Auteure

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• Mia­li­soa Joanne RATIANARIVELO : joanneratianarivelo@gmail.com

Citation

A rap­pe­ler pour tout usage : M.J. RATIANARIVELO, « Pro­ces­sus d'Appel d'Offres pour des mar­chés natio­naux (équi­pe­ments d'explorations fonc­tion­nelles et équi­pe­ments de néo­na­to­lo­gie)», Uni­ver­si­té de Tech­no­lo­gie de Com­piègne (France), Mas­ter Ingé­nie­rie de la San­té, Par­cours Tech­no­lo­gie Bio­mé­di­cale et Ter­ri­toires de San­té, Mémoire d'apprentissage, https://travaux.master.utc.fr/, réf n° IDS241, juillet 2024, https://travaux.master.utc.fr/formations-master/ingenierie-de-la-sante/ids241

Résumé

Le grou­pe­ment des achats se démo­cra­tise dans les éta­blis­se­ments de san­té. Cette pra­tique per­met de faire des éco­no­mies à une plus grande échelle, de gagner du temps mais aus­si de par­ta­ger de l’expertise. Uni­HA, l’entreprise qui m’a accueillie durant cette alter­nance est la pre­mière cen­trale d’achat hos­pi­ta­lière en France.

Une des prin­ci­pales acti­vi­tés réa­li­sées par l’entreprise est le lan­ce­ment d’appels d’offres (AO) pour sélec­tion­ner des four­nis­seurs. Tou­te­fois, un AO est un pro­ces­sus com­plexe avec des enjeux impor­tants. Dans le cadre de ce rap­port, l’objectif est de voir la métho­do­lo­gie appli­quée pour la réa­li­sa­tion d’un AO d'équipements bio­mé­di­caux notam­ment la phase pré­pa­ra­toire avant la publi­ca­tion puis l’analyse des offres et le choix des titu­laires du marché.

Abstract

Group pur­cha­sing is beco­ming increa­sin­gly popu­lar in heal­th­care esta­blish­ments. It's a way of saving money on a lar­ger scale, saving time and sha­ring exper­tise. Uni­HA, the com­pa­ny that wel­co­med me during my work-stu­dy pla­ce­ment, is the lea­ding hos­pi­tal pur­cha­sing group in France.

One of the company's main acti­vi­ties is to issue invi­ta­tions to ten­der (ITT) to select sup­pliers. Howe­ver, a ten­der is a com­plex pro­cess with high stakes. The aim of this report is to exa­mine the metho­do­lo­gy used to car­ry out invi­ta­tions to ten­der for bio­me­di­cal equip­ment, par­ti­cu­lar­ly pre­pa­ra­to­ry phase before the publi­ca­tion, ana­ly­sis of ten­ders and the selec­tion of contract holders.

Mémoire partiel :

Procédure d'Appel d'Offres pour des marchés nationaux (équipements d'explorations fonctionnelles et équipements de néonatologie)

Remerciements

Pour com­men­cer, je tiens à remer­cier Madame Isa­belle CLAUDE et Mon­sieur Jean-Mat­thieu PROT de nous avoir accom­pa­gnés durant ces deux années de Mas­ter. Votre écoute et vos conseils nous ont été de grandes aides durant notre par­cours. Je remer­cie éga­le­ment l’ensemble du corps pro­fes­so­ral du Mas­ter IDS de l’UTC pour leur exper­tise et les échanges partagées. 

Je vou­drais aus­si pré­sen­ter ma gra­ti­tude envers Madame Ele­na CUTRI et Mon­sieur Ber­trand LEPAGE de m’avoir enca­dré tout au long de cette alter­nance. Mer­ci pour votre dis­po­ni­bi­li­té et vos retours construc­tifs qui ont per­mis de m’améliorer dans mon tra­vail mais aus­si la qua­li­té de ce rapport.

Et enfin, je tiens à remer­cier tous les col­lègues de la filière Ingé­nie­rie Bio­mé­di­cale d’UniHA, pour leur accueil, leur sou­tien et leur col­la­bo­ra­tion sur tous les pro­jets réa­li­sés ensemble. 

