Auteurs

Contacts

• Ingé­nieur Erwan DENIAUD : deniaud.erwan@gmail.com
• Ingé­nieur Naseur MAMIA : naseur.mamia@gmail.com
• Ingé­nieur Omar BOUTALAKA : omar.boutalaka1999@gmail.com

Citation

A rap­pe­ler pour tout usage : Erwan DENIAUD, Omar BOUTALAKA, Naseur MAMIA,, "Mise en place d'outils inno­vants pour ren­for­cer le sui­vi et la ges­tion des dis­po­si­tifs bio­mé­di­caux lors des pro­ces­sus de main­te­nance", Uni­ver­si­té de Tech­no­lo­gie de Com­piègne (France), Mas­ter Ingé­nie­rie de la San­té, Mémoire de Pro­jet, https://travaux.master.utc.fr/, réf n° IDS169, https://doi.org/10.34746/ids169, décembre 2022, https://travaux.master.utc.fr/formations-master/ingenierie-de-la-sante/ids169/

Résumé

Le ser­vice bio­mé­di­cal de l’Hôpital de Com­piègne s'inscrit dans un pro­ces­sus d'amélioration conti­nue de la qua­li­té, déjà cer­ti­fié ISO 9001 depuis 2016. La recon­duc­tion de la cer­ti­fi­ca­tion ISO 9001 est pré­vue pour mars 2023. Dans cette démarche qua­li­té le ser­vice bio­mé­di­cal de Com­piègne cherche conti­nuel­le­ment à amé­lio­rer le pro­ces­sus exis­tant de la prise en charges des DM lors de la maintenance.

L’objectif de ce mémoire est de faire un état de lieu et d’étudier la fai­sa­bi­li­té de la mise en place d’un outil per­met­tant d’améliorer la tra­ça­bi­li­té des DM lors du pro­ces­sus de main­te­nance tout en tenant compte des dif­fé­rentes contraintes et de l’infrastructure exis­tante. Ain­si les dif­fé­rentes solu­tions pro­po­sées pour­ront être mises en place en répon­dant aux besoins des dif­fé­rents acteurs. 

Abstract

The bio­me­di­cal depart­ment of Com­piègne Hos­pi­tal is part of a pro­cess of conti­nuous qua­li­ty impro­ve­ment, alrea­dy ISO 9001 cer­ti­fied since 2016. The rene­wal of ISO 9001 cer­ti­fi­ca­tion is sche­du­led for March 2023. In this qua­li­ty approach, Compiègne's bio­me­di­cal ser­vice conti­nual­ly seeks to improve the exis­ting pro­cess of taking over DM during maintenance.

The pur­pose of this brief is to take stock of the situa­tion and to stu­dy the fea­si­bi­li­ty of set­ting up a tool to improve the tra­cea­bi­li­ty of DMs during the main­te­nance pro­cess while taking into account the various constraints and the exis­ting infra­struc­ture. In this way, the various solu­tions pro­po­sed can be imple­men­ted in res­ponse to the needs of the various stakeholders.

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Remerciements

La réa­li­sa­tion de ce mémoire a été pos­sible grâce au concours de plu­sieurs per­sonnes à qui nous vou­drons témoi­gner toute nos gratitudes.

Nos remer­cie­ments s’adressent à notre enca­drant M. Ales­sio DEL Mas­tro, pour nous avoir accueilli au sein de son ser­vice, pour s’être mon­tré tou­jours très dis­po­nible à l’écoute et pour ses conseils.

Nous expri­mons notre recon­nais­sance envers notre ensei­gnante Mme. Isa­belle CLAUDE, pour ses conseils, encou­ra­ge­ments, sou­tien moral et pour ses pré­cieuses remarques.

Un grand mer­ci aux per­son­nels de l’équipe bio­mé­di­cal au sein de centre hos­pi­ta­lier Com­piègne, M. Lucas ZUGAJ et M. Mos­ta­fa Ela­mine GACEM, pour les efforts qu’ils n’ont ces­sé de déployer afin de créer les condi­tions les plus favo­rables pour le dérou­le­ment du projet.

Nos remer­cie­ments s’adressent aux membres du jury d’avoir accep­té de juger et d’évaluer notre modeste travail.

Liste des acronymes

CHICN : Centre Hos­pi­ta­lier Inter­com­mu­nal Com­piègne Noyon

CH : Centre Hospitalier

CHU : Centre Hos­pi­ta­lier Universitaire

DM : Dis­po­si­tifs médicaux

GHT : Grou­pe­ment hos­pi­ta­lier territorial

GMAO : Ges­tion de main­te­nance assis­tée par ordinateur

MCO : Méde­cine, chi­rur­gie, obstétrique

RFID :  Radio Fré­quence Identification

SBM : Ser­vice biomédical

SWOT : Strengths / Weak­nesses / Oppor­tu­ni­ties / Threats

UTC : Uni­ver­si­té de Tech­no­lo­gie de Compiègne

Introduction générale

Les ser­vices bio­mé­di­caux ont un rôle majeur dans la qua­li­té et la sécu­ri­té de la prise en charge des patients, d’où la néces­si­té de main­te­nir les dis­po­si­tifs médi­caux (DM) en bon état de fonc­tion­ne­ment. En effet, la dis­po­ni­bi­li­té des DM auprès des ser­vices de soins a aus­si un impact sur la cré­di­bi­li­té de ser­vice bio­mé­di­cal (SBM). En fait, le ser­vice bio­mé­di­cal et les ser­vices de soins ren­contrent plu­sieurs pro­blèmes en matière de tra­ça­bi­li­té géo­gra­phique et tem­po­relle des DM sur­tout lors de leurs main­te­nances. C’est dans ce contexte que se situe notre pro­jet effec­tué en col­la­bo­ra­tion entre l’Université de Tech­no­lo­gie de Com­piègne et le ser­vice bio­mé­di­cal de l’Hôpital de Com­piègne. L’objectif de ce pro­jet sera donc d’étudier les besoins et pro­po­ser des solu­tions afin d’améliorer le sui­vi et la ges­tion des DM lors des pro­ces­sus de maintenance.

