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• Louis ROUSSEL :

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A rap­pe­ler pour tout usage : L. ROUSSEL, "Mise à jour des mar­chés de main­te­nance, pro­cé­dures d'achat de maté­riel et conso­li­da­tion des métho­do­lo­gies", Uni­ver­si­té de Tech­no­lo­gie de Com­piègne (France), Mas­ter Ingé­nie­rie de la san­té, Par­cours Tech­no­lo­gies Bio­mé­di­cales et Ter­ri­toires de San­té (TBTS), Rap­port de stage, réf n° IDS161, juillet 2022. https://travaux.master.utc.fr/formations-master/ingenierie-de-la-sante/ids161

Remerciements

Mes remer­cie­ments à Mickaël BOURJAC, pour son aide et son ami­ca­li­té, qui a su me conseiller et me mettre en contact avec les bonnes personnes.

Mes remer­cie­ments les plus sin­cères à Maxime RIVES, mon tuteur de stage, grâce à qui j'ai pu réa­li­ser ce stage, pour son pro­fes­sion­na­lisme, sa bien­veillance, sa dis­po­ni­bi­li­té et son accom­pa­gne­ment tout au long de ces 6 mois.

Mes remer­cie­ments à Pierre, Maxime, Anaïs, Alexandre et Fran­çois, ingé­nieurs bio­mé­di­caux qui ont su m'aider et me gui­der à tra­vers les dif­fé­rentes mis­sions qui m'ont été confiées.

Mes remer­cie­ments à l'ensemble de l'équipe du STBM, Mélo­die, Chris­tine, Haf­sia, Océane, Nico­las, David, Julien C, Julien R, Antoine, Flo­rian, Tho­mas, Guillaume, pour leur accueil cha­leu­reux et le par­tage de leurs connaissances.

Mes remer­cie­ments à David LELLION, d'avoir su répondre avec jus­tesse à toutes mes interrogations.

Mes remer­cie­ments à Gil­bert FARGES, mon sui­veur UTC, pour ses retours construc­tifs et conseils avi­sés concer­nant mon sujet de stage.

Enfin, mes remer­cie­ments à mes parents, qui me sou­tiennent depuis tou­jours et me per­mettent de réa­li­ser mes études.

Résumé

Ce rap­port de stage s'inscrit dans une démarche d'amélioration des métho­do­lo­gies de sui­vi des contrats de main­te­nances des dis­po­si­tifs médi­caux. Ces main­te­nances sont réa­li­sées afin de répondre à la poli­tique de main­te­nance mise en place au sein de l'établissement de san­té. Cette poli­tique est indis­pen­sable afin de main­te­nir un niveau de per­for­mance et de sécu­ri­té répon­dant aux normes règle­men­taires pour un équi­pe­ment, assu­rant un soin cor­rect et sans risque pour le patient.

Tout au long de ce stage, j'ai pu déve­lop­per et mettre en place un outil ain­si que des méthodes de tra­vail ayant pour objec­tif de faci­li­ter le renou­vel­le­ment des contrats de main­te­nance, assu­rant que les équi­pe­ments concer­nés soient tou­jours cou­verts par un contrat.

Abstract

This inter­n­ship report is part of a pro­cess to improve metho­do­lo­gies for moni­to­ring main­te­nance contracts for medi­cal devices. These main­te­nances are car­ried out in order to com­ply with the main­te­nance poli­cy imple­men­ted within the heal­th­care faci­li­ty. This poli­cy is essen­tial in order to main­tain a level of per­for­mance and safe­ty that meets regu­la­to­ry stan­dards for equip­ment, ensu­ring cor­rect care and without risks for the patient.

Throu­ghout this inter­n­ship, I was able to deve­lop and imple­ment a tool as well as wor­king methods aimed at faci­li­ta­ting the rene­wal of main­te­nance contracts, ensu­ring that the equip­ment concer­ned are always cove­red by a contract.

Liste des abréviations

• AFIB : Asso­cia­tion Fran­çaise des Ingé­nieurs Biomé­di­caux
• AFNOR : Asso­cia­tion Fran­çaise de NORmali­sa­tion
• ANSM : Agence Natio­nale de Sécu­ri­té du Médi­ca­ment et des pro­duits de santé
• DALH : Direc­tion des Achats Logis­tiques et Hôte­lières
• DSIO : Direc­tion du Système d'Infor­ma­tion et de l'Orga­ni­sa­tion
• CCAP : Cahier des Clauses Admi­nis­tra­tives Parti­cu­lières
• CCP : Cahier des Clauses Parti­cu­lières
• CCTP : Cahier des Clauses Tech­niques Parti­cu­lières
• CHMS : Centre Hospi­ta­lier Métro­pole Savoie
• CHU : Centre Hospi­ta­lier Univer­si­taire
• COFRAC : COmité FRançais d'ACcré­di­ta­tion
• DSI : Direc­tion des Soins Infir­miers
• EHPAD : Etablis­se­ment d'Héber­ge­ment pour Personne Agées Dépen­dantes
• GCS : Grou­pe­ment de Coopé­ra­tion Sani­taire
• GHT : Grou­pe­ment Hospi­ta­lier de Terri­toire
• GIE : Grou­pe­ment d'Inté­rêt Econo­mique
• GMAO : Gestion de Main­te­nance Assis­tée par Ordi­na­teur
• HAS : Haute Auto­ri­té de Santé
• HCL : Hospices Civils de Lyon
• HT : Hors Taxes
• IFAS : Insti­tut de Forma­tion d'Aides-Soignant(e)s
• IFSI : Insti­tut de Forma­tion en Soins Infir­miers
• IRM : Image­rie par Réso­nance Magné­tique
• MAD : Mise A Dispo­si­tion
• MAPA : Marché A Procé­dure Adap­tée
• ONDAM : Objec­tif Natio­nal des Dépenses d'Assu­rance Mala­die
• ORL : Oto-Rhino-Laryn­go­lo­gie
• PE22 : Plan d'Equi­pe­ment 2022
• SAV : Service Après-Vente
• SpO2 : Satu­ra­tion pulsée en Oxygène
• SSR : Soins de Suite et de Réadap­ta­tion
• STBM : Service des Tech­no­lo­gies BioMédi­cales
• TTC : Toutes Taxes Comprises
• URCN : Urgences, Réani­ma­tion, Cardio­lo­gie, Neuro­lo­gie

Téléchargements

Mémoire complet :

Mise à jour des marchés de maintenance, procédures d'achat de matériel et consolidation des méthodologies

Introduction

Du fait de la jeu­nesse de la dis­ci­pline, l'ingénierie bio­mé­di­cale manque encore d'outils des­ti­nés spé­ci­fi­que­ment au fonc­tion­ne­ment de la dis­ci­pline. De nom­breuses bonnes pra­tiques sont pro­po­sées, notam­ment par l'Association Fran­çaise des Ingé­nieurs Bio­mé­di­caux (AFIB), IRBM News ou encore l'UTC. En ce qui concerne la ges­tion des contrats de main­te­nance, dif­fé­rentes méthodes sont mises à l'œuvre, mais aucune d'entre elle n'est encore optimale.

C'est dans ce contexte qu'il est étu­dié dans ce rap­port la ges­tion des contrats de main­te­nance au Centre Hos­pi­ta­lier Métro­pole Savoie, avec une réflexion autour de la mise en place de dif­fé­rents outils adap­tés au fonc­tion­ne­ment actuel du service.

Dans un pre­mier temps, il est trai­té le contexte de fonc­tion­ne­ment du CHMS, de sa place au sein du GHT Savoie Bel­ley, et la struc­ture du ser­vice bio­mé­di­cal. Puis, il est abor­dé le cas de la ges­tion de la main­te­nance au CHMS, et plus géné­ra­le­ment les mis­sions réa­li­sées par l'ingénieur bio­mé­di­cal. Enfin, ce rap­port se conclut par un bilan per­son­nel et pro­fes­sion­nel de ces 6 mois de stage et des com­pé­tences acquises au cours du Master.

Partie 1 : Le CHMS, établissement support du GHT Savoie-Belley

1.1. Le groupement Hospitalier de Territoire Savoie-Belley

1.1.1. Le rôle des GHT

Les GHT ont été fon­dés suite à la loi San­té de 2016, ayant pour but de créer une coopé­ra­tion entre les éta­blis­se­ments de san­té publics d'un même ter­ri­toire. L'objectif est alors de garan­tir à l'ensemble des patients un accès aux soins, tout en limi­tant les inéga­li­tés ter­ri­to­riales en santé.