Liste des abréviations

AO : Appel d’Offres

BPU : Bor­de­reau de Prix Unitaire

CCAP : Cahier des Clauses Admi­nis­tra­tives Particulières

CCTP : Cahier des Clauses Tech­niques Particulières

DCE : Dos­sier de Consul­ta­tion des Entreprises

GCS Uni­HA : Grou­pe­ment de Coopé­ra­tion Sani­taire Union des Hôpi­taux pour les Achats

JOUE : Jour­nal Offi­ciel de l’Union Européenne 

MAPA : Mar­ché à Procédure

PLACE : Pla­te­forme des Achats de l’Etat

QDD : Ques­tion­naire Déve­lop­pe­ment Durable

QS : Ques­tion­naire « Ser­vices associés »

QSSI : Ques­tion­naire de Sécu­ri­té des Sys­tèmes d’Informations

QT :  Ques­tion­naire Technique

RC : Règle­ment de Consultation

TCO : Total Cost of Ownership

Introduction

J’ai eu l’opportunité de réa­li­ser mon alter­nance au sein du Grou­pe­ment de Coopé­ra­tion Sani­taire Union des Hôpi­taux pour les Achats (GCS Uni­HA), une coopé­ra­tive d’achat publique hos­pi­ta­lière. L’entreprise a pour objec­tif de pro­po­ser des mar­chés publics répon­dant aux besoins de ses adhérents.

La filière réa­lise diverses acti­vi­tés mais les prin­ci­pales sont la publi­ca­tion d’appels d’offres (AO), l’analyse des offres, la mise à dis­po­si­tion du mar­ché ou encore le sui­vi de leur exécution.

Le pro­ces­sus d’un AO étant com­plexe et assez long, nous avons choi­si de pré­sen­ter dans le pré­sent rap­port le dérou­le­ment d’un AO et quelques étapes dans celui-ci. L’objectif est de com­prendre : com­ment se déroule la pro­cé­dure d’un AO et quelles sont les méthodes appli­quées pour faire un mar­ché qui répond aux besoins ? 

Pour répondre à ses ques­tions, nous allons détailler chaque par­tie du dérou­le­ment d'un pro­ces­sus d'AO pour un mar­ché public. 

1. Appel d'offres d'un marché public

Un Appel d'Offres (AO) d’un mar­ché public est sou­mis au Code de la Com­mande Publique (CCP). Ce der­nier regroupe les règle­men­ta­tions fran­çaises sur la com­mande publique depuis 2019. Ces règle­men­ta­tions défi­nissent les pro­cé­dures et les obli­ga­tions pour les achats et les contrats dans le public. 

La pro­cé­dure du mar­ché varie selon les carac­té­ris­tiques sui­vantes [1, 2] :  

• Si le produit/service d’un four­nis­seur est le seul capable de répondre à un besoin spé­ci­fique, un mar­ché négo­cié sans mise en concur­rence peut être réalisé
• Si plu­sieurs produits/services peuvent répondre à un besoin, il est néces­saire de faire un AO ou pas­ser un Mar­ché A Pro­cé­dure Adap­té (MAPA), avec une mise en concur­rence, selon le mon­tant du marché :
• Si celui-ci est supé­rieur ou égal à 221 000 €, il faut for­ma­li­ser une mise en concur­rence, donc pas­ser un AO
• Si le mon­tant est entre 40 000 à 221 000 €, il faut réa­li­ser un MAPA et en des­sous de ce seuil. Dans les deux cas, une publi­ca­tion dans le Jour­nal Offi­ciel de l’Union Euro­péenne (JOUE) est obli­ga­toire. En des­sous de 40 000€, la publi­ca­tion dans le JOUE est dispensée.

1.1. Cartographie d'un appel d'offres

Le dérou­le­ment d'un AO peut être repré­sen­té sous la forme d’une car­to­gra­phie de pro­ces­sus inté­grant les acti­vi­tés réa­li­sées au cours de l’AO, les entrées et les sor­ties, ain­si que les dif­fé­rents sup­ports (Figure 1).