CHAPITRE 1 Contexte général

L’objectif de ce cha­pitre est de four­nir une pré­sen­ta­tion géné­rale sur l'organisme d'accueil en pré­ci­sant son his­to­rique, son acti­vi­té et son orga­ni­gramme. Ain­si, dans cette par­tie nous allons pré­sen­ter le contexte du pro­jet pour cadrer ce der­nier en cla­ri­fiant l’objet autour duquel il s’articule, ain­si que la problématique.

1.    Le centre hospitalier de Compiègne-Noyon

Le pré­sent tra­vail est effec­tué au sein du ser­vice bio­mé­di­cal du Centre Hos­pi­ta­lier Inter­com­mu­nal Com­piègne Noyon (CHICN), qui est l’établissement sup­port du Grou­pe­ment hos­pi­ta­lier ter­ri­to­rial (GHT) de l’Oise. Cet hôpi­tal a pour objec­tif prin­ci­pal d’offrir un large panel de soins clas­siques (Figure 1) mais aus­si spé­cia­li­sés, grâce à son pla­teau tech­nique com­po­sé d’un pla­teau d’imagerie, un labo­ra­toire de bio­lo­gie humaine, une phar­ma­cie, un bloc opé­ra­toire et obs­té­tri­cal, un ser­vice de réani­ma­tion poly­va­lente etc, cette liste n’est pas exhaus­tive [1].

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Figure 1 : Plan des services de soins de l'hôpital de Compiègne [2]

Le tableau sui­vant pré­sente le CHICN en chiffres pour l'année 2021 :

Tableau 1 : CHICN en chiffres [3]

La capa­ci­té d’accueil au CHICN est de 1179 lits et places dont 530 lits MCO (méde­cine, chi­rur­gie, obs­té­trique) [4] pour un ter­ri­toire de plus de 250 000 habi­tants, ce qui repré­sente un taux d’équipement de 4.7 lits pour 1000 habi­tants. Ce taux est supé­rieur à la moyenne régio­nal et natio­nal qui ont un taux res­pec­ti­ve­ment de 3.2 et 3.1 [5]. Ces chiffres nous montrent bien la forte acti­vi­té et l’offre de soins pro­po­sés par le CHICN. Cela néces­site donc un pla­teau tech­nique et une bonne ges­tion du parc des DM. D’où l’importance du rôle joué par le ser­vice biomédical.

2.    Le Service Biomédical du CHCN

2.1.  Organisation du service

Le CHICN compte un ser­vice bio­mé­di­cal (SBM) basé au centre hos­pi­ta­lier de Com­piègne, répar­ti sur deux ate­liers. Le SBM et ser­vice infor­ma­tique sont tous deux rat­ta­chés à la « Direc­tion, des sys­tèmes d’informations et équi­pe­ments bio­mé­di­caux » (Figure 2 : Orga­ni­gramme ser­vice bio­mé­di­cal (source auteurs)):

Figure 2 : Organigramme service biomédical (source auteurs)

2.2.  Le service biomédical en chiffres

Le tableau sui­vant pré­sente le bio­mé­di­cal en chiffres pour l'année 2021 :

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Tableau 2 : Service Biomédical en chiffres (source auteurs)

 Le nombre impor­tant d’interventions néces­site une prise en charge, par le SBM, condi­tion­nés par des cri­tères de prio­ri­tés « cri­ti­ci­té » qui ont été défi­nis préa­la­ble­ment dont nous ver­rons le détail par la suite.

La valeur du parc des DM est d’environ 20 mil­lions d’euros, ce qui repré­sente une valeur de 3.77 M€ / 100 lits MCO. Cette valeur est infé­rieure à la médiane des éta­blis­se­ments de même capa­ci­té qui est de 4,3 M€ / 100 lits [6]. Vue le nombre de DM et la valeur du parc cela nous montre que celui-ci est vieillis­sant ce qui explique en par­tie le nombre éle­vé d’interventions.  

En ce qui concerne le nombre de tech­ni­cien nous pou­vons consta­ter par rap­port à l’étude [6], que le CHICN est en sous-effec­tif car la valeur médiane pour un éta­blis­se­ment équi­valent est de 4 ETP (équi­valent temps plein), ce qui se tra­duit par une sur­charge du tra­vail et la sol­li­ci­ta­tion des socié­tés externes.

2.3. Les missions du service biomédical

Le SBM a pour mis­sion d’assurer la dis­po­ni­bi­li­té des DM au sein du GHT. Pour cela, le SBM effec­tue les main­te­nances pré­ven­tives et cura­tives afin de main­te­nir les DM en bon état. D’autres mis­sions incombent au SBM, telles que :

• L’achat des DM.
• L’installation des DM et les for­ma­tions aux utilisateurs.
• La ges­tion et dis­tri­bu­tion de cer­tains consommables.
• La com­mande et la dis­tri­bu­tion des fluides médicaux.
• La réforme des DM

Le SBM uti­lise une GMAO (Ges­tion de Main­te­nance Assis­tée par Ordi­na­teur) « Asset+ » four­ni par « GE » (Géné­ral Elec­tric) dans un but de suivre le parc de DM, tra­cer les inter­ven­tions, les mises en ser­vices et les demandes d’achats. Ain­si, le SBM dis­pose d’un numé­ro dédié aux urgences bio­mé­di­cales où chaque tech­ni­cien à son numé­ro de poste personnel.

3    La norme ISO 9001 au CHCN

3.1.  Service biomédical & ISO 9001

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Dans notre pro­jet, nous nous inté­res­se­rons à la norme ISO 9001 qui est une réfé­rence inter­na­tio­nale [7] et qui donne une recon­nais­sance appré­ciée par tous les acteurs de la san­té lors de son obten­tion, car elle montre la maî­trise des acti­vi­tés du ser­vice certifié.

