque_Gamme_AnnéedeMES_tauxdutilisationthéorique. 

La car­to­gra­phie déve­lop­pée pour les HCL ne s’arrête pas à un ser­vice mais s’étend sur tout un étage.

Pour que cet outil soit le plus uti­li­sable pos­sible, il doit être tenu à jour par la per­sonne en charge du pro­jet après sa mise en place. Pour cela, elle néces­site de véri­fier la loca­tion, le type modèle, la gamme, la marque et l’année de mise en ser­vice des nou­veaux écho­graphes et de cor­ri­ger les infor­ma­tions modifiées.

C. Enquête d’utilisations : Recueillir les attentes des utilisateurs

Après une grande par­tie d’étude théo­rique du parc, une étude du ter­rain est indis­pen­sable afin de col­lec­ter les attentes des uti­li­sa­teurs face à ce pro­jet et d’avoir leurs retours sur la ges­tion de leurs équi­pe­ments actuels.

1) Pré­pa­ra­tion de l’enquête

Dans un pre­mier temps, un recen­se­ment des ser­vices à visi­ter est fait à par­tir de l’export obte­nu. Cela per­met de mieux com­prendre le nombre et le type d’appareils uti­li­sés par chaque UF, de se ren­sei­gner sur les per­sonnes à contac­ter et sur l’environnement des écho­graphes. Pour cela les infor­ma­tions ren­sei­gnées sont les suivantes :

• Infor­ma­tions admi­nis­tra­tives : obte­nues à par­tir des res­sources de l’établissement :
  Numé­ro de l’UF - Hôpi­tal concer­né - Nom de l’UF - Nom du chef de l’UF - Nombre de lits dans le ser­vice
  Prendre en compte le nombre de lits per­met d‘avoir une idée du nombre d’appareils néces­saires par lits.

• Don­nées bio­mé­di­cales de l’appareil :
  Numé­ro d’immatriculation - Modèle de l’appareil - Marque de l’appareil

2) Réa­li­sa­tion de l’enquête : infor­ma­tions collectées

Figure 14 : Grille récapitulative des appareils concernés par l'enquête (source : Auteure)

Figure 15 : Enquête d'utilisations des échographes aux Hospices Civils de Lyon (Source : Auteure)

Ce ques­tion­naire sert de sup­port com­mun per­met­tant de com­pa­rer puis regrou­per les uti­li­sa­tions des écho­graphes entre les ser­vices afin que les offres pro­po­sées par les can­di­dats cor­res­pondent. Il est divi­sé en plu­sieurs parties :

• Les infor­ma­tions du ser­vice visité
• La loca­li­sa­tion des appa­reils : afin de mettre à jour la base GMAO en cas d’absences ou d’obsolescences des infor­ma­tions renseignées
• Les uti­li­sa­tions des appareils
• Les remarques impor­tantes à prendre en compte dont l’existence d’un par­te­na­riat avec un four­nis­seur ou une asso­cia­tion pour des dons, de la for­ma­tion ou de la recherche
• L’avis et les attentes des uti­li­sa­teurs sur le projet

Dans le cas des HCL, la réa­li­sa­tion de l’enquête et de la car­to­gra­phie a duré plus de 4 mois et a concer­né plus de 60 utilisateurs.

D. Sourcing des fournisseurs : Etablir un état de l’art de l’offre fournisseur

En paral­lèle des pré­cé­dentes étapes, un sour­cing des four­nis­seurs est réa­li­sé. Le sour­cing per­met de savoir ce qui est pré­sent­sur le mar­ché, d’anticiper le besoin et d’identifier les four­nis­seurs et inno­va­tions répon­dant aux besoins des éta­blis­se­ments lors des achats. L’acheteur uti­lise le sour­cing afin de com­pa­rer ses exi­gences et les capa­ci­tés du mar­ché[16]. Cela per­met éga­le­ment de faire connaitre aux socié­tés les pro­jets futurs de l’acheteur et d’obtenir leurs avis sans faus­ser la concur­rence[17].

Dans le cas des Hos­pices Civils de Lyon, ce sour­cing a prin­ci­pa­le­ment ser­vi à connaitre les réfé­rences et expé­riences des four­nis­seurs en ges­tion de parc pour nour­rir la réflexion du côté de la DA et de la DIBE.