Ain­si, 136 GHT ont été créés en France, regrou­pant de 2 à 20 éta­blis­se­ments, pour un total de 898 éta­blis­se­ments [1].

Pour mettre en place une poli­tique com­mune au sein d'un GHT, l'établissement sup­port va pro­po­ser des pro­jets médi­caux de soins par­ta­gés. Ces pro­jets ont pour voca­tion de diri­ger des actions com­munes, par une stra­té­gie médi­cale, vers un déve­lop­pe­ment orga­ni­sé per­met­tant de répondre aux besoins des patients en fonc­tion de la répar­ti­tion ter­ri­to­riale. Afin d'accomplir ces pro­jets médi­caux, il est néces­saire que l'établissement sup­port assure cer­taines fonc­tions pour l'ensemble du GHT, telles que l'achat. En effet, la conver­gence des mar­chés d'achat au sein d'un GHT per­met de mettre en place une pro­cé­dure unique qui couvre l'ensemble des éta­blis­se­ments, ce qui per­met d'optimiser les coûts, tout en met­tant en com­mun dif­fé­rentes exper­tises des équipes soi­gnantes, tech­niques et admi­nis­tra­tives [2].

De plus, la réforme GHT impose la créa­tion d'un dos­sier patient unique et com­mun au GHT, faci­li­tant l'accès aux exa­mens réa­li­sés, aux résul­tats, ain­si qu'aux anté­cé­dents du patient [3].

1.1.2. Le GHT Savoie-Belley

Le GHT Savoie-Bel­ley est com­po­sé de huit éta­blis­se­ments répar­tis en Savoie, à l'exception du centre hos­pi­ta­lier Bugey Sud, situé à Bel­ley dans l'Ain :

• Centre Hos­pi­ta­lier Métro­pole Savoie
• Centre Hos­pi­ta­lier Albert­ville Moutiers
• Centre Hos­pi­ta­lier de Bourg St Maurice
• Centre Hos­pi­ta­lier de Saint Jean de Maurienne
• Centre Hos­pi­ta­lier de Modane
• Centre Hos­pi­ta­lier Bugey Sud
• Centre Hos­pi­ta­lier Spé­cia­li­sé de la Savoie
• Centre Hos­pi­ta­lier Michel Dubettier

Figure 1 : Position des différents établissements du GHT Savoie-Belley [4]

Le GHT Savoie-Bel­ley doit faire face à plu­sieurs contraintes. D'une part, la géo­gra­phie de cette région mon­ta­gneuse entraîne un éloi­gne­ment des dif­fé­rents éta­blis­se­ments. En effet, le GHT est struc­tu­ré par deux grandes val­lées alpines (la Taren­taise et la Mau­rienne), sans pos­si­bi­li­tés d'interconnexion hor­mis quelques cols dif­fi­ci­le­ment pra­ti­cables en hiver. Le débou­ché natu­rel se trouve alors être Cham­bé­ry, qui se situe en moyenne à 53 minutes de tra­jet des autres éta­blis­se­ments du GHT. D'autre part, le tou­risme impor­tant en période hiver­nale et esti­vale requiert une orga­ni­sa­tion per­met­tant d'assurer la dis­po­ni­bi­li­té suf­fi­sante en équi­pe­ments bio­mé­di­caux pour tous les patients.

Lors de la consti­tu­tion du GHT, le Centre Hos­pi­ta­lier Métro­pole Savoie a été dési­gné comme éta­blis­se­ment sup­port. La conven­tion consti­tu­tive du GHT pré­voit notam­ment des moda­li­tés d'association entre le CHU Gre­noble-Alpes, les HCL et le CHMS.

1.2. Le Centre Hospitalier Métropole Savoie

1.2.1. Organisation des activités

Le CHMS a été for­mé suite à la fusion en 2015 de l'hôpital de Cham­bé­ry et de celui d'Aix-les-Bains. Depuis octobre 2017, le CHMS forme un GCS avec la cli­nique Her­bert située à Aix-les-Bains [5]. De plus, le CHMS est en charge de la ges­tion et l'exploitation du labo­ra­toire du centre hos­pi­ta­lier Bugey Sud. Enfin, le CHMS est membre du GIE Ima­ge­rie médi­cale de Savoie, qui regroupe le CHMS et des radio­logues pri­vés pour assu­rer l'exploitation conjointe d'équipements lourds d'imagerie médi­cale (2 IRM et 1 scan­ner au CHMS, IRM de Maché, IRM du Médi­pôle de Savoie) [6].

Le CHMS pro­pose ain­si de nom­breuses spé­cia­li­tés médi­cales et chi­rur­gi­cales répar­ties sur dif­fé­rents sites. On peut ain­si retrou­ver sur le site de Chambéry :

• Le bâti­ment "Nou­vel Hôpi­tal" : ser­vices de méde­cine géné­rale et spé­cia­li­sée, urgences, labo­ra­toire, radio­thé­ra­pie, ima­ge­rie, phar­ma­cie, bloc opé­ra­toire ambulatoire
• Le bâti­ment "L'Eveillon" : mater­ni­té, gyné­co­lo­gie, néo­na­ta­lo­gie, bloc opé­ra­toire cen­tral, stérilisation
• Le bâti­ment "Ancien Hôpi­tal" qui est en cours de réha­bi­li­ta­tion, il accueille­ra l'extension de la sté­ri­li­sa­tion et du bloc opé­ra­toire (2 nou­velles salles), ain­si que l'espace san­té publique et l'unité d'accueil et de soins pour les sourds
• Le bâti­ment "Sainte-Hélène" : san­té publique, ensei­gne­ment par simu­la­tion et méde­cine nucléaire
• Un IFSI et IFAS
• 4 EHPADs, SSR

Figure 2 : Plan du site de Chambéry [7]

Et sur le site d'Aix-les-Bains :

• Le bâti­ment "Grand Port" : urgences, chi­rur­gie ambu­la­toire, méde­cine, labo­ra­toire, ima­ge­rie, phar­ma­cie, SSR et un accueil de jour pour les per­sonnes atteints d'Alzheimer
• Le bâti­ment "Reine Hor­tense" : rhu­ma­to­lo­gie, SSR pour les affec­tions du sys­tème ner­veux méde­cine phy­sique et rééducation
• 3 EHPADs

Figure 3 : Plan du site d'Aix-les-Bains [7]

L'organisation du CHMS est struc­tu­rée en 9 pôles d'activité : Urgences – Réani­ma­tion – Car­dio­lo­gie – Neu­ro­lo­gie (URCN) ; le pôle Chi­rur­gie – Anes­thé­sie ; le pôle Mère – Enfant ; le pôle Méde­cine spé­cia­li­sée et can­cé­ro­lo­gie ; le pôle Médi­co-tech­nique ; le pôle Spé­cia­li­tés médi­cales – San­té publique ; le pôle Héber­ge­ment – Géria­trie ; le pôle Court-séjour Aix-les-Bains – SSR ; le pôle Géria­trie Aix-les-Bains. Cha­cun de ces pôles est pla­cé sous l'autorité d'un chef de pôle assis­té par un cadre supé­rieur et un direc­teur réfé­rent appar­te­nant aux direc­tions admi­nis­tra­tives [8].

1.2.2. Plateau technique et budget

Le CHMS, 5^ème centre hos­pi­ta­lier de la région Auvergne-Rhône-Alpes après 4 CHU, c'est, en 2020 [9] :

• 1 912 lits et places
• 113 361 hospitalisations
• 3 120 accouchements
• 18 299 inter­ven­tions chirurgicales
• 75 661 pas­sages aux urgences
• 5 051 professionnels
• 2 906 853€ d'équipements bio­mé­di­caux sur un bud­get de 10 100 000€ (en 2020)
• 1 héli­co­ptère SMUR sur la sai­son hiver­nale, 2 SMUR héli­por­tés mon­tagne de la Savoie et du sec­teur de Belley

Le CHMS dis­pose d'un pla­teau tech­nique impor­tant, avec [9] :

• 1 robot chi­rur­gi­cal Da Vin­ci Xi
• Un pla­teau d'imagerie complet :
  • 3 IRM (dont un 3T)
  • 3 scan­ners
  • 1 PET-Scan
  • 3 gam­ma-camé­ras
• 4 accé­lé­ra­teurs de par­ti­cules (avec 1 scan­ner de simulation)
• 28 postes d'hémodialyse
• 11 salles de bloc opé­ra­toire cen­tral (dont 1 salle de radio­lo­gie inter­ven­tion­nelle) et 1 salle de césa­rienne avec réani­ma­tion néonatale
• 10 salles de bloc ambu­la­toire (6 sur le site de Cham­bé­ry, 4 sur le site d'Aix-les-Bains dont une dédiée aux exa­mens d’endoscopie)
• 1 salle de coro­na­ro­gra­phie, au sein du bloc ambu­la­toire de Chambéry
• Labo­ra­toires de bio­lo­gie médi­cale et d'anatomopathologie
• Phar­ma­cie avec uni­té de chimiothérapie
• Robots de dis­pen­sa­tion des médi­ca­ments, non gérés par le STBM
• Uni­té de stérilisation