La norme ISO 9001 : 2015 exige que l'organisme déter­mine les risques et oppor­tu­ni­tés qui doivent être pris en compte. De plus, le manuel qua­li­té qui est le docu­ment essen­tiel à la démarche de cer­ti­fi­ca­tion encadre la struc­ture à laquelle s’inscrit la démarche qualité. 

Dans ce cadre, un ser­vice bio­mé­di­cal peut être cer­ti­fié ISO 9001 : 2015 sur seule­ment un ou deux pro­ces­sus comme la main­te­nance ou les achats. En ce qui concerne la main­te­nance, l’évaluation de la per­for­mance du ser­vice four­ni est exi­gée. Cela est mesu­rable par des indi­ca­teurs tels que : le taux de réa­li­sa­tion des main­te­nances pré­ven­tives des DM cri­tiques, les délais de répa­ra­tions, la tra­ça­bi­li­té des inter­ven­tions, la satis­fac­tion des utilisateurs…

Dans la réa­li­té, le nombre de ser­vices bio­mé­di­caux cer­ti­fiés est très faible par rap­port au nombre de ser­vices exis­tants, comme il est mon­tré dans la figure 3 qui repré­sente le nombre de ser­vices bio­mé­di­caux cer­ti­fiés ISO 9001 en France dès 1997 à 2021 [8]. Nous pou­vons voir que le nombre ne dépasse pas 7 ser­vices cer­ti­fiés sur 450 ser­vices, alors qu’en 2013 nous comp­tions 16 ser­vices [9].   

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Figure 3 : Courbe de l’évolution du nombre de services biomédicaux certifiés ISO 9001 en France [3]

Par­mi ces 7 ser­vices, le ser­vice bio­mé­di­cal de l’hôpital de Com­piègne est cer­ti­fié ISO 9001 : 2015 pour les achats et la main­te­nance des équi­pe­ments et fluides médi­caux depuis décembre 2019.

 Le renou­vel­le­ment de la cer­ti­fi­ca­tion est pré­vu pour février 2023, ce qui oblige le SBM à être dans une démarche d’amélioration conti­nue notam­ment en ce qui concerne la ges­tion de la maintenance. 

3.2.  Maintenance des DM

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La main­te­nance est, défi­nie dans la norme NF X 60-000 de l'AFNOR, "l'ensemble des acti­vi­tés ayant pour objec­tif de main­te­nir ou réta­blir un bien dans un état spé­ci­fié de fonc­tion­ne­ment pour éta­blir une fonc­tion requise" [10].

La main­te­nance cor­res­pond à l’ensemble des actions mana­gé­riales, admi­nis­tra­tives et tech­niques visant à créer un fonc­tion­ne­ment répon­dant aux normes régle­men­taires. Dans un milieu hos­pi­ta­lier, le SBM doit éla­bo­rer une poli­tique de main­te­nance sui­vant le cadre régle­men­taire défi­ni dans le décret du 5 Décembre 2001. Celui-ci fixe les moda­li­tés et obli­ga­tions de main­te­nance du contrôle qua­li­té. Il est sui­vi par l’arrêté du 03 mars 2003 pré­ci­sant la liste des dis­po­si­tifs médi­caux sou­mis à l’obligation de main­te­nance [11]. Ain­si cette poli­tique dépend d’autres contraintes finan­cière (bud­get), humains (per­son­nels)…

Ain­si, dans un ser­vice il existe deux types de main­te­nances : une pré­ven­tive dont l’objectif est pré­voir des actions régu­lières sur un DM afin d'assurer son entre­tien dans la durée et, une cor­rec­tive qui consiste à répa­rer un DM lorsqu’il tombe en panne.

L’arrêté du 3 mars 2003 dresse la liste des dis­po­si­tifs sou­mis à l’obligation de main­te­nance pré­ven­tive. Celle-ci concerne tous les dis­po­si­tifs médi­caux de classes IIb « machines de dia­lyse, cou­veuses pour nou­veaux nés, oxy­mètres, res­pi­ra­teurs, moni­teurs de signes vitaux… »..

Pour réa­li­ser ces main­te­nances pré­ven­tives, le SBM ren­contre par­fois des pro­blèmes de loca­li­sa­tion de ces DM, ce qui engendre des retards de main­te­nances, une perte de temps pour le SBM et sur­tout un risque pour le patient.

Pour main­te­nir un DM, le SBM du CHCN a le choix entre : la main­te­nance interne réa­li­sée par les tech­ni­ciens du ser­vice ou la main­te­nance exter­na­li­sée réa­li­sée par des socié­tés. Ce choix dépend de plu­sieurs cri­tères à savoir : La dis­po­ni­bi­li­té, l'habilitation et la qua­li­fi­ca­tion des tech­ni­ciens, le coût des répa­ra­tions, le temps d’intervention esti­mé ain­si que la cri­ti­ci­té du DM.

La cri­ti­ci­té ou taux de cri­ti­ci­té, est la mesure de la com­bi­nai­son de la sévé­ri­té d’un effet et de la fré­quence de son appa­ri­tion, ou d’autres fac­teurs, d’une défaillance, comme une mesure de la néces­si­té d’un trai­te­ment ou d’une atté­nua­tion [12].

La cri­ti­ci­té est donc la valeur attri­buée au dis­po­si­tif médi­cal selon son contexte d’exploitation. Plu­sieurs fac­teurs peuvent entrer en compte ou non pour mesu­rer la cri­ti­ci­té selon la poli­tique mise en place de la ges­tion de parc des DM par le SBM. Les indi­ca­teurs qui peuvent être pris en compte sont : la classe du DM, l’intensité d’utilisation, le ser­vice de soins, nombre d’interventions sur le DM, vétus­té, interchangeabilité…

Géné­ra­le­ment le seuil de cri­ti­ci­té peut être cal­cu­lé ou défi­ni par dif­fé­rentes méthodes telles que PIEU, AMDEC, ou encore MACE. 