À tra­vers les ren­contres, plu­sieurs infor­ma­tions sont recueillies : pré­sen­ta­tion de l’entreprise, les offres des entre­prises (par spé­cia­li­tés, par gamme, en sondes et acces­soires, en fonc­tion­na­li­tés et options), une idée des inno­va­tions à venir et des retours d’expériences en ges­tion de parc (éta­blis­se­ments clients, type d’équipement, nombre d’équipements, durée du marché).

En conclu­sion, cette grande étape de pré­pa­ra­tion de la consul­ta­tion est indis­pen­sable et peut durer près de 5 mois. Elle déter­mine le péri­mètre à prendre en compte pour la ges­tion de parc c’est-à-dire la liste des appa­reils qui devront être mis à dis­po­si­tion de l’établissement par le four­nis­seur. Elle per­met de recen­ser les uti­li­sa­tions et les besoins futurs afin de les anti­ci­per et de véri­fier les capa­ci­tés du mar­ché à y répondre. Elle réper­to­rie éga­le­ment la loca­li­sa­tion de chaque écho­graphe pour opti­mi­ser l’utilisation des équi­pe­ments en les mutua­li­sant et amé­lio­rer la dis­po­ni­bi­li­té des équipements.

En com­plé­ment de cette pré­pa­ra­tion, un audit com­plet du parc peut être réa­li­sé par les four­nis­seurs rete­nus afin d’approcher et de pré­voir l’optimisation du parc qui sera mis à disposition.

E. Rédaction du programme fonctionnel détaillé

Ce pro­gramme reprend toutes les infor­ma­tions recen­sées lors de la phase de pré­pa­ra­tion et les besoins atten­dus par l’établissement (Figure 16) :

Figure 16 : Informations dans le programme fonctionnel détaillé pour la mise en place de la gestion de parc

(Source : Auteure, DIBE et DA)

II. Procédure d’achat : Le Dialogue Compétitif

Le dia­logue com­pé­ti­tif (DC) est une pro­cé­dure d’achat de co-construc­tion entre les can­di­dats rete­nus et les meneurs du pro­jet de l’établissement [18]. Cette pro­cé­dure per­met de construire un mar­ché flexible et agile le plus per­ti­nent pour chaque par­tie en lais­sant les four­nis­seurs pré­sen­ter ce qu’ils peuvent proposer.

Le choix d’un dia­logue com­pé­ti­tif dépend de plu­sieurs cri­tères pré­sen­tés dans l’article R2124-3 du code de la com­mande publique [19] dont deux concernent la ges­tion de parc :

« Cri­tère 4 : Lorsque le mar­ché ne peut être attri­bué sans négo­cia­tion préa­lable du fait de cir­cons­tances par­ti­cu­lières liées à sa nature, à sa com­plexi­té ou au mon­tage juri­dique et finan­cier ou en rai­son des risques qui s'y rat­tachent [19]»

« Cri­tère 5 : Lorsque le pou­voir adju­di­ca­teur n'est pas en mesure de défi­nir les spé­ci­fi­ca­tions tech­niques avec une pré­ci­sion suf­fi­sante en se réfé­rant à une norme, une éva­lua­tion tech­nique euro­péenne, une spé­ci­fi­ca­tion tech­nique com­mune ou un réfé­ren­tiel tech­nique [19]»

À l’issue du dia­logue, les can­di­dats devront for­mu­ler une offre adap­tée aux attentes échan­gées et à l’expression des besoins for­mu­lée dans le pro­gramme fonc­tion­nel détaillé (PFD).
Le dia­logue com­pé­ti­tif se divise donc en 3 phases : l’appel à can­di­da­ture, le dia­logue et l’émission des offres.

A. Lancement des candidatures

• Appel à candidature

L’appel à can­di­da­ture est une demande adres­sée par l’établissement de san­té afin de pré­sen­ter le pro­jet aux four­nis­seurs. Dans cet appel à can­di­da­ture, sont défi­nis le péri­mètre du pro­jet et toutes les pres­ta­tions qui feront l’objet du mar­ché à venir telles que la durée du mar­ché, le type d’appareil, le type de pres­ta­tions, un par­te­na­riat de recherche, etc. Il défi­nit éga­le­ment les cri­tères de sélec­tion des can­di­da­tures et les docu­ments à four­nir, ain­si que les cri­tères de sélec­tion des offres et la pon­dé­ra­tion uti­li­sée.
L’appel à can­di­da­ture est dépo­sée sur la pla­te­forme PLACE, pla­te­forme des achats publics de l’Etat [20].