1.3. Le Service des Technologies Biomédicales

Le STBM est situé sur le site de Cham­bé­ry, dans le bâti­ment Nou­vel Hôpi­tal. Il est com­po­sé de 4 ingé­nieurs bio­mé­di­caux (dont 1 res­pon­sable de ser­vice et 1 ingé­nieur en CDD jusqu’en mai 2023), 9 tech­ni­ciens bio­mé­di­caux (dont 1 res­pon­sable d'atelier et 1 tech­ni­cien par­ta­gé entre la DSIO et le STBM pré­sent à la cli­nique Her­bert dans le cadre du GCS), 1 ache­teuse (ges­tion du por­te­feuille d'instrumentation et achat de consom­mables) et 2 ges­tion­naires (com­mande et liqui­da­tion de fac­ture d'équipements, sui­vi des immo­bi­li­sa­tions comp­tables, des contrats de main­te­nance et des dépenses d'exploitation).

Figure 4 : Organigramme du Service des Technologies BioMédicales [Source : document interne]

Au sein du ser­vice, l'ingénieur bio­mé­di­cal assure la ges­tion du parc d'équipements de l'établissement. En lien avec les équipes soi­gnantes, il s'assure de répondre à leurs attentes en iden­ti­fiant l'équipement le plus adap­té à leurs besoins, tout en étant limi­té par les contraintes bud­gé­taires et d'aménagement. Pour se faire, il est néces­saire de réa­li­ser une veille tech­no­lo­gique et règle­men­taire continue.

Pour pilo­ter les dif­fé­rents achats, l'ingénieur bio­mé­di­cal peut s'appuyer sur le plan d'équipement, qui est un recen­se­ment éta­bli en fin d'année des besoins des ser­vices pour l'année sui­vante. Ce plan est dis­cu­té par une com­mis­sion, qui valide, rééva­lue ou refuse les demandes. A la fin de l'élaboration de ce plan, le bud­get pré­vi­sion­nel doit être au plus proche du bud­get alloué par l'établissement. Une com­mis­sion se réunit à la mi-année, pour faire un état des lieux de l’avancement des dif­fé­rents dos­siers vali­dés en début d'année. En accord avec la com­mis­sion, le plan d’équipements peut alors être modi­fié ou ajus­té pour dif­fé­rentes rai­sons (bud­get dépas­sé, nou­velle prio­ri­sa­tion de pro­jets, inca­pa­ci­té de fina­li­ser un pro­jet sur l’année en cours).

Enfin, l'une des mis­sions de l'ingénieur bio­mé­di­cal va être d'assurer la main­te­nance de l'ensemble du parc d'équipements, de la mise en ser­vice à la réforme. Pour cela, il peut éta­blir des contrats avec des pres­ta­taires ou s'appuyer sur les com­pé­tences des tech­ni­ciens bio­mé­di­caux du service.

Au sein de l'atelier bio­mé­di­cal, les tech­ni­ciens bio­mé­di­caux vont assu­rer la réa­li­sa­tion des main­te­nances pré­ven­tives et cor­rec­tives. La main­te­nance pré­ven­tive est une visite ou inter­ven­tion de main­te­nance sys­té­ma­tique, qui a pour but d’assurer une conti­nui­té de ser­vice opti­mum des équi­pe­ments et logi­ciels. Ces main­te­nances sont obli­ga­toires ou recom­man­dées, et doivent être conformes à la régle­men­ta­tion en vigueur, ain­si qu’aux recom­man­da­tions et agré­ments des construc­teurs. La main­te­nance cor­rec­tive est une inter­ven­tion effec­tuée ayant pour objet la remise en état des équi­pe­ments et logi­ciels à la suite d’une défaillance.

Lorsque le dis­po­si­tif médi­cal le per­met, chaque ser­vice peut venir dépo­ser un équi­pe­ment défec­tueux dans la zone de dépôt du ser­vice bio­mé­di­cal. Le ser­vice devra au préa­lable com­plé­ter une fiche de demande d’intervention qu’il join­dra à l’équipement concer­né lors de son dépôt. L’atelier bio­mé­di­cal pren­dra ensuite en charge l'appareil. Si la main­te­nance de l’équipement est assu­rée par un pres­ta­taire (rai­sons tech­niques ou finan­cières), le tech­ni­cien en charge de l’équipement le fera inter­ve­nir. Une fois remis en état, l'équipement sera remis dans la zone de retrait tout en aver­tis­sant le ser­vice concer­né, qui vien­dra le récupérer.

Si l’équipement n’est pas dépla­çable, le ser­vice fera une demande d’intervention via le module Web de la GMAO, et la main­te­nance sera alors assu­rée dans le ser­vice médi­cal concer­né, soit par un tech­ni­cien, soit par un prestataire.

Afin d'assurer la conti­nui­té des soins, une astreinte le soir et le same­di est mise en place pour la dia­lyse. Cette astreinte est par­ta­gée entre les tech­ni­ciens spé­cia­li­sés en dia­lyse (4 tech­ni­ciens concernés).

Un bud­get est alloué chaque année au STBM. Ce bud­get per­met de finan­cer les main­te­nances, l'achat d'équipements et de consommables.

Ce bud­get se décom­pose en 2 grandes catégories :

• Bud­get d’investissement (appe­lé bud­get de classe 2)
• Bud­get d’exploitation (appe­lé bud­get de classe 6)

Le bud­get Inves­tis­se­ment est décou­pé en plu­sieurs enveloppes :

• L'enveloppe PE22 concerne les inves­tis­se­ments pour des nou­veaux équi­pe­ments ou des renou­vel­le­ments d'équipements ins­tal­lés. Cette enve­loppe est de 2 280 000€ en 2022. Ce PE22 com­prend plu­sieurs sous catégories :
  • Les impré­vus, qui concerne les équi­pe­ments qui n'ont pas été pré­vus au PE22 (casse, plus de pièce déta­chées, irré­pa­rable, …). Cette part s'élève à 250 000€ en 2022
  • Le petit maté­riel, qui est l'achat de petits équi­pe­ments (pousse-seringue, pompe à per­fu­sion, ther­mo­mètre, ten­sio­mètre, …). Cette part s'élève à 120 000€ en 2022
  • Les ins­tru­ments chi­rur­gi­caux, qui regroupe les nou­veaux ins­tru­ments pour le bloc opé­ra­toire (moteurs chi­rur­gi­caux, optiques, pièces à main, …). Cette part s'élève à 100 000€ en 2022
• L'enveloppe INVHOP22 (INVes­tir pour l'HOPital 2022) est un bud­get sup­plé­men­taire attri­bué par l'ARS dans le cadre de l'engagement Ma San­té 2022. Ces res­sources sup­plé­men­taires font par­tie du réhaus­se­ment de l'ONDAM sur 2020-2022 (Pour le CHMS : 156 000€ en 2020, 378 000€ en 2021)
• L'enveloppe Pro­jet concerne l'investissement pour les gros pro­jets de l'hôpital. En 2022, cette enve­loppe concerne le pro­jet Dorst­ter (réha­bi­li­ta­tion de l'ancien hôpi­tal), avec la nou­velle uni­té de stérilisation
• L'enveloppe EQLOU concerne les équi­pe­ments lourds (IRM, scan­ner, accé­lé­ra­teurs de par­ti­cules, …). En 2022, cette enve­loppe est uti­li­sée pour le renou­vel­le­ment d'une gam­ma-camé­ra et un ser­veur vir­tuel de post-traitement
• L'enveloppe GIE est uti­li­sée dans le cadre du GIE Ima­ge­rie médi­cale de Savoie, avec un pro­jet de renou­vel­le­ment d'IRM

Le bud­get Exploi­ta­tion regroupe le bud­get uti­li­sé dans le cadre des contrats de main­te­nance, des répa­ra­tions, l'achat de pièces déta­chées et les consom­mables. En 2022, le mon­tant de cette enve­loppe est de 5 725 000€ (dont 3 100 000€ en contrats de maintenance)

Figure 5 : Parts des différentes enveloppes du budget accordé au STBM [Source : auteur]

Comme le montre la figure pré­cé­dente, le bud­get dédié aux contrats repré­sente envi­ron un quart du bud­get total du ser­vice. Cette part impor­tante s'explique par le mon­tant éle­vé des coûts de main­te­nances sur les appa­reils d'imagerie, de radio­thé­ra­pie et de laboratoire.