A titre d’exemple, la méthode AMDEC cor­res­pond à l’analyse des modes de défaillance de leurs effets et de leur cri­ti­ci­té et répond à la norme NF EN 60812 [12]. Le cal­cul par cette méthode prend en consi­dé­ra­tion trois para­mètres à savoir :  la fré­quence « F » ou pos­si­bi­li­té d'apparition d'une défaillance, la gra­vi­té « G » où le niveau de risque occa­sion­né en fonc­tion du clas­se­ment des dis­po­si­tifs médi­caux et la détec­ta­bi­li­té « D » du DM selon le ser­vice de soins, en appli­quant la formule 

Le SBM du CHCIN a défi­ni le seuil de cri­ti­ci­té, selon l’expérience de son per­son­nel. Ce seuil ne cor­res­pond pas for­cé­ment au dan­ger que l’équipement repré­sente s’il est en panne ou mal réglé, mais à sa cri­ti­ci­té dans le contexte du ser­vice de soin, la caté­go­rie du DM et plus géné­ra­le­ment de l’établissement.

Les seuils de cri­ti­ci­té sont défi­nis comme suit :

• 3 : Équi­pe­ment de faible cri­ti­ci­té. Pas de risque pour le patient ni de gêne pour le ser­vice occa­sion­né par l’immobilisation de l’appareil. Toute demande d'intervention sur cet équi­pe­ment sera en consé­quence de faible urgence
• 2 : Équi­pe­ment de cri­ti­ci­té moyenne. Pas de risque pour le patient mais une gêne peut être occa­sion­née par l’immobilisation de l’équipement. Une demande d'intervention pour­ra être d'urgence moyenne
• 1 : Équi­pe­ment de haute cri­ti­ci­té. Un arrêt de l'activité, sou­vent cri­tique pour le ser­vice pour­rait occa­sion­ner un pro­blème majeur. Dans un cas extrême, un risque poten­tiel pour le patient peut avoir lieu si l’appareil est immo­bi­li­sé pen­dant une longue période. Le ser­vice est sur­ement blo­qué, par­tiel­le­ment ou tota­le­ment, par cette immo­bi­li­sa­tion. Dans tous ces cas, on parle d'une inter­ven­tion de grande urgence
• 0 :  Équi­pe­ment d'une cri­ti­ci­té ultime. Un arrêt de cet équi­pe­ment met­tra cer­tai­ne­ment en péril, en par­tie ou en tota­li­té, l'activité du ser­vice de soins et engendre poten­tiel­le­ment un risque pour le patient. Une inter­ven­tion immé­diate pour ten­ter de déblo­quer la situa­tion est requise de la part du ser­vice bio­mé­di­cal. On parle dans ce cas d'une inter­ven­tion de très grande urgence

Par exemple, le moni­teur mul­ti­pa­ra­mé­trique dans le ser­vice car­dio­lo­gie est en cri­ti­ci­té niveau 2 (urgence moyenne), en revanche ce même DM aura une cri­ti­ci­té niveau 1 (grande urgence) dans le bloc opé­ra­toire ce qui peut s’expliquer par une urgence lors d’une opé­ra­tion en cours.

La tra­ça­bi­li­té des inter­ven­tions de main­te­nances des DM est un point essen­tiel dans la norme ISO 9001. Le SBM de CHCN, dans sa démarche d’amélioration conti­nue, a déci­dé de ren­for­cer ce point en vou­lant mieux suivre le flux des DM lors des pro­ces­sus de maintenances. 

CHAPITRE 2 Problématique & Objectifs

1.    Fonctionnement actuel

Pour mieux com­prendre le contexte nous allons décrire le pro­ces­sus actuel de prise en charge d’un DM lors de sa main­te­nance. Lors d’une panne d’un DM, une demande d’intervention est effec­tué par le ser­vice de soin, via la GMAO à un temps t0 . Ensuite, si la demande concerne un DM mobile celui-ci est récu­pé­ré et des­cen­du à l’un des ate­liers bio­mé­di­caux par un tech­ni­cien lorsqu’il est dis­po­nible, à un temps t1 . Le DM sera diag­nos­ti­qué à t2 avec trois possibilités :

• Répa­ra­tion en interne à t3 et remise du DM répa­ré dans le SBM à t4
• Répa­ra­tion en externe à t3' et remise du DM répa­ré dans le SBM à t4'
• Répa­ra­tion en attente de pièces  t3' et remise du DM répa­ré dans le SBM à t4''

Enfin, le DM sera dis­po­nible dans le SBM à t5 et remis au ser­vice de soins à t6. Il est à noter que la logis­tique des DM envoyés en externe se fait par le biais du magasin.

Actuel­le­ment avec ce fonc­tion­ne­ment, il n’est pas pos­sible de tra­cer com­plé­te­ment le par­cours du DM lors de ce pro­ces­sus (Figure 4), de manière tem­po­relle et géographique.

Figure 4 : Flux de prise en charge d'un DM (source auteurs)

   2.    Problématique & Objectif

La cla­ri­fi­ca­tion de la pro­blé­ma­tique est un point de départ essen­tiel pour mieux cer­ner notre pro­jet et ses attentes. Pour ce faire, nous avons uti­li­sé l’outil « QQOQCP » ce qui a per­mis de bien iden­ti­fier le pro­blème, mais aus­si savoir qui était concer­né, quand et où appa­raît le problème.

Ce der­nier nous a per­mis d’extraire la pro­blé­ma­tique sui­vante : Com­ment gérer la tra­ça­bi­li­té dans le temps et dans l’espace des DM entre la sor­tie du ser­vice de soins et la remise à dis­po­si­tion auprès des utilisateurs ?