Figure 1 : Cartographie de processus d'un Appel d'Offres (AO) [1]

Sur la car­to­gra­phie, nous pou­vons voir que le public visé pour la pro­duc­tion d'un mar­ché public à Uni­HA sont les éta­blis­se­ments de san­té public, les éta­blis­se­ments de san­té pri­vés à but non lucra­tifs et les centres médico-sociaux. 

En entrée pour réa­li­ser un AO, nous avons les besoins expri­més par les éta­blis­se­ments de san­té, les inno­va­tions qui pour­ront appor­ter des amé­lio­ra­tions de la prise en charge du patient (en terme de diag­nos­tic ou thé­ra­peu­tique), ou encore les mar­ché qui arrivent à leur échéance, un mar­ché qui arrive au bout des 4 ans d'exécution Un mar­ché public a une durée de 4 ans, une remise en concur­rence est donc obli­ga­toire à la fin de cette période, ain­si il fau­dra refaire une nou­velle pro­cé­dure d'AO.

En sor­tie nous avons le mar­ché qui sera exécuté. 

En fonc­tion de sup­port nous avons spé­cia­le­ment à l'UniHA des groupes experts qui nous accom­pagnent tout au long de la pro­cé­dure notam­ment dans la phase pré­pa­ra­toire ou pré-publi­ca­tion de l'AO et la phase d'analyse des offres et l'attribution du mar­ché. Et une cel­lule juri­dique qui assure que la pro­cé­dure et l'ensemble des docu­ments de consul­ta­tion rédi­gés à res­pectent le Code de la Com­mande Publique.

1.2. Phase préparatoire d'un appel d'offres

La phase pré­pa­ra­toire concerne toutes les acti­vi­tés réa­li­sées per­met­tant de construire le dos­sier de l’AO. Elle comprend :

• La défi­ni­tion du besoin
• Le sour­cing
• La défi­ni­tion de la stra­té­gie achat
• L'analyse des risques
• La rédac­tion du Dos­sier de Consul­ta­tion des Entreprises

1.2.1. La définition du besoin

Le besoin est expri­mée par les uti­li­sa­teurs, les pro­fes­sion­nels de san­té. Pour le cas d'une cen­trale d'achat, les besoins sont remon­tés la plu­part du temps par les ingé­nieurs bio­mé­di­caux ou par les ingé­nieurs d'applications (avec leur pro­duits) qui pros­pectent les ingé­nieurs bio­mé­di­caux hos­pi­ta­liers sur leur besoin. 

1.2.2. Le sourcing

Le sour­cing a pour objec­tif de ren­con­trer et d’échanger avec les dif­fé­rents four­nis­seurs qui pro­posent un ou plu­sieurs équi­pe­ments appar­te­nant aux péri­mètres que nous avons défi­ni préa­la­ble­ment pour le mar­ché en question.

Le but de cet échange est de récol­ter les infor­ma­tions auprès des four­nis­seurs afin de :

• Pro­duire un cahier des charges répon­dant aux vrais besoins des éta­blis­se­ments de soins
• Evi­ter de fer­mer le mar­ché sur cer­tains four­nis­seurs en défi­nis­sant les carac­té­ris­tiques tech­niques des équi­pe­ments dans l’appel d’offre
• Connaitre les ten­dances du marché
• Iden­ti­fier les équi­pe­ments qui ne font pas par­tie du péri­mètre de la cen­trale et qui pour­raient inté­res­sés les adhérents
• Amé­lio­rer la rela­tion avec les dif­fé­rents fournisseurs

Etapes pour faire du sourcing

La pre­mière étape est de réa­li­ser une veille tech­no­lo­gique du marché :

• Déter­mi­ner les dif­fé­rents équi­pe­ments répon­dant à l'objet du marché
• Com­prendre à quel besoin répond les équipements
• Com­prendre les dif­fé­rentes tech­niques des équi­pe­ments et leur prin­cipe de fonctionnement
• Iden­ti­fier les four­nis­seurs poten­tiels et s’ils pro­viennent de l’étranger, iden­ti­fier leur dis­tri­bu­teur éven­tuel en France

La deuxième étape consiste à contac­ter et pla­ni­fier les ren­dez-vous avec les fournisseurs : 