Partie 2 : La maintenance, cœur d'activité du biomédical

2.1. Définition, acteurs, cadre réglementaire

La main­te­nance est, comme défi­nie dans la norme NF X 60-000 de l'AFNOR, "l'ensemble des acti­vi­tés ayant pour objec­tif de main­te­nir ou réta­blir un bien dans un état spé­ci­fié de fonc­tion­ne­ment pour éta­blir une fonc­tion requise" [10].

La main­te­nance est donc l'ensemble des actions tech­niques, admi­nis­tra­tives et mana­gé­riales, visant à conser­ver un fonc­tion­ne­ment répon­dant aux normes régle­men­taires. Un ser­vice bio­mé­di­cal doit ain­si mettre en place une poli­tique de main­te­nance, en pre­nant en compte les moyens humains (com­pé­tences des tech­ni­ciens bio­mé­di­caux), règle­men­taires (décret 2001-1154 et arrê­té du 3 mars 2003, fixant la liste des dis­po­si­tifs médi­caux sou­mis à l'obligation de main­te­nance et contrôles qua­li­tés), finan­ciers, … Selon la poli­tique de main­te­nance mise en place, il sera déci­dé de réa­li­ser pour les équi­pe­ments sou­mis à celle-ci, une main­te­nance pré­ven­tive et/ou une main­te­nance corrective.

L'obligation de main­te­nance s'applique aux :

• Dis­po­si­tifs médi­caux néces­saires à la pro­duc­tion et à l’interprétation des images de radiodiagnostic
• Dis­po­si­tifs médi­caux néces­saires à la défi­ni­tion, à la pla­ni­fi­ca­tion et à la déli­vrance des trai­te­ments de radiothérapie
• Dis­po­si­tifs médi­caux néces­saires à la réa­li­sa­tion des actes de méde­cine nucléaire
• Autres dis­po­si­tifs médi­caux expo­sants les per­sonnes à des rayon­ne­ments ionisants
• Dis­po­si­tifs médi­caux de classes IIb et III autres que ceux men­tion­nés ci-des­sus [11]

En plus de l'obligation de main­te­nance pré­ven­tive pour les équi­pe­ments cités ci-des­sus, cer­tains équi­pe­ments peuvent être sou­mis à une obli­ga­tion de contrôle qua­li­té. Le contrôle qua­li­té est l'ensemble des opé­ra­tions des­ti­nées à éva­luer le main­tien des per­for­mances reven­di­quées par le fabri­cant (ou fixé par le direc­teur géné­ral de l'ANSM le cas échéant) [12]. Ils peuvent être réa­li­sés en interne (par l'exploitant ou par un pres­ta­taire sous sa res­pon­sa­bi­li­té), ou en externe (par un orga­nisme accré­di­té). Ces contrôles qua­li­tés concernent les tes­teurs uti­li­sés dans l'atelier bio­mé­di­cal, les accé­lé­ra­teurs de par­ti­cules, les scan­ners et équi­pe­ments de radio­lo­gie, les auto­mates et équi­pe­ments de labo­ra­toire, les IRM, …

Les acteurs de la main­te­nance bio­mé­di­cale sont divers. Le rôle des ingé­nieurs bio­mé­di­caux va être de défi­nir une poli­tique de main­te­nance, qu'il va mettre en place en éta­blis­sant des contrats avec les pres­ta­taires et en défi­nis­sant les mis­sions des tech­ni­ciens bio­mé­di­caux. Ces der­niers vont réa­li­ser les main­te­nances (pré­ven­tives ou cor­rec­tives) pour les­quelles ils ont les com­pé­tences tech­niques, et vont pro­gram­mer les main­te­nances pré­ven­tives, faire les demandes d'interventions cor­rec­tives et les com­mandes de pièces déta­chées auprès des pres­ta­taires. Enfin, les pres­ta­taires vont avoir un rôle de four­nis­seur de pres­ta­tions de main­te­nances et de contrôles qua­li­té, ain­si que de pièces détachées.

2.2. Problématique, état des lieux

Le ser­vice bio­mé­di­cal du CHMS est plu­tôt auto­nome. En effet, les fac­tures sont gérées en internes par les deux ges­tion­naires du ser­vice, qui s'occupent ensuite d'envoyer les infor­ma­tions dont la direc­tion des affaires finan­cières a besoin. De plus, contrai­re­ment à d'autres éta­blis­se­ments, l'achat d'instruments chi­rur­gi­caux et des consom­mables non sté­riles sont ache­tés par le ser­vice biomédical.

En ce qui concerne les équi­pe­ments du labo­ra­toire et ceux liés à des consom­mables sté­riles, le ser­vice bio­mé­di­cal va tra­vailler en col­la­bo­ra­tion avec d'autres ser­vices de l'hôpital. En effet, la DALH a pour res­pon­sa­bi­li­té la ges­tion des réac­tifs du labo­ra­toire, et la phar­ma­cie s'occupe des consom­mables sté­riles. Il est donc impor­tant de tra­vailler étroi­te­ment avec ces ser­vices afin de défi­nir la meilleure stra­té­gie d'achat et de main­te­nance à mettre en place.

Figure 6 : Ancien processus de mise en place et de suivi d'un contrat de maintenance au STBM [Source : auteur]

Le pro­ces­sus de mise en place et de sui­vi d'un contrat de main­te­nance au STBM est la sui­vante : ce pro­ces­sus débute lorsqu'il va y avoir une néces­si­té de mise en place d'un contrat de main­te­nance (arri­vée d'un contrat à échéance, sor­tie de garan­tie, obli­ga­tion de main­te­nance, poli­tique de main­te­nance interne). La pre­mière étape va être l'évaluation du besoin par les ingé­nieurs bio­mé­di­caux (type de main­te­nance, contraintes règlementaires, …).

La seconde étape est la mise en place de ce contrat ou mar­ché. Dans le cas d'un contrat hors mar­ché, l'ingénieur bio­mé­di­cal demande un contrat selon les besoins qu'il spé­ci­fie au pres­ta­taire de son choix. Une fois le contrat cor­res­pon­dant aux besoins iden­ti­fiés, il est signé par le res­pon­sable du ser­vice bio­mé­di­cal. Dans le cas d'un mar­ché (mon­tant HT dans la caté­go­rie d'équipement (selon le code de nomen­cla­ture des mar­chés publics) par le contrat > 40 000€ sur 4 ans), plu­sieurs choix sont pos­sibles. Si le mar­ché est dis­po­nible en cen­trale d'achat (Uni­Ha, RESAH, UGAP), l'ingénieur se charge de suivre les démarches exi­gées par la cen­trale pour adhé­rer au mar­ché. Si le mar­ché n'est pas dis­po­nible en cen­trale d'achat, il faut mettre en concur­rence les dif­fé­rentes pres­ta­taires selon la pro­cé­dure des mar­chés publics (MAPA, Appel d'offre, …), sauf dans le cas d'un mar­ché d'exclusivité (mar­ché pour lequel seul un pres­ta­taire pour­ra répondre en cas d'appel d'offre). Dans ce cas, l'ingénieur bio­mé­di­cal rédige alors un CCTP et récu­père les docu­ments néces­saires à la mise en place du mar­ché auprès du pres­ta­taire, qu'il trans­met à la cel­lule des mar­chés. Dans le cas où le pres­ta­taire n'a pas l'exclusivité pour la main­te­nance de l'équipements, l'ingénieur bio­mé­di­cal rédige un CCTP qu'il trans­met à la cel­lule des mar­chés, qui se charge des démarches de publi­ca­tion. Après récep­tion des offres, l'ingénieur s'occupe d'évaluer les dif­fé­rents pres­ta­taires ayant répon­du, puis la cel­lule des mar­chés noti­fie le pres­ta­taire rete­nu, qui rem­porte l'appel d'offres.

Une fois la phase de mise en place du mar­ché com­plète, la phase de sui­vi débute. L'ingénieur bio­mé­di­cal va entrer les dif­fé­rentes infor­ma­tions du contrat dans un tableau Excel, qui per­met­tra aux ges­tion­naires de créer le contrat sur la GMAO. Le contrat n'est ensuite plus modi­fié jusqu'à son renou­vel­le­ment ou en cas d'avenant, ou de révi­sion de prix.