• L’analyse des candidatures

Les can­di­dats ont ensuite 30 jours pour sou­mettre leurs can­di­da­tures après l’appel à can­di­da­ture.
Par la suite, les can­di­da­tures sont éva­luées en termes de capa­ci­té finan­cière, capa­ci­té tech­nique et capa­ci­té pro­fes­sion­nelle. Un nombre maxi­mum de four­nis­seurs sélec­tion­nés sera fixé par les acteurs du pro­jet de l’établissement.
Les can­di­dats sélec­tion­nés rece­vront par la suite le pro­gramme fonc­tion­nel détaillé du projet.

B. Le dialogue entre les acteurs du projet

À par­tir du PFD, les four­nis­seurs éta­blissent une offre ini­tiale qu’ils pré­sen­te­ront et qui amor­ce­ra le dia­logue. Plu­sieurs phases de dia­logue ont lieu avec des pro­po­si­tions d’offres inter­mé­diaires entre chaque dia­logue. Lors de ces der­nières les par­ties pre­nantes dis­cutent de ces offres et iden­ti­fient ce qui convient et ce qui ne convient pas pour cha­cun afin que les can­di­dats puissent les amé­lio­rer pour les pro­chaines séances. Chaque séance dure près d’une demi-jour­née avec envi­ron 2 – 3 semaines entre chaque séance par can­di­dats. Après la der­nière ses­sion, les can­di­dats remettent aux repré­sen­tants de l’établissement leurs offres finales les plus adap­tées. Il faut comp­ter envi­ron près d’un an entre la pre­mière et la der­nière ses­sion de dialogue

De plus, entre les séances sont éga­le­ment orga­ni­sés des ate­liers thé­ma­tiques afin d’évoquer avec des pro­fils adap­tés de l’établissement des aspects à prendre en compte lors du dia­logue. C’est le cas de l’informatique, de la for­ma­tion ou encore de la contractualisation.

Dans le cas de la ges­tion de parc des écho­graphes aux HCL, cette phase de dia­logue per­met d’aborder des points de vigi­lances, non défi­nis dans le Pro­gramme Fonc­tion­nel Détaillé, essen­tiels au futur du pro­jet tels que :

• La tran­si­tion entre le parc actuel et la ges­tion de parc
• La mise en place de main­te­nances par­ta­gée entre les ate­liers bio­mé­di­caux et les four­nis­seurs retenus
• L’anticipation de la fin de la ges­tion de parc
• La flexi­bi­li­té du parc (ajout et retrait d’équipements par rap­port au parc actuel) : jusqu’où peut-elle aller ?
• La nomi­na­tion des inter­lo­cu­teurs de l’établissement et des fournisseurs
• Les pour­cen­tages d’équipements qui seront MES pro­ve­nant d’un four­nis­seur tiers

Il est impor­tant de sou­li­gner que lors de cette étape de dia­logue, la charge de tra­vail est impor­tante car elle demande la pré­sence de tous les repré­sen­tants pour chaque can­di­dat pour une éga­li­té des trai­te­ments.
Cela demande beau­coup de dis­po­ni­bi­li­tés. Enfin, durant toute cette étape les repré­sen­tants doivent faire preuve d’une grande confidentialité.

C. L’émission des offres et sélection des candidats retenus

Suite à l’émission des offres finales par les can­di­dats, celles-ci sont ana­ly­sées par l’ingénierie bio­mé­di­cale, les ache­teurs bio­mé­di­caux et les repré­sen­tants de spé­cia­li­tés, ce qui fait l’objet d’un rap­port d’analyses des offres. L’offre clas­sée en numé­ro un sui­vant les cri­tères de sélec­tion annon­cés est rete­nue.
Les can­di­dats rete­nus et non rete­nus sont infor­més et la noti­fi­ca­tion du mar­ché peut avoir lieu après la fin du délai de stand still [5].