Pour iden­ti­fier et prendre contact avec les four­nis­seurs, nous réa­li­sons une veille tech­no­lo­gique sur les équi­pe­ments : recherche directe sur inter­net ou sur des sites comme Medi­cal expo, lec­ture des articles scien­ti­fiques sur les pla­te­formes comme Science Direct, Google Scho­lar ou Pub­Med. Après avoir iden­ti­fié les noms des solu­tions avec ses fabri­cants, nous pou­vons contac­ter le four­nis­seur en ques­tion pour leur pré­sen­ter le pro­jet et pla­ni­fier un ren­dez-vous sourcing.

La der­nière étape consiste à pré­pa­rer le sour­cing : pré­pa­rer les ques­tions à poser durant la réunion : 

	Liste de points à abor­der lors du sourcing
Si le four­nis­seur est titu­laire d'un mar­ché mar­ché en cours d'exécution	Com­ment se déroule le mar­ché en cours ? Nombre de ventes réa­li­sées sur le mar­ché de la centrale ?
Pour connaître le fournisseur	Quel est votre posi­tion­ne­ment sur le mar­ché ? Qui sont vos prin­ci­paux concur­rents ?Etes-vous réfé­ren­cé sur le pro­duit dans une autre cen­trale d’achat ? Quelle part de vos ventes sont réa­li­sées vous sur ces centrales ?
Pour l’estimation du volume du marché	Com­bien d’équipement ven­dez-vous par an ? Quelle part de ventes avez-vous dans les éta­blis­se­ments publics et pri­vés ? Avez-vous des exemples d’établissements de réfé­rences d’installation des équipements ?
Pour connaître les produits	Pré­sen­ta­tion des pro­duits et de la gam­meA par­tir de quelle âge l’équipement peut-il être uti­li­sé ? Quels sont les élé­ments dif­fé­ren­ciants de votre pro­duit par rap­port aux pro­duits concur­rents ? Est-ce que les consom­mables sont com­pa­tibles à tous les équi­pe­ments ? Décrire le logi­ciel (deman­der si c’est le même pour toute la gamme d’équipement) ? Prix des équipements
Ques­tions sur les services	Com­bien dis­po­sez-vous de com­mer­ciaux et d’ingénieurs, et leur répar­ti­tion sur le ter­ri­toire ? Com­ment se déroule la prise en charge de la main­te­nance ? Avez-vous un ser­vice d’assistance télé­pho­nique ? Avez-vous des modules de for­ma­tions en ligne ? Est-ce que vous pro­po­sez des for­ma­tions en présentiels ?
Ques­tions sur la poli­tique RSE	Avez-vous des démarches par­ti­cu­lières pour le déve­lop­pe­ment durable ? Loca­li­sa­tion de votre site de production ?
Ques­tions sur la maintenance	Quel type de main­te­nance est le plus deman­dé (tous risques, à l’attachement) ? Est-ce que vous pro­po­sez la réa­li­sa­tion de la main­te­nance partagée ?

Lors du sour­cing, le sup­port de pré­sen­ta­tion et les bro­chures des équi­pe­ments sont deman­dés aux four­nis­seurs. Les réponses à ces ques­tions per­mettent de réa­li­ser l’allotissement ; et les dif­fé­rents sup­ports consti­tuent les élé­ments à exploi­ter et à inté­grer dans le CCTP (Cahier des Clauses Tech­niques Par­ti­cu­lières), le QT (Ques­tion­naire Tech­nique) et le Ques­tion­naire de déve­lop­pe­ment durable (QDD).

1.2.3. La stratégie achat

La stra­té­gie achat com­prend : allo­tis­se­ment, les moda­li­tés d’acquisition, esti­ma­tion du mon­tant du mar­ché et les cri­tères de choix.

a. Allotissement

A la suite du sour­cing, nous pou­vons éta­blir l’allotissement de l’AO, il sert à regrou­per les équi­pe­ments en lots.