Une fois le contrat arri­vé à échéance, si le contrat n'a pas besoin d'être renou­ve­lé celui-ci est archi­vé. A l'inverse, s'il doit être renou­ve­lé, le pro­ces­sus recom­mence au début.

Le pro­blème posé avec ce fonc­tion­ne­ment n'est pas for­cé­ment le pro­ces­sus, mais les docu­ments uti­li­sés. En effet, la rédac­tion d'un CCTP prend du temps, et il existe un manque de visi­bi­li­té, par­mi plus de 200 contrats au CHMS, sur ceux qui sont à renou­ve­ler et leurs dates d'échéance, cau­sant des pro­blèmes d'anticipation. La GMAO uti­li­sée, Asset­Plus, ne pro­pose pas un sui­vi très ergo­no­mique des contrats, ni de réca­pi­tu­la­tif clair et concis. D'autre part, le fait que les infor­ma­tions de la GMAO soient entrées par les ges­tion­naires néces­site une bonne com­mu­ni­ca­tion des infor­ma­tions aux ges­tion­naires quant aux rai­sons et condi­tions dans les­quelles l'ingénieur met en place le contrat (renou­vel­le­ment du contrat, pro­cé­dure pré­vue, équi­pe­ments concer­nés, …). De plus, les infor­ma­tions concer­nant les pres­ta­tions inclues dans le contrat sont par­fois floues ou man­quantes, ce qui implique de recon­tac­ter le pres­ta­taire, et par­fois de réédi­ter le contrat. Enfin, la répar­ti­tion de la res­pon­sa­bi­li­té des contrats entre les ingé­nieurs du ser­vice est très inégale, et il n'existe pas de CCTP type rapi­de­ment rédigeable.

2.3. Outils mis en place

Plu­sieurs solu­tions ont été mises en place pour résoudre ces dif­fé­rents pro­blèmes. Dans un pre­mier temps, afin d'obtenir toutes les infor­ma­tions néces­saires et s'assurer que le pres­ta­taire a bien com­pris et pris en compte les pres­ta­tions qui ont été deman­dées, un for­mu­laire de conte­nu des pres­ta­tions [Télé­char­ge­ments] est envoyé au pres­ta­taire lors de la demande du contrat de main­te­nance. Ce docu­ment regroupe dif­fé­rentes infor­ma­tions : équi­pe­ment, type de contrat, dates, numé­ro du SAV, fré­quence des main­te­nances pré­ven­tives, prêt, autres prestations, …

Le second docu­ment mis en place est un modèle type de CCTP [Télé­char­ge­ments]. Celui-ci a pour but d'être uni­ver­sel et appli­cable pour la plus grande majo­ri­té des mar­chés de main­te­nance. Le rem­plis­sage se veut intui­tif et ergo­no­mique, avec la majo­ri­té des infor­ma­tions rem­plies et des com­men­taires aux endroits à com­plé­ter, ain­si que des indi­ca­tions sur le conte­nu attendu.

Concer­nant la visi­bi­li­té sur les contrats en place, leur renou­vel­le­ment et la com­mu­ni­ca­tion d'informations avec la cel­lule mar­chés et les ges­tion­naires du ser­vice bio­mé­di­cal, il a été déci­dé de mettre en place un outil Excel de sui­vi des contrats de main­te­nance. Ce choix s'explique car le fonc­tion­ne­ment du ser­vice était de regrou­per les infor­ma­tions sur un docu­ment Excel, ce qui néces­site peu de temps d'adaptation au nou­veau fonc­tion­ne­ment. Néan­moins, le pro­blème à l'utilisation de ce docu­ment est qu'il n'était pas mis à jour cor­rec­te­ment, chaque per­sonne avait une façon dif­fé­rente de le rem­plir et il ne pro­pose pas de visua­li­sa­tion claire des informations.

Le chan­ge­ment pour une GMAO qui pro­pose une meilleure solu­tion de sui­vi des contrats n'est pas une solu­tion envi­sa­geable à ce jour. En effet, un chan­ge­ment de GMAO néces­si­te­rait le trans­fert de toutes les don­nées de l'ancienne GMAO vers la nou­velle (rap­ports d'interventions, inven­taire des équi­pe­ments, demandes d'interventions, …), de refor­mer et créer des comptes pour l'ensemble du per­son­nel uti­li­sant la GMAO (ingé­nieurs, ges­tion­naires, tech­ni­ciens, per­son­nel habi­li­té à sai­sir des demandes d'intervention, …), et il fau­drait opé­rer ce chan­ge­ment pour l'ensemble du GHT, car il existe un pro­jet de mutua­li­ser l'ensemble des infor­ma­tions des dif­fé­rentes GMAO du GHT (actuel­le­ment tous les éta­blis­se­ments uti­lisent Asset Plus).

L'outil mis en place est donc un docu­ment Excel fonc­tion­nant avec des contrôles de for­mu­laires codés en VBA, ain­si que des for­mules pour auto­ma­ti­ser cer­taines don­nées gra­phiques de sui­vi. L'outil est décom­po­sé en plu­sieurs feuilles, ayant cha­cune sa fonc­tion. La pre­mière feuille est le tableau de bord [Figure 7], sur laquelle l'outil s'ouvre automatiquement.

Figure 7 : Tableau de bord de l'outil [Source : auteur]

On y retrouve dif­fé­rents gra­phiques de don­nées. Le pre­mier [Figure 8] donne un aper­çu rapide sur le nombre de contrats ayant une échéance pas­sée, donc en retard de renou­vel­le­ment, les contrats arri­vant à échéance dans les 3 pro­chains mois, dont il faut donc prendre en charge (renou­ve­ler, dénon­cer, …), et enfin les autres contrats res­tants, ayant une échéance durant l'année en cours.

Figure 8 : Graphique des échéances de contrats [Source : auteur]

Le second gra­phique [Figure 9] et le 6^ème [Figure 10] repré­sentent la répar­ti­tion des échéances sur les mois de l'année en cours (et sur l'année sui­vante), ain­si que la res­pon­sa­bi­li­té par ingé­nieur. Ce gra­phique per­met de don­ner un aper­çu rapide de la charge de tra­vail sur l'année et ain­si d'anticiper la quan­ti­té de tra­vail selon les mois. A noter que la charge de tra­vail pour le mois de décembre est ici impor­tante car beau­coup de contrats ont des dates basées sur l'année civile. Il faut aus­si prendre en compte que la plu­part ont un renou­vel­le­ment tacite, et il est uni­que­ment néces­saire de véri­fier qu'ils soient tou­jours adap­tés aux besoins et qu'ils soient bien renouvelés.

Figure 9 : Graphique des échéances selon le mois et l'ingénieur référent sur 2022 [Source : auteur]

Figure 10 : Graphique des échéances selon le mois et l'ingénieur référent sur 2023 [Source : auteur]

Les gra­phiques 3 et 4 [Figure 11] mettent en évi­dence la répar­ti­tion des contrats selon l'ingénieur réfé­rent, ain­si que la répar­ti­tion par pôle. Ces deux gra­phiques per­mettent de mettre en évi­dence et tra­vailler sur la répar­ti­tion de la res­pon­sa­bi­li­té des contrats de main­te­nance en fonc­tion des ingé­nieurs. La répar­ti­tion par pôle peut donc aider à cette prise de déci­sion en répar­tis­sant la res­pon­sa­bi­li­té des dif­fé­rents pôles entre ingé­nieurs, en fonc­tion de la quan­ti­té de contrats de chaque pôle.

Figure 11 : Graphique des répartitions entre les référents et pôles [Source : auteur]

Le gra­phique sui­vant [Figure 12] est un indi­ca­teur sur la numé­ri­sa­tion des contrats, ain­si que la sai­sie des contrats dans la GMAO. Ces deux indi­ca­teurs doivent à terme être à 100% de "Oui". En effet, la numé­ri­sa­tion des contrats est un point impor­tant pour assu­rer la bonne tra­ça­bi­li­té du contrat ou com­prendre ce qui avait été mis en place. Le second indi­ca­teur est inté­res­sant pour les ges­tion­naires, leur don­nant une infor­ma­tion sur l'état d'avancement des sai­sies dans la GMAO.