La noti­fi­ca­tion du mar­ché est la remise au four­nis­seur rete­nu de la copie du mar­ché signée par le pou­voir adju­di­ca­teur. La ges­tion de parc ne peut débu­ter qu’une fois le mar­ché noti­fié. Il faut 11 jours entre l’annonce des résul­tats aux can­di­dats non rete­nus et la noti­fi­ca­tion si un four­nis­seur sou­haite faire un recours (délai de stand still).

Par la suite, au cours de la ges­tion de parc, des ins­tances de pilo­tages avec les uti­li­sa­teurs seront orga­ni­sées afin de suivre la bonne exé­cu­tion du mar­ché, de régler les dif­fé­rents s’il y en a et de dis­cu­ter des modi­fi­ca­tions de plan­ning et des pres­ta­tions défi­nies dans le contrat.

III. Synthèse du projet

Afin de mieux com­prendre l’enchainement des dif­fé­rentes étapes de la mise en place de la ges­tion de parc des écho­graphes, le logi­gramme QQOQC (Qui, Quoi, Où, Quand, Com­ment) sui­vant (Figure 17) est pro­po­sé. Il reprend l’ensemble des étapes per­met­tant de pas­ser des attentes de départ aux objec­tifs de sor­tie. Cet outil donne une vue d’ensemble sur le dérou­lé des étapes, les acteurs impli­qués et les durées par étapes.

Figure 17 : Logigramme QQOQC de la mise en place de la gestion de parc des échographes (Source : Auteure)

Figure 18 : Légende de logigramme QQOQC (Source : Auteure)

IV. Perspectives de la gestion de parc d’échographes

A. Cycle de vie du projet

Afin de rendre ce pro­jet per­for­mant et durable, il est impor­tant de l’entretenir et de l’améliorer tout au long de la durée fixée dans le contrat. Cela passe par une remise en ques­tion régu­lière des résul­tats obte­nus et des réponses aux objec­tifs de départ.

La figure sui­vante (Figure 19) repré­sente un cycle d’amélioration conti­nue du pro­jet de ges­tion de parc et fait res­sor­tir les cri­tères de per­for­mance en sor­tie du pro­jet. Un comi­té de pilo­tage est consti­tué afin de suivre le bon dérou­lé du pro­jet et d’assurer une mai­trise des risques qui seront pré­sen­tés par la suite.

Figure 19 : Cycle PDCA du projet de gestion de parc des échographes (Source : Auteure)

B. Risques du projet de gestion de parc

En rai­son de la durée de mise en place du pro­jet et du nombre de per­sonnes impli­quées, les acteurs sont sus­cep­tibles d’être confron­tés à un ensemble de risques. Ces der­niers font par­tie du pro­jet, doivent être anti­ci­pés afin de les évi­ter en pré­voyant des alter­na­tives. Les dif­fé­rents risques de la mise en place de la ges­tion de parc des écho­graphes sont réca­pi­tu­lés dans le tableau sui­vant (Tableau 2) et des tableaux expli­ca­tifs sont pla­cés en annexes (Annexe 1) afin de mieux les com­prendre [21].

Tableau 2 : Tableau des risques de la mise en place d'une gestion de parc d'échographes (Source : Auteure)

La cri­ti­ci­té per­met d’indiquer l’importance d’un risque. Dans le cas de la ges­tion de parc des écho­graphes, les cri­ti­ci­tés montrent que l’implication des acteurs et l’entente des pra­ti­ciens joue­ront un rôle impor­tant lors du dia­logue com­pé­ti­tif afin de mener à bien ce projet.

Conclusion

A. Conclusion de la mise en place d’une gestion de parc d’échographes

Le monde hos­pi­ta­lier, l’ingénierie bio­mé­di­cale et les soins médi­caux connaissent une grande pro­gres­sion. En effet, les hôpi­taux connaissent des besoins beau­coup plus impor­tants (dont une évo­lu­tion des besoins écho­gra­phiques) néces­si­tant d’adopter les solu­tions les plus ren­tables à long terme.

La ges­tion de parc est une moda­li­té d’acquisition d’équipements médi­caux basée sur une loca­tion de masse de longue durée. L’objectif étant d’obtenir des équi­pe­ments inno­vants et une flexi­bi­li­té du parc en mai­tri­sant les coûts, ce pro­jet néces­site une pré­pa­ra­tion impor­tante à par­tir des retours du parc actuel.