Les équi­pe­ments uti­li­sés dans un même ser­vice sont mis ensemble dans un même lot pour avoir une inter­face com­mune d'utilisation (cela per­met d'optimiser l'utilisation du per­son­nel soi­gnant). Les équi­pe­ment uti­li­sés simul­ta­né­ment ou en com­plé­men­ta­ri­té pour réa­li­ser des exa­mens sont aus­si mis dans un même lot. 

les lots des équi­pe­ments sont com­po­sés de plu­sieurs pro­duits (équi­pe­ments de base, avan­cés, por­tables, ...) pour per­mettre aux four­nis­seurs de pré­sen­ter toute leur gamme mais aus­si d’avoir une offre com­plète dans le lot.

b. Modalités d'acquisition du marché

Les dif­fé­rentes moda­li­tés d'équipements sont : l'achat, la loca­tion, la loca­tion avec option d'achat (LOA), la mise à dis­po­si­tion (MAD), le coût à l'acte ou encore l'abonnement. Les moda­li­tés d'acquisition les plus cou­rantes et pro­po­sées par tous les four­nis­seurs seront deman­dés dans l'offre.

c. Estimation du montant du marché

L'estimation du mon­tant du mar­ché est cal­cu­lé avec : le coût de l'équipement , le prix de la main­te­nance et des consom­mables qui peuvent être ven­du sur la durée du mar­ché (4ans). Ses don­nées sont col­lec­tées au cours de la phase sourcing. 

d. Critères de choix

Les cri­tères de choix sont les cri­tères défi­nis par l'acheteur qui per­mettent d'évaluer et de com­pa­rer les can­di­dats sur la tech­nique de l'équipement, le ser­vice, le déve­lop­pe­ment durable et le prix.

1.2.4. Analyse des risques

L’analyse des risques per­met d'identifier les enjeux du mar­chés, les avan­tages que peut pro­cu­rer ce mar­ché et les risques que nous pou­vons ren­con­trer lors de l’AO ou lors de l’exécution du mar­ché, et leurs parades.

1.2.5. Rédaction du Dossier de Consultation des Entreprises 

Ensuite, vient la consti­tu­tion du dos­sier de l’appel d’offre : la rédac­tion du Dos­sier de Consul­ta­tion des Entre­prises (DCE). Ce dos­sier consti­tue les docu­ments néces­saires à la consul­ta­tion : tous les livrables à pro­duire et à com­plé­ter par les can­di­dats dans leur réponse à l’AO, ain­si que les dif­fé­rentes clauses de la consul­ta­tion et de l’exécution du mar­ché. Il contient :

• Le Règle­ment de la Consul­ta­tion (RC) : un docu­ment qui fixe les règles du jeu de la consul­ta­tion. Il fixe l’objet de l’AO, les lots, la pro­cé­dure et les cri­tères de choix,
• Le Cahier des Clauses Admi­nis­tra­tives Par­ti­cu­lières (CCAP) : un docu­ment contrac­tuel défi­nis­sant les règles admi­nis­tra­tives du mar­ché et de son exé­cu­tion (les délais et les pénalités), 
• Le Cahier des Clauses Tech­niques par­ti­cu­lières (CCTP) : un docu­ment contrac­tuel défi­nis­sant les carac­té­ris­tiques tech­niques, la qua­li­té et les seuils de non-confor­mi­té technique,
• Les Actes d’engagement,
• Le mémoire tech­nique : trame de pré­sen­ta­tion des équi­pe­ments que les four­nis­seurs doivent suivre et à rendre par­mi les plis
• Les annexes com­pre­nant les dif­fé­rents ques­tion­naires tech­niques (QT), de ser­vices de main­te­nance et for­ma­tion (QS), de déve­lop­pe­ment durable (QDD), un ques­tion­naire de Sécu­ri­té des Sys­tèmes d’Informations (QSSI) sur la cyber­sé­cu­ri­té de l’Association Fran­çaise des Ingé­nieurs Bio­mé­di­caux (AFIB)
• Le bor­de­reau des prix uni­taire (BPU) incluant : le prix des solu­tions, des com­plé­ments de gammes, des consom­mables, des ser­vices de main­te­nance et de formation.