Figure 12 : Graphique de la numérisation des contrats et des saisies dans la GMAO [Source : auteur]

La der­nière infor­ma­tion du tableau de bord est un tableau lis­tant les mar­chés à mettre en place [Figure 13]. Les dates en rouge sont les mar­chés en retard, dont le pré­cé­dent mar­ché est échu. Les dates en orange sont les mar­chés à mettre en place au cours des 3 pro­chains mois, dont il faut avoir com­men­cé les démarches de mise en place du mar­ché. Ce tableau est construit en pre­nant la liste des contrats ayant un mon­tant sur l'année supé­rieur à 12 000€ TTC, sou­mis donc au code des mar­chés publics (pour un mar­ché de 4 ans). Les bou­tons "2021", "2022", "2023" per­mettent d'accéder aux mar­chés à mettre en place pour ces dif­fé­rentes années. Ce tableau est inté­res­sant d'une part pour les ingé­nieurs, afin de pré­voir les mar­chés à mettre en place, qui sont des démarches plus chro­no­phages qu'un contrat hors mar­ché, mais aus­si pour la cel­lule mar­chés, afin qu'ils puissent pré­voir un plan­ning de tra­vail pour la mise en place des mar­chés avant leur échéance.

Figure 13 : Graphique des marchés à mettre en place [Source : auteur]

            La seconde feuille [Figure 14] est la feuille prin­ci­pale, regrou­pant la liste de tous les contrats avec les infor­ma­tions les concer­nant en fonc­tion de dif­fé­rentes catégories :

• Contexte :
  • Pres­ta­taire
  • Equi­pe­ment
  • N° interne
  • Type de contrat (pré­ven­tif, cura­tif, MAD, contrôle qua­li­té, location)
  • Numé­ro de marché
  • Ingé­nieur référent
  • Eta­blis­se­ments concernés
  • Pôle
  • Rat­ta­che­ment (DSIO, DALH, Pharmacie)
  • Pro­cé­dure pré­vue à l'échéance
• Sui­vi :
  • Contrat numé­ri­sé (oui/non)
  • Sai­sie dans la GMAO (oui/non)
  • Com­men­taire
• Dates :
  • Date de démarrage
  • Durée
  • Recon­duc­tion
  • Date d'échéance
  • Pré­avis
• Coût :
  • Coût annuel HT par équipement
  • Mon­tant annuel du contrat TTC
  • Coef­fi­cient de revalorisation
  • Péna­li­tés de retard
• Pres­ta­tions :
  • Fré­quence des visites préventives
  • Nombre de visites curatives
  • Télé­phone du SAV
  • Délai sur panne bloquante
  • Tarif main-d'œuvre
  • For­fait déplacement
  • Lieu de la prestation
  • Prêt (oui/non)
  • Coût du prêt
  • Autres pres­ta­tions inclues
  • Pres­ta­tions exclues

Cette liste a été éta­blie en fonc­tion des infor­ma­tions dont ont besoin les ges­tion­naires et ingé­nieurs bio­mé­di­cal. Le for­mu­laire de conte­nu des pres­ta­tions [Télé­char­ge­ments] a été réa­li­sée en fonc­tion de cette liste d'informations.

Figure 14 : Feuille des contrats [Source : auteur]

Sur la gauche de cette feuille on peut aper­ce­voir 4 bou­tons : Mode, Ajou­ter, Modi­fier, Archiver.

Ces bou­tons per­mettent de réa­li­ser cha­cun dif­fé­rentes actions : le bou­ton "Mode" per­met de pas­ser à un affi­chage de la feuille Excel des contrats vers une vue sim­pli­fiée [Figure 15], avec un tri des contrats par leur date d'échéance. Cet affi­chage per­met une visua­li­sa­tion rapide des contrats à renou­ve­ler pro­chai­ne­ment, avec les seules infor­ma­tions néces­saires qui inté­ressent l'utilisateur pour le renou­vel­le­ment du contrat. Le code cou­leur uti­li­sé pour les dates d'échéances est le sui­vant : rouge pour les contrats dont l'échéance est pas­sée, orange pour les contrats dont la date d'échéance est dans les 3 pro­chains mois, et jaune pour les autres contrats à renou­ve­ler sur l'année civile actuelle.

Figure 15 : Feuille des contrats avec le bouton Mode activé [Source : auteur]

Le bou­ton "Ajou­ter" per­met quant à lui d'ajouter un nou­veau contrat dans le tableau. Pour se faire, un for­mu­laire [Figure 16] s'ouvre, l'utilisateur n'a alors qu'à entrer les dif­fé­rentes infor­ma­tions pré­sentes sur le contrat, et vali­der à l'aide d'un bou­ton, puis les infor­ma­tions sont entrées dans le tableau. Afin d'homogénéiser la façon dont chaque uti­li­sa­teur entre les don­nées, une assis­tance au rem­plis­sage des don­nées est en place. L'utilisateur peut ain­si uti­li­ser les listes dérou­lantes ou écrire uni­que­ment le début de l'information et le rem­plis­sage auto­ma­tique du for­mu­laire se charge de com­plé­ter le texte.

Figure 16 : Formulaire d'ajout d'un contrat [Source : auteur]

Le bou­ton "Modi­fier" per­met, en sélec­tion­nant l'une des cases d'un contrat, d'ouvrir le for­mu­laire de modi­fi­ca­tion [Figure 17]. Ce for­mu­laire récu­père toutes les infor­ma­tions du contrat, l'utilisateur peut alors modi­fier les infor­ma­tions si néces­saire, puis vali­der les infor­ma­tions à l'aide du bou­ton afin d'effectuer les modi­fi­ca­tions dans le tableau.

Figure 17 : Formulaire de modification des contrats [Source : auteur]

Enfin, le bou­ton "Archi­ver" per­met de bas­cu­ler un contrat sélec­tion­né de la feuille "Contrat" vers la feuille "Archive" [Figure 18]. Cette fonc­tion per­met de conser­ver une trace d'un contrat échu ou dénon­cé, pour en consul­ter les infor­ma­tions ultérieurement.

Figure 18 : Feuille des contrats archivés [Source : auteur]

La der­nière feuille de cet outil Excel, appe­lée "Base de don­nées", regroupe l'ensemble des sources de don­nées néces­saires à l'affichage des gra­phiques, ain­si qu'au rem­plis­sage des for­mu­laires. Cette feuille est volon­tai­re­ment mas­quée à l'utilisateur afin d'éviter toute erreur de mani­pu­la­tion. Elle n'est néan­moins pas ver­rouillée et peut être affi­chée, ce afin de per­mettre aux uti­li­sa­teurs de modi­fier les noms des uti­li­sa­teurs ou encore la liste des pres­ta­taires par exemple.

            La mise en place de ces dif­fé­rents outils a per­mis de conso­li­der le pro­ces­sus de mise en place et de sui­vi des contrats [Figure 19]. Les actions en elles-mêmes n'ont pas été gran­de­ment impac­tées, mais ce sont sur­tout les docu­ments et sup­ports mis en place qui vont per­mettre de conso­li­der le pro­ces­sus, ce en aug­men­tant la capa­ci­té d'anticipation des échéances des contrats et la qua­li­té des infor­ma­tions sai­sies, en plus d'une mise en place des mar­chés mieux anti­ci­pée par la cel­lule marchés.

Figure 19 : Nouveau processus de mise en place et de suivi d'un contrat de maintenance au STBM [Source : auteur]

2.4. Conclusion partielle sur l'utilisation des outils

Concer­nant l'utilisation du for­mu­laire des pres­ta­tions du contrat, à envoyer au four­nis­seur, ce docu­ment a per­mis à plu­sieurs reprises de com­plé­ter cer­taines infor­ma­tions non expli­cites ou absentes du contrat. Les infor­ma­tions qui ont été le plus régu­liè­re­ment omises des contrats sont : le numé­ro de télé­phone du SAV, la pos­si­bi­li­té de prêt, le lieu de pres­ta­tion, la fré­quence des main­te­nances pré­ven­tives et le délai sur panne blo­quante. Il reste néan­moins dif­fi­cile de faire rem­plir cette fiche par cer­tains fournisseurs.

Concer­nant le modèle de CCTP, celui-ci pour­rait être amé­lio­ré en tra­vaillant avec la cel­lule mar­chés afin d'en éla­bo­rer un qui regrou­pe­rait uni­que­ment les infor­ma­tions néces­saires à la rédac­tion du CCP. De cette façon, l'ingénieur bio­mé­di­cal gagne du temps en ne ren­sei­gnant que les infor­ma­tions utiles à l'établissement du mar­ché, et la cel­lule mar­chés en gagne en accé­dant rapi­de­ment à l'information utile.

Enfin, concer­nant l'outil de sui­vi des contrats, il faut lais­ser le temps au ser­vice bio­mé­di­cal de se l'approprier et l'utiliser sur la durée pour pou­voir juger réel­le­ment de son effi­ca­ci­té. Son éla­bo­ra­tion a tout de même per­mis de remettre à jour, cor­ri­ger et com­plé­ter la liste des nom­breux contrats de main­te­nance de l'établissement. De plus, le renou­vel­le­ment de cer­tains contrats échus n'avait pas été pris en compte, et cer­tains équi­pe­ments issus de contrats de MAD n'avaient pas été réfé­ren­cés dans la GMAO, donc non suivis.