Cette pré­pa­ra­tion a pour but de rendre le pro­jet le plus per­for­mant pos­sible : en ras­sem­blant effi­ca­ci­té à tra­vers des sui­vis régu­liers par un comi­té de pilo­tage, effi­cience par un inven­taire com­plet du parc et une car­to­gra­phie et qua­li­té per­çue par un dia­logue com­pé­ti­tif entre chaque par­tie prenante.

À tra­vers ce pro­jet, il faut sou­li­gner l’importance de prendre en compte l’avis de chaque par­tie pre­nante pour co-construire un pro­jet assu­rant la qua­li­té et la sécu­ri­té des soins des patients. La col­la­bo­ra­tion entre l’ingénieur bio­mé­di­cal, la direc­tion des achats, les équipes soi­gnantes et les four­nis­seurs est pri­mor­diale.
Une fois le pro­jet adop­té et mis en place, il doit être entre­te­nu et amé­lio­ré afin d’atteindre les objec­tifs fixés et de conser­ver la confiance des acteurs concernés.

B. Retour d’expérience personnelle

À tra­vers ce stage, j’ai pu acqué­rir plu­sieurs com­pé­tences puis pro­gres­ser per­son­nel­le­ment et pro­fes­sion­nel­le­ment.
Dans un pre­mier temps, en réa­li­sant l’enquête d’utilisations des écho­graphes sur l’ensemble des HCL j’ai gagné en adap­ta­bi­li­té, auto­no­mie et curio­si­té. J’ai appro­fon­di mes connais­sances sur l’ensemble des spé­cia­li­tés. J’ai décou­vert le monde hos­pi­ta­lier en dis­cu­tant avec les dif­fé­rents acteurs et en obser­vant le monde bio­mé­di­cal du point de vue des équipes soignantes.

Dans un second temps, en par­ti­ci­pant au Sour­cing et à l’élaboration de la consul­ta­tion, j’ai pu élar­gir mes connais­sances en mar­chés publics et achats biomédicaux.

Enfin, l’ensemble du pro­jet m’a per­mis de déve­lop­per des com­pé­tences en ges­tion de pro­jet comme la pla­ni­fi­ca­tion des réunions, la com­mu­ni­ca­tion pro­fes­sion­nelle, la prio­ri­sa­tion des tâches et le tra­vail en équipe.

J’ai pu décou­vrir le métier d’IBMH en élar­gis­sant mon voca­bu­laire en ins­tru­men­ta­tion bio­mé­di­cale, leur ges­tion, en obser­vant le quo­ti­dien des ingé­nieurs et en décou­vrant les four­nis­seurs spé­cia­li­sés dans les équi­pe­ments biomédicaux.

Ce stage était en adé­qua­tion avec la for­ma­tion sui­vie, car j’ai dû sol­li­ci­ter un ensemble de cours théo­riques étu­diés tels que les cours d’utilisation d’Excel, de phy­sio­lo­gie, des codes des mar­chés publics, d’achats inno­vants et d’imagerie médicale. 

Il m’a per­mis de confir­mer mon envie de deve­nir ingé­nieure bio­mé­di­cale hospitalier.

Bibliographie

[1] A. Donadey, « Imagerie médicale : Echographie », présenté à Master IdS - Imagerie médicale IDCG, Université de technologie de Compiègne, septembre 2019.

[2] OMS Département des Technologies sanitaires essentielles, « Introduction à la gestion du parc des équipements médicaux », Organisation mondiale de la Santé, Suisse, 2012. [En ligne]. Disponible sur : https://www.who.int/

[3] « CNEH : Centre national de l’expertise hospitalière », CNEH. http://www.cneh.fr/

[4] É. Hustaix, « Nouvelle nomenclature CNEH des équipements hospitaliers », Techniques Hospitalieres N°729, www.techniques-hospitalieres.fr, p. 2, octobre 2011.

[5] « Code de la commande publique - Légifrance », Ed Legifrance Paris, mai 2022. Consulté le : 26 juin 2022. [En ligne]. Disponible sur : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/texte_lc/LEGITEXT000037701019/

[6] « Hospices Civils de Lyon - Centre Hospitalier Universitaire », HCL Hospices Civils de Lyon. https://www.chu-lyon.fr/ (consulté le 24 février 2022).