a. Rédaction du CCTP

Le CCTP est un docu­ment ayant pour but de cadrer le péri­mètre du mar­ché en défi­nis­sant les cri­tères tech­niques atten­dues aux­quelles l’équipement devra répondre. Le CCTP est com­po­sé de :

• L’objet du lot (équi­pe­ment) : des­crip­tion des lots
• Les carac­té­ris­tiques mini­males qui sont les élé­ments déter­mi­nant les exi­gences mini­males essen­tielles que doit avoir chaque équi­pe­ment (pro­duits obli­ga­toires ou facul­ta­tifs) pour satis­faire le besoin du marché,
• Les Pres­ta­tions Sup­plé­men­taires Even­tuelles Facul­ta­tives qui sont des modules logi­ciels ou équi­pe­ments com­plé­men­taires aux pro­duits obli­ga­toires et qui sont en lien direct avec l’objet du marché

Pour la rédac­tion du CCTP, nous allons donc déter­mi­ner tous les besoins aux­quels l’équipement doit répondre et les asso­cier avec des fonc­tions tech­niques afin de déter­mi­ner les carac­té­ris­tiques tech­niques atten­dus de l’équipement. La rédac­tion du nou­veau CCTP a été réa­li­sée avec les infor­ma­tions obte­nues lors du sour­cing, les élé­ments conte­nus dans les bro­chures et les manuels tech­niques des équipements : 

• Pour chaque lot, la des­crip­tion des carac­té­ris­tiques tech­niques des équi­pe­ments com­prend les carac­té­ris­tiques de base des équi­pe­ments aux­quelles tous les four­nis­seurs puissent répondre.
• Les carac­té­ris­tiques tech­niques propres à chaque équi­pe­ment des four­nis­seurs seront mis en PSEF (Pres­ta­tion Sup­plé­men­taire Even­tuelle Facultative) 

b. Elaboration des questionnaires 

Les ques­tion­naires per­mettent de com­pa­rer et d’identifier les élé­ments qui dif­fé­ren­cient les offres. Ils sont pré­sen­tés sous forme de tableau. Nous avons 3 ques­tion­naires : le QT (Ques­tion­naire Tech­nique) qui regroupe les ques­tions concer­nant les carac­té­ris­tiques tech­niques des équi­pe­ments  pour éva­luer leur uti­li­sa­tion et leur per­for­mance, le QS (Ques­tion­naire Ser­vice) qui regroupe les ques­tions sur la main­te­nance, la for­ma­tion et l’accompagnement des uti­li­sa­teurs, et le QDD (Ques­tion­naire de Déve­lop­pe­ment Durable) qui regroupe les ques­tions sur les démarches de l’entreprise pour réduire l’empreinte car­bone des équi­pe­ments (Figure 2).

QT (Questionnaire Technique) 

Le QT est un docu­ment sous forme de tableau com­po­sé de plu­sieurs ques­tions sur les carac­té­ris­tiques tech­niques des pro­duits. Un QT est four­ni pour chaque lot ; si le lot est com­po­sé de plu­sieurs pro­duits, chaque pro­duit doit avoir son ques­tion­naire, il en est de même pour les pro­duits facul­ta­tifs dont les carac­té­ris­tiques tech­niques doivent aus­si être éva­lués. Le QT per­met de com­pa­rer les pro­duits afin de choi­sir l’équipement le plus per­for­mant et ergo­no­mique, à cela s’ajoute la sécu­ri­té et la connec­ti­vi­té pour les équi­pe­ments pou­vant êtres connec­tés au Sys­tème d'Information de l'hôpital.

QS (Questionnaire Service)

Le QS est un docu­ment sous forme de tableau Excel com­po­sé de plu­sieurs feuilles : un ques­tion­naire sur la par­tie ser­vice, un sur la par­tie for­ma­tion et un autre sur la sous-trai­tance. Le QS per­met de com­pa­rer les pres­ta­tions de main­te­nance, de ser­vices et de for­ma­tions pro­po­sées par les fournisseurs.

QDD (Questionnaire de Développement Durable)

Le QDD est un docu­ment sous forme de tableau com­po­sé de plu­sieurs ques­tions. Il per­met de com­pa­rer les démarches ou les pra­tiques de déve­lop­pe­ment durable de l’entreprise en lien avec le produit.