Les enjeux de notre pro­jet sont mul­tiples et concernent dif­fé­rentes par­ties pre­nantes à savoir patients, per­son­nels de san­té, ser­vice bio­mé­di­cal, direction…

Par­mi ces enjeux on trouve : 

• Garan­tir une meilleure prise en charge pour le patient : 
  • Qua­li­té de soins
  • Réduc­tion du délai des examens
  • Moins de retard sur la prise en charge
• Être à jour sur la maintenance
• Aug­men­ter la dis­po­ni­bi­li­té des DM : 
  • Libé­rer du temps chez le per­son­nel soignant 
  • Redon­ner du temps à l’équipe biomédicale
  • Dimi­nuer le temps d’immobilisation

• Enjeux éco­no­miques :
  • Limi­ter les pertes et les vols des DM
  • Réduire les rachats inutiles des DM iden­ti­fiés comme perdus
  • Meilleure ges­tion du budget

Nous pou­vons ain­si mettre en avant l’objectif prin­ci­pal qui est de : ren­for­cer la méthode et les indi­ca­teurs qua­li­té de la logis­tique bio­mé­di­cale afin d’optimiser la durée d’immobilisation lors des main­te­nances.

CHAPITRE 3 Méthodologies et solutions

1.    Approche suivie et exploitation des données

Pour répondre à la pro­blé­ma­tique, nous avons dû col­lec­ter plu­sieurs don­nées sur le ter­rain afin de mieux cibler les ser­vices de soins, la caté­go­rie et les types des DM concer­nés. Pour ce faire, nous avons exploi­té et extrait de nom­breuses don­nées issues de la GMAO ain­si que de la pla­te­forme Q-Lik.

Q-Lik est une pla­te­forme per­met­tant d’analyser les don­nées de la GMAO Asset Plus sous formes de graphes et de tableaux de bords. Une extrac­tion des don­nées en Excel doit être faite puis trai­tée dans Q-Lik. C’est un outil qui per­met via un tableau de bord per­son­na­li­sable de visua­li­ser l’essentiel des don­nées. (Figure 5 : Exemple du tableau de bord logi­ciel Q-Lik (source auteurs)) :

Figure 5 : Exemple du tableau de bord logiciel Q-Lik (source auteurs)

Dans l’exemple ci-des­sus, nous pou­vons clai­re­ment voir un exemple de tableau de bord avec dif­fé­rents indi­ca­teurs. Sur l’histogramme 1, nous visua­li­sons les inter­ven­tions non prises en charge avec l’historique des 24 der­niers mois. Sur le dia­gramme 2, sont affi­chés les dif­fé­rents types d’interventions (pré­ven­tif, répa­ra­tion four­nis­seur...). Les dia­grammes 3 et 4 repré­sentent res­pec­ti­ve­ment la ou les caté­go­ries de DM ain­si que les modèles.

La Figure 6 repré­sente le nombre d’interventions des 24 der­niers mois répar­ties par ser­vice, ce  qui per­met de mettre en évi­dence les ser­vices les plus concer­nés par la main­te­nance cura­tive. Cela nous aide­ra à prio­ri­ser cer­tains ser­vices lors de la mise en place de solu­tions comme le bloc opé­ra­toire, la réani­ma­tion et la car­dio­lo­gie car ils repré­sentent 40 % des interventions.

Figure 6 : Nombre des interventions par service (source auteurs)

Après l’identification des dif­fé­rents ser­vices nous nous sommes inté­res­sés aux caté­go­ries des DM concer­nés par ces inter­ven­tions. Sur le dia­gramme Figure 7, nous consta­tons que la majo­ri­té des DM sont mobiles, tels que pousse seringues, ten­sio­mètre auto­ma­tique, pompe à per­fu­sion, moni­teur cardio-respiratoire…

Figure 7 : Répartition des pannes par catégories des DM (source auteurs)

Par exemple, pour ces DM mobiles le temps moyen d’immobilisation est :

• Pousse seringues : 33 jours
• Ten­sio­mètre auto­ma­tique : 17 jours
• Pompe à per­fu­sion : 22 jours
• Moni­teur car­dio-res­pi­ra­toire : 18 jours

Par rap­port à ces temps d’immobilisation, nous n’avons pas le détail des dif­fé­rentes étapes de prise en charge de ces DM mobiles en termes de temps et de loca­li­sa­tion comme il est mon­tré dans la figure 4. Cela peut créer un réel pro­blème dans cer­tains ser­vices de soins qui peuvent man­quer d’équipements pour la prise en charge des patients.

2.    Benchmark des solutions de géolocalisation

Afin de pou­voir pro­po­ser des solu­tions adap­tées, nous avons fait un bench­mark qui nous a per­mis d’avoir un aper­çu des solu­tions exis­tantes et adop­tées par d’autres éta­blis­se­ments. Par­mi ces struc­tures on trouve :

• CHU de Amiens, CHU de Brest : uti­lisent une solu­tion pro­po­sée par la socié­té Stan­ley Heal­th­care qui se base sur la tech­no­lo­gie de Wifi pour la géo­lo­ca­li­sa­tion [13]. 
• CHU de Caen, AP-HP, CH de Per­pi­gnan : uti­lisent une solu­tion pro­po­sée par la socié­té Api­trak, cer­taines en tech­no­lo­gie Wifi et d’autres en tech­no­lo­gie Blue­tooth [14].
• Uni­can­cer de Rennes, CHU de Bor­deaux, CH de Dieppe : uti­lisent une solu­tion pro­po­sée par la socié­té Sig­scan, cer­taines en tech­no­lo­gie RFID et d’autres en tech­no­lo­gie Blue­tooth [15].

Après avoir pros­pec­té auprès des dif­fé­rents éta­blis­se­ments de san­té, nous avons fait des recherches sur les dif­fé­rentes socié­tés pro­po­sant des solu­tions de géo­lo­ca­li­sa­tion toutes tech­no­lo­gies confon­dues Wifi, RFID, Bluetooth.

Par­mi ces socié­tés nous trou­vons : Intel­li­gent Loca­tions [16], DSI glo­bal ser­vices [17] , Ubu­du [18], Stan­ley Heal­th­care, Api­trak, Sig­scan et Pole star [19].

Nous avons choi­si de pour­suivre notre étude en com­pa­rant les solu­tions pro­po­sées par les trois socié­tés sui­vantes : Stan­ley Heal­th­care, Api­trak et Sig­scan car elles sont bien pré­sentes dans de nom­breux CH et leurs logi­ciels peut être cou­plé à la GMAO ce qui repré­sente un avan­tage. De plus, ce sont les seules socié­tés qui ont répon­du à nos sollicitations. 