[7] « Dossier complet − Commune de Lyon (69123) | Insee », Insee Institut national de la statistique et des études économiques, 17 janvier 2022. https://www.insee.fr/fr/statistiques/2011101?geo=COM69123 (consulté le 24 février 2022).

[8] D. Guillot et al, Spécial Bicentenaire : Deux siècles au service des malades. Lyon : Journal des HCL, 2002.

[9] Le Ptit Biomed, « La distinction entre acheteur et ingénieur biomédical », Le Ptit Biomed, 17 février 2022. http://ptitbiomed.fr/la-distinction-entre-acheteur-et-ingenieur-biomedical/ (consulté le 25 avril 2022).

[10]V. Jouvenne, « Travaux AFIB : gestion optimisée du parc d’imagerie (GOPI) - », Association de Polytech Lyon des Eleves Ingénieurs en Biomédical, 30 novembre 2019. http://apleb.fr/decouvrez-le-monde-du-biomedical-hospitalier/travaux-afib-gestion-optimisee-du-parc-d-imagerie-gopi/ (consulté le 25 avril 2022).

[11]M. Boyer et M.-J. Ory, « L’échographe prend place dans l’imagerie de l’avenir », Techniques Hospitalières N°775, www.techniques-hospitalieres.fr, Caen - Metz, p. 2, avril 2019.

[12]« Arrêté du 1er mars 2021 relatif à l’autorisation du protocole de coopération : Réalisation d’échographies des veines et/ou artères des membres supérieurs par une infirmière en lieu et place d’un médecin », Ed Legifrance, Paris, JORF n°0053 du 3 mars 2021, mars 2021. Consulté le : 11 mai 2022 [En ligne]. Disponible sur : https://www.legifrance.gouv.fr/eli/arrete/2021/3/1/SSAH2101823A/jo/texte

[13] Le Ptit Biomed et P.-E. COLOT, « Echographe : le nouveau stéthoscope ? », Le Ptit Biomed, 14 septembre 2020. http://ptitbiomed.fr/echographe-le-nouveau-stethoscope/ (consulté le 25 avril 2022).

[14]G. Farges, « Management des Processus et Performance », présenté à UE IDCA : Management de la Qualité et des Organisations Biomédicales, Université de technologie de Compiègne, 2021.

[15]EckoDeath, « Plan Vierge - Plan 1 pièce 18 m2 », ArchiFacile, 24 février 2013. https://www.archifacile.fr (consulté le 5 juin 2022).

[16]A. Jaborska, « Achats biomédicaux - Achats innovants », présenté à UE IDCE Cycle de vie du DM, Université de technologie de Compiègne, 6 octobre 2020.

[17]« Article R2111-1 - Code de la commande publique - Légifrance », Ed Legifrance Paris, Version en vigueur depuis le 01 avril 2019, avr. 2019. Consulté le : 30 mai 2022. [En ligne]. Disponible sur : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000037731045

[18]« Article L2124-4 - Code de la commande publique - Légifrance », Ed Legifrance Paris, Version en vigueur depuis le 01 avril 2019, avr. 2019. Consulté le : 9 juin 2022. [En ligne]. Disponible sur : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000037703563/

[19]« Article R2124-3 - Code de la commande publique - Légifrance », Ed Legifrance Paris, Version en vigueur depuis le 22 juillet 2019, juill. 2019. Consulté le : 9 juin 2022. [En ligne]. Disponible sur : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000038808578/

[20]« PLACE - Plate-forme des achats de l’Etat ». www.marches-publics.gouv.fr (consulté le 9 juin 2022).

[21]J.-M. PICARD, « Cours AMDEC (Analyse des modes de défaillance, de leurs effets et de leurs criticité) et Maîtrise des risques », présenté à FQ01 - Economie globale et management de la qualité, Université de technologie de Compiègne, 2013. [En ligne]. Disponible sur : http://www.utc.fr/~picardje/index.html

Annexe

Annexe 1 : Tableaux explicatifs de la gestion des risques (Source : Auteure d’après [21])

• Echelle de pro­ba­bi­li­té pour que le risque se produise

• Echelle de gra­vi­té du risque

• Echelle de criticité

La cri­ti­ci­té C déter­mine l’importance d’un risque et cor­res­pond au pro­duit entre la pro­ba­bi­li­té d’occurrence et la gravité.