Figure 2 : les différents points abordés dans les QT, QS et QDD [2]

Après la consti­tu­tion du dos­sier de consul­ta­tion, nous pou­vons pas­ser à la phase de publication.

1.3. Phase de publication

La publi­ca­tion du dos­sier de consul­ta­tion se fait sur PLACE (Pla­te­forme des AChats de l'Etat). Un délais de 30 jours mini­mum est don­né aux can­di­dats pour répondre à l'Appel d'Offres. Durant cette période aucun échange se fait entre les can­di­dats et l'acheteur en charge de l'Appel d'Offres. Les can­di­dats peuvent poser direc­te­ment leurs ques­tions sur PLACE, les réponses seront don­nées direc­te­ment sur la pla­te­forme et acces­sibles à tous les candidats.

1.4. Phase d'analyse des offres

A la fin de la date de sou­mis­sion des can­di­da­tures, nous pou­vons com­men­cer l'ouverture des offres et com­men­cer l'analyse.

1.4.1. Objectif de l'analyse des offres

L’analyse des offres consiste à com­pa­rer les offres des dif­fé­rents can­di­dats. L’objectif est de :

• Véri­fier la confor­mi­té des réponses des can­di­dats à l’AO, dans le cas contraire il est pos­sible de reje­ter l’offre ou de deman­der des précisions
• Com­pa­rer les offres des can­di­dats de manière objec­tive avec trans­pa­rence et de manières équi­tables les offres en uti­li­sant les pon­dé­ra­tions annon­cées dans les cri­tères de choix dans le DCE
• Choi­sir l’équipement qui cor­res­pond le plus aux cri­tères défi­nis dans le CCTP, les ques­tion­naires (QT, QS, QDD) et le BPU 
• Iden­ti­fier les risques pour chaque offre, per­met­tant d’évaluer fia­bi­li­té de l’équipement, mais aus­si des four­nis­seurs en termes de res­pect des délais et du service-client.

Toute cette ana­lyse per­met à l’acheteur de faire un choix d’équipements, pour chaque lot par­mi les pro­po­si­tions obte­nues, en éva­luant les offres avec des cri­tères pré­cises en gar­dant son objectivité.

1.4.2. Etapes d'analyse des offres 

La phase d'analyse des offres est divi­sé en 4 étapes :

• L'analyse des can­di­da­tures qui consiste à véri­fier la pré­sence de l'ensemble des pièces deman­dées lors de l'Appel d'Offres.
• L'analyse des offres qui consiste à com­pa­rer les offres qui va per­mettre de choi­sir le four­nis­seur pro­pose la meilleure offre, c'et à dire un équi­pe­ment qui répond aux cahiers des charges au niveau tech­nique, mais aus­si ser­vices, et le plus économique. 
• La rédac­tion du rap­port de pro­po­si­tion de choix, un docu­ment qui syn­thé­tise tous les résul­tats de l'analyse.
• La noti­fi­ca­tion du mar­ché qui est la signa­ture du contrat reliant le four­nis­seur titu­laire du mar­ché et Uni­HA. Ensuite vient le lan­ce­ment du mar­ché qui est la publi­ca­tion du mar­ché sur la pla­te­forme des adhé­rents UniHA. 

Nous allons détailler dans les pro­chaines para­graphes la métho­do­lo­gie pour l'analyse des offres, notam­ment les ques­tion­naires et le BPU.

1.4.3. Méthode d'analyse des questionnaires et du BPU

a. Méthode d'évaluation des questionnaires

La pre­mière étape consiste à créer un nou­veau fichier dans lequel nous met­tons côte à côte (en colonne) les réponses des four­nis­seurs, cela per­met­tra de faire une com­pa­rai­son. Ensuite, les réponses sont notées de 0 à 5, il est pos­sible de regrou­per les lignes pour les nota­tions afin de faci­li­ter l’analyse. Les cel­lules avec les meilleures réponses sont mar­quées en vert et les réponses non-satis­fai­santes (réponses les plus mau­vaises, ou qui ne répondent pas aux cahiers des charges don­nés, ou qui ne répondent pas à la ques­tion posée) en rouge.