Afin de com­prendre les solu­tions pro­po­sées et la fai­sa­bi­li­té par­mi ces trois four­nis­seurs, nous avons pla­ni­fié des démons­tra­tions en visio. Dans la suite du rap­port un tableau com­pa­ra­tif des dif­fé­rentes tech­no­lo­gies sera présenté.

3.    Proposition de solutions pour le CHCN

Le SBM de Com­piègne sou­haite qu’on lui pro­pose trois solu­tions pour amé­lio­rer le sui­vi des DM lors des opé­ra­tions de main­te­nances. L’une d’elles doit être fai­sable avec les res­sources internes et mise en place pour la fin de l’année 2022.

3.1.  Solution 1 : faisabilité possible avec ressources interne 

Pour mieux suivre les DM en interne, la solu­tion est de mettre en place des indi­ca­teurs qui nous per­met­tront de tra­cer le DM à chaque étape de sa prise en charge lors de la main­te­nance. Ces indi­ca­teurs nous per­met­tront de connaitre les temps indi­qués dans le cha­pitre 2 par­tie 1.

 La solu­tion consis­te­ra à ce que chaque tech­ni­cien ren­seigne, dans la GMAO, les dif­fé­rentes étapes de prise en charge en créant des actions. Cha­cune de ces actions sera datée et exploi­tée grâce à la pla­te­forme Q-lik qui les met­tra en évi­dence sous forme d’indicateurs et tableaux de bord. Cha­cune de ces actions aura pour cor­res­pon­dance l’étape de prise en charge indi­quée sur le sché­ma de flux indi­qué dans la Figure 4. 

Afin de mettre en place ces indi­ca­teurs il est néces­saire d’exploiter les fonc­tion­na­li­tés de la GMAO. La Figure 8 repré­sente un exemple de demande d’intervention d’un DM en panne via l’interface de la GMAO.

Figure 8 : Interface GMAO lors de processus de la maintenance d'un DM en panne

Pour tra­cer les dif­fé­rentes étapes du pro­ces­sus de prise en charge du DM, nous avons pro­po­sé d’utiliser le champ « État » qui n’est pas exploité.

Figure 9 : Champ "État" dans la GMAO Asset Plus

L’idée est d’associer chaque étape de prise en charge à l’une des actions pré­sentes dans la liste déroulante.

Tableau 3 : Action prise en charge GMAO

Le tableau ci-des­sus pré­sente la cor­res­pon­dance des étapes avec les actions pré­sentes dans la liste dérou­lante de la GMAO. Pour infor­ma­tion les temps t0 et t6 sont déjà connus. Il est à noter que ces actions ont des libel­lés non adap­tés car la GMAO est com­mune au SBM, DSI et ser­vice tech­nique c’est pour­quoi ils demeurent pro­vi­soires en atten­dant la créa­tion de nou­velles actions (voir tableau 3 ci-dessus).

Suite à notre réunion avec le SBM et la DSI, nous avons étu­dié la fai­sa­bi­li­té de la créa­tion de ces champs. En temps qu’administrateurs, les infor­ma­ti­ciens pour­rons créer ces nou­velles actions qui seront bien plus adap­tées au ser­vice bio­mé­di­cal. Cha­cune de ces actions sera à ren­sei­gner, par le tech­ni­cien, au fur et à mesure du pro­ces­sus de prise en charge du DM en res­pec­tant le plan de zonage de l’atelier.

Figure 10 : Plan de zonage du grand atelier (source auteur)

Les zones sont répar­ties de la manière suivante :

Zone 1 : DM en panne récupéré

Zone 2 : Diagnostic

Zone 3 : Réparation

Zone 4 : DM en attente de pièce

Zone 5 : DM à envoyer SAV

Zone 6 : DM réparer

Cette solu­tion à fai­sa­bi­li­té interne et rapide (Quick-Win) peut être mise en place rapi­de­ment et à moindre coût. Cepen­dant, la dif­fi­cul­té de la mise en place de cette solu­tion rési­de­ra dans la capa­ci­té à faire chan­ger les habi­tudes des tech­ni­ciens. Pour pal­lier à ce risque, il sera néces­saire de bien infor­mer les tech­ni­ciens de la plus-value de cette solu­tion, à savoir un gain de temps pour les ser­vices de soins, meilleure image du SBM et sur­tout le ren­for­ce­ment de la sécu­ri­té au patient mal­gré un temps sup­plé­men­taire de sai­sie esti­mé à envi­ron 2mn par DM.

3.2.  Solution 2 RFID :

   Cette solu­tion envi­sa­gée repose sur la tech­no­lo­gie RFID « Radio Fré­quence Iden­ti­fi­ca­tion » qui per­met­tra de loca­li­ser les DM dans le temps et dans l’espace.  Pour répondre aux contraintes bud­gé­taires impo­sées, nous choi­si­rons d’installer des bornes de détec­tions aux entrées des ate­liers bio­mé­di­caux pour tra­cer les inter­ven­tions en internes et une borne à l’entrée du maga­sin pour suivre les DM envoyés à l’extérieur. Il sera pos­sible d’installer des antennes com­plé­men­taires, dans l’atelier, afin de tra­cer les dif­fé­rentes étapes de prise en charge (diag­nos­tic, en attente pièce, répa­ré). Cette solu­tion néces­si­te­ra d’équiper les DM concer­nés par des éti­quettes « Tag » RFID.

Dans cette solu­tion nous pro­po­sons l’utilisation des éti­quettes pas­sives, car n’ont pas besoin de source d’énergie, étant don­né qu’elles sont ali­men­tées via le signal du lec­teur par induc­tion lors du pro­ces­sus de lecture.

La limite de cette solu­tion ne per­met­tra pas de loca­li­ser le DM en dehors de SBM mais pour­ra être mise en place dans tout l’hôpital et ce, de manière pro­gres­sive. En dehors de la loca­li­sa­tion, cette solu­tion peut éga­le­ment être uti­li­sée pour réa­li­ser un inven­taire extrê­me­ment rapide et fiable.