Son uti­li­sa­tion jusqu'ici a aus­si per­mis de sou­le­ver des ques­tions sur une nou­velle répar­ti­tion par pôle des contrats entre les ingé­nieurs réfé­rents, puisque l'un d'eux pos­sède la res­pon­sa­bi­li­té d'environ trois quarts des contrats de maintenance.

En termes d'amélioration de l'outil, on pour­rait pro­po­ser l'intégration des sor­ties de garan­tie des équi­pe­ments de la poli­tique de main­te­nance pour les­quels une main­te­nance pré­ven­tive, cura­tive ou un contrôle qua­li­té doit être réa­li­sé. Pour se faire, on pour­rait pré­voir, lors de l'achat d'un équi­pe­ment, de lis­ter cet équi­pe­ment dans une nou­velle feuille de l'outil, en pré­ci­sant la marque, son équi­pe­ment interne, sa date de sor­tie de garan­tie et ce qui est éven­tuel­le­ment pré­vu lors de sa sor­tie de garan­tie. Ce sys­tème, pos­sé­dant son sui­vi dans le tableau de bord, per­met­trait d'anticiper les sor­ties de garan­tie, et évi­ter ain­si une période hors cou­ver­ture de l'équipement entre sa sor­tie de garan­tie et sa cou­ver­ture par un contrat de main­te­nance. Enfin, on pour­rait ajou­ter une date à laquelle un contrat a été archi­vé ain­si que la sai­sie d'un com­men­taire sur la rai­son de son archi­vage. Ces infor­ma­tions per­met­traient d'améliorer le sui­vi de ce qui a été réa­li­sé avec le contrat et com­prendre le rai­son­ne­ment de l'ingénieur responsable.

Partie 3 : Etude de cas : achat de moniteurs de pression non invasive

Dans la liste des équi­pe­ments deman­dés au plan d'équipements 2022 était ins­crit envi­ron 90 moni­teurs de pres­sion non inva­sive (ci-après nom­més ten­sio­mètres) par dif­fé­rents ser­vices. Après concer­ta­tion avec la Direc­tion des Soins Infir­miers (DSI) quant à leurs vali­da­tions au PE22, une tren­taine de ten­sio­mètres ont été pré­vus pour cette année (nou­veaux appa­reils et rem­pla­ce­ments), dont le rem­pla­ce­ment d'une dizaine d'appareils dont le construc­teur ne pro­dui­sait plus de pièces déta­chées pour ce modèle.

Suite à des sou­cis de SAV avec le pres­ta­taire, des casses récur­rentes des capots en plas­tique (favo­ri­sées par le desi­gn de l'appareil) et de ques­tion­ne­ments sur la fia­bi­li­té des mesures de SpO2 (don­nées de mesures anor­males lors de tests en ate­lier), le STBM et la DSI ont eu pour sou­hait de chan­ger d'équipement et de prestataire.

Afin de trou­ver une nou­velle réfé­rence, il a fal­lu effec­tuer un tra­vail de sour­cing. Le but était d'identifier les équi­pe­ments sur le mar­ché répon­dant à des cri­tères défi­nis en amont. Ain­si, les équi­pe­ments sélec­tion­nés pour des essais devaient répondre à ces cri­tères : la vitesse de prise de ten­sion, la com­pa­ti­bi­li­té avec les connec­tiques des bras­sards (la réfé­rence uti­li­sée est la même sur l'ensemble de l'hôpital afin de faci­li­ter la logis­tique et le quo­ti­dien des soi­gnants), le prix, la pos­si­bi­li­té d'avoir accès rapi­de­ment à un his­to­rique clair des pré­cé­dentes mesures effec­tuées, la pos­si­bi­li­té de sur­veillance conti­nue et de prise ponc­tuelle de mesure, la dis­po­ni­bi­li­té en cen­trale d'achat, et enfin la com­pa­ti­bi­li­té avec la tech­no­lo­gie Nell­cor (tech­no­lo­gie de mesure SpO2 uti­li­sée au CHMS).

Une fois le sour­cing réa­li­sé, 3 appa­reils ont été sélec­tion­nés pour des essais. Ces essais ont été réa­li­sés durant une semaine pour chaque appa­reil dans le ser­vice de Court Séjour Géria­trique. Ce ser­vice a été sélec­tion­né pour plu­sieurs rai­sons : les patients sont âgés et géné­ra­le­ment sen­sibles à la force de gon­flage du bras­sard, les ten­sio­mètres sont uti­li­sés quo­ti­dien­ne­ment pour prendre la ten­sion de chaque patient du ser­vice (inté­rêt de l'historique des mesures et de la vitesse de prise de tension).

Les résul­tats du pre­mier essai n'ont pas été concluant : écran trop petit, his­to­rique des mesures sous forme de gra­phique et non sous forme de tableau, incom­pa­tible avec la tech­no­lo­gie Nell­cor, pas de mode veille et temps de démar­rage long.

Les seconds essais ont été plus pro­met­teurs. En effet, l'équipement pos­sède une tech­no­lo­gie de prise de ten­sion en pres­sion mon­tante. C’est-à-dire que l'appareil, plu­tôt que de gon­fler le bras­sard à 180-200 mmHg, va se gon­fler jusqu'à obte­nir la valeur de ten­sion arté­rielle sys­to­lique, per­met­tant d'augmenter la vitesse de prise de ten­sion et amé­lio­rant le confort du patient car le gon­flage du bras­sard est moins fort. Le pro­blème avec cet équi­pe­ment est que la connec­tique de la tubu­lure n'est pas com­pa­tible avec les bras­sards uti­li­sés à l'hôpital. Plu­sieurs solu­tions ont été envi­sa­gées, mais aucune n'a été rete­nue car elles engen­draient un temps tech­nique trop impor­tant ou aug­men­taient les risques de fuites d'air.

Le der­nier appa­reil en essai est celui qui a été rete­nu car il répon­dait à tous les cri­tères : tech­no­lo­gie de prise de ten­sion en pres­sion mon­tante, com­pa­tible avec les bras­sards actuels et avec la tech­no­lo­gie Nell­cor, prix cor­rect et dis­po­nible en cen­trale d'achat, tableau d'historique des mesures direc­te­ment sur l'écran prin­ci­pal, pos­si­bi­li­té de sur­veillance conti­nue et de prise de ten­sion ponctuelle.

Les pro­blèmes d'approvisionnements qui touchent de nom­breux construc­teurs ont contraint le STBM à revoir la vali­da­tion de cer­tains équi­pe­ments au PE22, car les équi­pe­ments sont fac­tu­rés une fois que ceux-ci sont livrés. Afin d'utiliser l'ensemble du bud­get attri­bué au STBM, la stra­té­gie adop­tée est de rédi­ger une liste annexe au PE22, qui contient les équi­pe­ments n'ayant pas été vali­dés lors de la com­mis­sion des équi­pe­ments, et dont on sait qu'ils pour­ront être livrés en 2022. Ain­si, en pre­nant en compte les ten­sio­mètres vali­dés au PE22, les impré­vus et ceux pré­sents sur cette liste annexe, la com­mande finale est de 84 ten­sio­mètres, pour un total d'environ 100 000€ TTC.

La pro­cé­dure d'achat est la sui­vante : tout d'abord, une conven­tion d'adhésion au mar­ché réa­li­sée avec la cen­trale d'achat. Une fois celle-ci mise en place, une demande de devis est faite auprès du pres­ta­taire du mar­ché, puis la com­mande de classe 2 est rédi­gée ain­si qu'une fiche de mise en ser­vice (des­ti­née au tech­ni­cien réfé­rent) et un bon de com­mande est émis par l'une des ges­tion­naires du STBM. Le pres­ta­taire livre ensuite le maga­sin géné­ral de l'hôpital, puis ce der­nier apporte les colis dans le ser­vice. Concer­nant la mise en ser­vice, il est impor­tant pour les dos­siers comme celui-ci, com­por­tant de nom­breux équi­pe­ments, de pla­ni­fier cor­rec­te­ment l'emplacement de chaque équi­pe­ment et de spé­ci­fier quels équi­pe­ments sont à réfor­mer (pour les cas de remplacements).