Le point sur lequel il faut être vigi­lant sur l’analyse du QT est le mar­quage CE : il est impor­tant de véri­fier la pré­sence du cer­ti­fi­cat du mar­quage pour chaque équi­pe­ment, et de véri­fier la date de vali­di­té. Dans le cas où le mar­quage CE n’a pas été envoyé ou la date expi­rée, une demande est envoyée au fournisseur.

Les notes sont ensuite som­mées et les pon­dé­ra­tions défi­nies dans les cri­tères de choix sont rajou­tées pour don­ner la note de chaque four­nis­seurs. La méthode est appli­quée pour chaque questionnaire.

b. Tableau récapitulatif des lots 

Le tableau réca­pi­tu­la­tif per­met de dis­tin­guer les élé­ments posi­tifs et néga­tifs des réponses des can­di­dats pour chaque ques­tion­naire. Les élé­ments de ce tableau réca­pi­tu­la­tif sera inté­gré dans le rap­port de choix. Ces élé­ments consti­tuent les argu­ments per­met­tant de de jus­ti­fier le choix du titu­laire du marché. 

c. Méthode d'analyse économique

Pour ana­ly­ser le BPU, il faut construire un tableau avec les dif­fé­rents four­nis­seurs (en colonne) et les élé­ments impor­tants pour cal­cu­ler le TCO (dans les lignes), le Coût Total de Pos­ses­sion com­prend le coût de l'équipement, le coût de la main­te­nance et le coût des consom­mables. Ce tableau per­met­tra de faire le com­pa­ra­tif des prix des équi­pe­ments et de choi­sir l'offre le plus avan­ta­geux économiquement. 

2. Applications et résultats (Confidentiel)

Conclusion

L’alternance au sein d’UniHA consti­tue une pre­mière expé­rience pro­fes­sion­nelle enri­chis­sante. Elle m’a per­mis de décou­vrir le métier d’acheteur au sein d’un cen­trale d’achat publique natio­nale. Durant cette période, les mis­sions sont nom­breuses et variées et j’ai eu la pos­si­bi­li­té de col­la­bo­rer sur plu­sieurs dos­siers d’AO en cours.

Dans ce rap­port, nous avons pré­sen­té le pro­ces­sus d’appel d’offres sous-forme d’une car­to­gra­phie de pro­ces­sus avec les dif­fé­rentes acti­vi­tés. Nous avons ensuite déve­lop­pé les dif­fé­rentes méthodes appli­quées pour la phase pré­pa­ra­toire d’un AO en pre­nant l’exemple du mar­ché des équi­pe­ments d’explorations fonc­tion­nelles et la phase d’analyse des offres avec l’exemple du mar­ché d’équipements de néo­na­to­lo­gie. En rai­son de la durée consé­quente des pro­jets d'appel d'offres, je n'ai pas pu suivre l’intégralité d’une pro­cé­dure. Cepen­dant, en tra­vaillant sur plu­sieurs pro­cé­dures, j'ai pu voir l'ensemble des phases du processus.

Les mis­sions réa­li­sées au cours de cette alter­nance m’ont per­mis de com­prendre les enjeux d’un achat public en milieu hos­pi­ta­lier, de créer des liens avec les four­nis­seurs et quelques ingé­nieurs bio­mé­di­caux, et de tra­vailler sur des pro­jets intéressants.

La tech­no­lo­gie dans le domaine de la san­té ne cesse d’évoluer, les lois autour de l’achat public éga­le­ment, ce qui oblige les ache­teurs à inno­ver et pen­ser autre­ment pour la construc­tion de leur offre et l’évaluation des offres.

Références bibliographiques

[1] « Droit des marchés publics : les principales évolutions ». Consulté le : 18 juin 2024. [En ligne]. Disponible sur : https://www.economie.gouv.fr/cedef/droit-des-marches-publics

[2] « Commande publique : nouveaux seuils de procédure formalisée au 1er janvier 2024 ». Consulté le : 18 juin 2024. [En ligne]. Disponible sur : https://entreprendre.service-public.fr/actualites/A16956