Cette solu­tion, pro­po­sée par la socié­té Api­trak se com­pose de plu­sieurs élé­ments dont les prix varient selon la quan­ti­té commandée :

• Eti­quette RIFD : prix quelques cen­times d’euros / unité
• La borne de lec­ture : 2000€
• Antennes : 200€

Bien enten­du, il faut pré­voir le logi­ciel qui per­met­tra de lire toutes ces don­nées, dont le coût annuel varie­ra selon l’installation.

3.3.  Solution 3 RFID/ Wifi / Bluetooth :

Cette solu­tion à mettre en place à long terme peut se pré­sen­ter sous dif­fé­rentes formes : 

• Géné­ra­li­ser l’installation RFID à l’ensemble de ser­vices : cela néces­si­te­ra l’implantation de nom­breuses bornes récep­trices à l’entrée de chaque ser­vice donc extrê­me­ment coûteux.
• Uti­li­ser la solu­tion Wifi ou le Blue­tooth : ces solu­tions auront l’avantage de pou­voir géo­lo­ca­li­ser en temps réel les DM dans le temps et l’espace.

La mise en place de la solu­tion Blue­tooth peut être inté­res­sante en termes de coût lorsque les bornes Wifi de la struc­ture sont com­pa­tibles Blue­tooth. Mal­heu­reu­se­ment ce n’est pas le cas du CH de Com­piègne. C’est pour cela que nous pro­po­se­rons la tech­no­lo­gie wifi en solu­tion à long terme mais qui pour­ra être déployée pro­gres­si­ve­ment en fonc­tion des ser­vices prioritaires.

Cette solu­tion pro­po­sée par la socié­té Stan­ley néces­si­te­ra l’achat de Tag actif, à ins­tal­ler sur chaque DM et une licence asso­ciée sans coût sup­plé­men­taire lié à la main­te­nance du logi­ciel. Ces Tag actifs ont une bat­te­rie interne inté­grée dans leur cir­cuit et dis­posent d’un émet­teur per­met­tant d’envoyer une réponse au lec­teur (bornes Wifi). Contrai­re­ment à la tech­no­lo­gie RFID, qui sert à loca­li­ser, le wifi per­met­tra de géo­lo­ca­li­ser en temps réel un DM et ain­si exploi­ter un maxi­mum de don­nées (endroit, temps d’immobilisation, taux uti­li­sa­tion d’un DM...).

Il est dif­fi­cile d’estimer le coût de cette ins­tal­la­tion car cela dépend du nombre du DM, la cou­ver­ture Wifi exis­tante, le type de Tags (Stan­dard, étanche, avec accéléromètre…).

3.4. Comparaison entre les différentes technologies

Le tableau sui­vant pré­sente une com­pa­rai­son entre les dif­fé­rentes technologies :

Tableau 4 : Comparaison entre différentes technologies

3.5.  Comparaison entre les différentes solutions

Tableau 5 : Comparaison entre les différentes solutions

Comme nous pou­vons le voir, cer­taines des solu­tions pro­po­sées répondent par­tiel­le­ment à la pro­blé­ma­tique et d’autres répondent tota­le­ment aux besoins. La pre­mière pro­po­si­tion per­met de tra­cer le par­cours du DM uni­que­ment par sai­sie manuelle des infor­ma­tions c’est pour cela que cette solu­tion n’est que pro­vi­soire en atten­dant la mise en place de la solu­tion RFID. En ce qui concerne la deuxième pro­po­si­tion, elle pour­ra être mise en place à moyen terme et à moindre coût. Cette solu­tion per­met­tra éga­le­ment de tra­cer les dif­fé­rentes étapes de pro­ces­sus de prise en charge dès l’entrée du DM jusqu’à sa sor­tie du SBM est ce de manière auto­ma­tique (lec­teur RFID + logi­ciel). La troi­sième solu­tion per­met de répondre tota­le­ment aux besoins des dif­fé­rents acteurs (SBM, ser­vice de soins) en appor­tant du confort car il s'agit d' une solu­tion tota­le­ment auto­ma­ti­sée. Ces dif­fé­rentes solu­tions per­met­tront de connaitre les dif­fé­rents temps indi­qués dans la figure 4 :

• Solu­tion 1 : de t0 à  t6 (sai­sie manuel via GMAO & Q-lik)
• Solu­tion 2 : de t0 à t6 sauf t3 car les zones géo­gra­phiques diag­nos­tic et répa­ra­tion interne sont trop proches pour être dif­fé­ren­ciées par la borne RFID (ren­sei­gne­ment automatique).
• Solu­tion 3 : de t0 à t6 (ren­sei­gne­ment automatique)

Conclusion générale

Pour conclure, la res­pon­sa­bi­li­té de l’ingénieur bio­mé­di­cal sur la ges­tion du parc d’équipements et de son main­tien est une mis­sion pri­mor­diale deman­dant une forte mobi­li­sa­tion. La loca­li­sa­tion ou bien la géo­lo­ca­li­sa­tion des DM, est, en réa­li­té, une appli­ca­tion qui s’adapte aux besoins des acteurs.
Mener à bien ce pro­jet néces­site de prendre en compte les dif­fé­rentes contraintes à savoir le coût, le temps, l’infrastructure mais aus­si les res­sources humaines. Dans ce mémoire nous avons pro­po­sé trois solu­tions qui peuvent être mises en place stra­té­gi­que­ment d’une manière suc­ces­sive.
Ce pro­jet nous a per­mis de tra­vailler en col­la­bo­ra­tion avec de nom­breux acteurs du milieu hos­pi­ta­lier et indus­triel. Cela était une oppor­tu­ni­té de mettre en pra­tique, la théo­rie acquise lors des dif­fé­rentes uni­tés d’enseignement. De plus, ce pro­jet nous a aidés à déve­lop­per nos com­pé­tences de tra­vail en équipe en termes de ges­tion, com­mu­ni­ca­tion et lea­der­ship dans le but d’améliorer notre per­for­mance dans la réa­li­sa­tion des projets.