Partie 4 : Bilan personnel et professionnel

Ce stage m'a per­mis d'identifier les com­pé­tences néces­saires au métier d'ingénieur bio­mé­di­cal hos­pi­ta­lier. En effet, ce poste néces­site de la curio­si­té, que ce soit concer­nant les équi­pe­ments (le fonc­tion­ne­ment et les inno­va­tions), ce qui requiert d'assurer une veille tech­no­lo­gique conti­nue, ou concer­nant le fonc­tion­ne­ment des dif­fé­rents ser­vices et les mis­sions des dif­fé­rents métiers exer­cés dans l'établissement. Com­prendre les contraintes des pra­ti­ciens ou des dif­fé­rents ser­vices per­met de com­prendre et ain­si mieux iden­ti­fier leurs besoins, aidant alors à trou­ver l'équipement qui y répon­dra au mieux. De plus, la curio­si­té au sujet de l'évolution des règle­men­ta­tions est néces­saire, que ce soit pour l'accréditation des labo­ra­toires (les 3 sites du labo­ra­toire de bio­lo­gie médi­cale du CHMS sont cer­ti­fiés NF EN ISO 15189 et NF EN ISO IEC 17025 par le COFRAC), ou la cer­ti­fi­ca­tion V2014 de l'HAS qui éva­lue la qua­li­té et la sécu­ri­té des soins dis­pen­sés et l'ensemble des pres­ta­tions déli­vrées par les éta­blis­se­ments de san­té (en 2019, le CHMS a obte­nu la note "B – recom­man­da­tion d'amélioration"). En plus de ces cer­ti­fi­ca­tions, le CHMS est cer­ti­fié ISO 9001 pour l'entretien des locaux et la blan­chis­se­rie, ISO 22000 par l'AFNOR pour la res­tau­ra­tion, et Qua­lio­pi pour les dif­fé­rents sites de for­ma­tion (IFSI, IFAS, Hop­sim, for­ma­tion continue).

L'ingénieur bio­mé­di­cal doit aus­si avoir de bonnes qua­li­tés de pla­ni­fi­ca­tion. Il doit en effet être capable de jon­gler entre les dis­po­ni­bi­li­tés des pres­ta­taires et des ser­vices, tout en pre­nant en compte les contraintes calen­daires, tech­niques, logis­tiques et humaines. Enfin, l'ingénieur bio­mé­di­cal doit faire preuve d'esprit d'équipe, que ce soit pour la ges­tion de l'équipe de tech­ni­ciens du ser­vice, les contacts avec les pres­ta­taires, ou obte­nir la confiance des pra­ti­ciens hos­pi­ta­liers sur les déci­sions prises.

Durant ce stage, j'ai pu en apprendre plus sur le fonc­tion­ne­ment des mar­chés publics, notam­ment avec les dif­fé­rents contrats que j'ai pu mettre en place ou les dif­fé­rentes pro­cé­dures de mar­chés : sys­tème d'acquisition dyna­mique, mar­ché d'exclusivité, avec/sans publi­ci­té, avec/sans mise en concur­rence, à bon de com­mande, en centrale, …

Avec les dif­fé­rents dos­siers d'achat que j'ai eu sous ma res­pon­sa­bi­li­té et donc la veille tech­no­lo­gique ain­si que le sour­cing que j'ai eu à réa­li­ser, j'ai pu décou­vrir des appa­reils qui m'étaient encore mécon­nus, tels que les car­dio­to­co­graphes, des appa­reils uti­li­sés en labo­ra­toire, les lasers chi­rur­gi­caux, ou encore la mesure de cer­tains para­mètres phy­sio­lo­giques. Lors de ces achats, j'ai pu décou­vrir le fonc­tion­ne­ment des GIE, des éta­blis­se­ments pri­vés (cli­nique Her­bert), des GCS, ou encore les démarches pour obte­nir le finan­ce­ment d'un équi­pe­ment par une asso­cia­tion tel que la Ligue contre le cancer.

Lors de ce stage, j'ai aus­si appris la vie en entre­prise, que ce soit par l'organisation de réunions avec les pra­ti­ciens ou les pres­ta­taires, la réflexion en équipe autour de sujets com­muns, ou encore la col­la­bo­ra­tion avec d'autres services.

Les com­pé­tences acquises lors de ce stage s'inscrivent dans la conti­nui­té de ce que j'ai pu apprendre lors de ma for­ma­tion uni­ver­si­taire. En effet, les connais­sances en bio­lo­gie humaine m'ont per­mis de mieux appré­hen­der les enjeux d'un ser­vice tel que le bio­mé­di­cal au sein d'un centre hos­pi­ta­lier, et de dia­lo­guer effi­ca­ce­ment avec les dif­fé­rents acteurs du domaine de la san­té. Les connais­sances des tech­no­lo­gies bio­mé­di­cales et des dif­fé­rentes normes et notions de qua­li­té qui les encadrent m'ont per­mises de réa­li­ser effi­ca­ce­ment des sour­cing ou de faire les de prendre des choix quant aux pres­ta­tions de main­te­nances. Il me reste tout de même encore à apprendre, notam­ment au sujet des pro­cé­dures de mar­chés tels que les MAPA et les appels d'offres, mais aus­si sur le fonc­tion­ne­ment de nom­breux équi­pe­ments ou la pla­ni­fi­ca­tion et la coor­di­na­tion des tra­vaux néces­saires à l'achat et l'installation des équi­pe­ments lourds (IRM, scan­ner, gam­ma camé­ra, …). C'est l'un des avan­tages de ce métier, il y a tou­jours de nou­velles inno­va­tions à décou­vrir et de nou­velles méthodes à développer.

Bibliographie

[1] Ministère des Solidarités et de la Santé, « Groupements hospitaliers de territoire ». https://solidarites-sante.gouv.fr/professionnels/gerer-un-etablissement-de-sante-medico-social/groupements-hospitaliers-de-territoire/ (consulté le 5 avril 2022).

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[2] Ministère des Solidarités et de la Santé, « La fonction achat de GHT ». https://solidarites-sante.gouv.fr/professionnels/gerer-un-etablissement-de-sante-medico-social/performance-des-etablissements-de-sante/phare-11061/les-chantiers-operationnels/article/la-fonction-achat-de-ght (consulté le 5 avril 2022).

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[3] H. Delmotte, C. Gauthiez, et B. Mamane, « GHT, la nouvelle organisation », reseau-hopital-ght.fr, 5 avril 2018. https://www.reseau-hopital-ght.fr/nouvelle-organisation.html (consulté le 5 avril 2022).

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[4] Centre Hospitalier Vallée de la Maurienne, « La santé sur notre territoire - GHT ». https://www.chvm.fr/4583-le-ght-savoie-belley.htm (consulté le 5 avril 2022).

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[5] Clinique Herbert, « Présentation Clinique Herbert ». https://www.clinique-herbert.fr/8937-presentation-de-la-clinique.htm (consulté le 6 avril 2022).

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[6] CHMS, « Communiqué de presse ». 1 août 2018. Consulté le : 7 avril 2022. [En ligne]. Disponible sur : https://www.google.com/url?esrc=s&q=&rct=j&sa=U&url=https://www.ch-metropole-savoie.fr/cms_viewFile.php%3Fidtf%3D24821%26path%3D2018-08-01-cp__irm_20180801.pdf&ved=2ahUKEwi18MywzIH3AhVHOBoKHbj5Dk4QFnoECAcQAg&usg=AOvVaw3IvMpIprE2kvpXZCOwAtPA

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[7] Mission communication CHMS, « CHMS_2020 : Hôpital En Chiffres 2020 », calameo.com. https://www.calameo.com/centre-hospitalier-metropole-savoie/read/0068807122c6a258a634e?page=3 (consulté le 6 avril 2022).

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[8] CHMS, « Organisation ». https://www.ch-metropole-savoie.fr/5000-organisation.htm (consulté le 6 avril 2022).

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[9] CHMS, « Carte d’identité ». https://www.ch-metropole-savoie.fr/4998-carte-identite-chms.htm (consulté le 6 avril 2022).

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[10] Tribofilm, « Les différents types de maintenance », Tribofilm, 6 octobre 2021. https://www.tribofilm.fr/les-differents-types-de-maintenance/ (consulté le 31 mai 2022).

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[11] ANSM, « Obligation de maintenance », 16 février 2021. https://ansm.sante.fr/documents/reference/maintenance-et-controle-qualite-des-dispositifs-medicaux/obligation-de-maintenance (consulté le 31 mai 2022).

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[12] ANSM, « Maintenance et contrôle qualité des dispositifs médicaux », 16 février 2021. https://ansm.sante.fr/documents/reference/maintenance-et-controle-qualite-des-dispositifs-medicaux (consulté le 31 mai 2022).