Références bibliographiques

[1]         Centre hos­pi­ta­lier inter­com­mu­nal Com­piègne-Noyon, « Pla­teau tech­nique du Centre Hos­pi­ta­lier Inter­com­mu­nal de Com­piègne Noyon », Centre Hos­pi­ta­lier Inter­com­mu­nal Com­piègne Noyon, 19 mai 2021. https://www.ch-compiegnenoyon.fr/fr/le-centre-hospitalier/offre-de-soins.html (consul­té le 7 octobre 2022).

[2]         Centre hos­pi­ta­lier inter­com­mu­nal Com­piègne-Noyon, « Pré­sen­ta­tion CH Com­piègne », Centre hos­pi­ta­lier inter­com­mu­nal Com­piègne Noyon, 21 octobre 2022. https://www.ch-compiegnenoyon.fr/fr/le-centre-hospitalier/http-www-ch-compiegnenoyon-fr-fr-le-centre-hospitalier-presentation-html.html (consul­té le 22 novembre 2022).

[3]         C. hos­pi­ta­lier C.-N. Direc­tion de l’hospitalisation et de l’organisation des soins - Direc­tion géné­rale de la san­té, « Livret d’accueil ». Sicom 06042, jan­vier 2022,https://www.ch-compiegnenoyon.fr/documentation-detail-61.html

[4]         Fédé­ra­tion Hos­pi­ta­lière de France, « Centre hos­pi­ta­lier inter­com­mu­nal Com­piègne-Noyon – Fédé­ra­tion Hos­pi­ta­lière de France (FHF) », 28 jan­vier 2022. https://etablissements.fhf.fr/annuaire/hopital-fiche.php?id_struct=1619#:~:text=Situ%C3%A9%20sur%20le%20territoire%20de,1%20158%20lits%20et%20places.%20%3E (consul­té le 4 décembre 2022).

[5]         O.N.P.C, « Hôpi­taux / Cli­niques Hauts-de-France », Annuaire Sani­taire et Social, 2022. https://www.sanitaire-social.com/annuaire-etablissements-de-sante/hopitaux-cliniques/liste-hauts-de-france (consul­té le 30 novembre 2022).

[6]         G. Farges, I. Claude, J. M. Prot, et P. M. Félan, « Bench­mark des ser­vices bio­mé­di­caux : vision médiane et diver­si­té de la main­te­nance hos­pi­ta­lière… », IRBM News, vol. 40, n^o 5, p. 100200, oct. 2019, doi : 10.1016/j.irbmnw.2019.07.001.

[7]         AFNOR, « Norme NF EN ISO 9001- Sys­tèmes de mana­ge­ment de la qua­li­té- Exi­gences », Groupe AFNOR, 15 octobre 2015. https://www.afnor.org/ (consul­té le 22 novembre 2022).

[8]         D. Bad­ji, A. Dubourg, et G. Farges, « Recon­nais­sance des ser­vices bio­mé­di­caux : où en est l’ISO 9001 ? », IRBM News, vol. 41, n^o 5, p. 100265, oct. 2020,doi : https://doi.org/10.1016/j.irbmnw.2020.100265.

[9]         L. Garet et G. Farges, « Bilan 2013 sur la cer­ti­fi­ca­tion ISO 9001 des ser­vices bio­mé­di­caux », IRBM News, vol. 35, n^o 2, p. 54‑57, avr. 2014, doi : https://doi.org/10.1016/j.irbmnw.2014.02.002.

[10]       F. Tor­li­ni , « Les dif­fé­rents types de main­te­nance », Tri­bo­film, 6 octobre 2021. https://www.tribofilm.fr/les-differents-types-de-maintenance/ (consul­té le 4 décembre 2022).

[11]       Le direc­teur géné­ral de la san­té, « Arrê­té du 3 mars 2003 fixant les listes des dis­po­si­tifs médi­caux sou­mis à l’obligation de main­te­nance et au contrôle de qua­li­té men­tion­nés aux articles L. 5212-1 et D. 665-5-3 du code de la san­té publique - Légi­france », 3 mars 2003. https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000228793/ (consul­té le 22 octobre 2022).

[12]       AFNOR, « NF EN 60812 Tech­niques d’analyse de la fia­bi­li­té du sys­tème - Pro­cé­dure d’analyse des modes de défaillance et de leurs effets », Groupe AFNOR, octobre 2018. https://www.afnor.org/ (consul­té le 4 décembre 2022).

[13]       STANLEY Heal­th­care, « Sys­tème de géo­lo­ca­li­sa­tion », 2022. https://www.stanleyhealthcare.com/fr (consul­té le 22 novembre 2022).

[14]       APITRAK, « Solu­tion  RFID », Api­trak - Simple Heal­th­care Visi­bi­li­ty, 2022. https://www.apitrak.com/fr/ (consul­té le 22 novembre 2022).

[15]       SIGSCAN, « Solu­tion de géo­lo­ca­li­sa­tion indoor pour la san­té », SIGSCAN Heal­th­care, 2022. https://www.sigscan-healthcare.com/ (consul­té le 22 novembre 2022).

[16]       INTELLIGENT LOCATIONS, « Logi­ciel RTLS pour le sec­teur de la san­té - Intel­li­gent Loca­tions », 2022. https://fr.intelligentlocations.io/ (consul­té le 22 novembre 2022).

[17]       DSI Glo­bal Ser­vices, « Solu­tion géo­lo­ca­li­sa­tion », 2022. https://sante.where-it.com/ (consul­té le 22 novembre 2022).

[18]       UBUDU, « Appli­ca­tion pour les hôpi­taux et les cli­niques », 2022. https://fr.ubudu.com/industries/healthcare (consul­té le 22 novembre 2022).

[19]       POLESTAR, « Géo­lo­ca­li­sa­tion », Pole Star, 2022. https://www.polestar.eu/fr/ (consul­té le 22 novembre 2022).

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