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• SOUBIROUS David : david.soubirous@gmail.com

Citation

A rap­pe­ler pour tout usage : SOUBIROUS David, "Renou­vel­le­ment des logi­ciels de GMAO du GHT 84", Uni­ver­si­té de Tech­no­lo­gie de Com­piègne (France), Mas­ter Ingé­nie­rie de la San­té, Par­cours Tech­no­lo­gies Bio­mé­di­cales et Ter­ri­toires de de San­té (TBTS), Mémoire de Stage, https://travaux.master.utc.fr/, réf n° IDS247, Juillet 2024, https://travaux.master.utc.fr/formations-master/ingenierie-de-la-sante/ids247

Glossaire

CCTP : Cahier des Clauses Tech­niques Particulières

CH : Centre Hospitalier

ECME : Équi­pe­ment de Contrôle de Mesures et Essais

GHT : Grou­pe­ment Hos­pi­ta­lier de Territoire

GMAO : Ges­tion de Main­te­nance Assis­tée par Ordinateur

RSQM : Registre de Sécu­ri­té, Qua­li­té et Maintenance

SSIAD : Ser­vice de Soins Infir­miers à Domicile

Résumé

Le Grou­pe­ment Hos­pi­ta­lier de Ter­ri­toire de Vau­cluse (GHT 84) se com­pose de 11 Centres Hos­pi­ta­liers (CH) uti­li­sant des logi­ciels de Ges­tion de Main­te­nance Assis­tée par Ordi­na­teur (GMAO [1, 2]) très dis­pa­rates, allant du logi­ciel fait mai­son au spé­cia­li­sé, aus­si bien dans les ser­vices bio­mé­di­caux que tech­niques, et l’un d’entre eux est en fin de sup­port depuis 2022.

Face à ce constat, le pro­jet de déploie­ment d’une nou­velle GMAO com­mune aux éta­blis­se­ments vise à uni­fier et moder­ni­ser la ges­tion des équi­pe­ments médi­caux et tech­niques. Ce pro­jet lan­cé en 2022 répond à des besoins cri­tiques, comme la fin de sup­port du logi­ciel SOFIA ou la néces­si­té de se doter d’une GMAO pour cer­tains établissements.

La pre­mière phase a été de recen­ser les besoins et les spé­ci­fi­ca­tions requises des dif­fé­rents éta­blis­se­ments avant de pro­cé­der à un sour­cing, afin de faire un pre­mier choix dans la sélec­tion des can­di­dats. L’organisation de démons­tra­tions et la mise en place de ver­sions d’essai ont per­mis d’évaluer les solu­tions pro­po­sées des dif­fé­rents four­nis­seurs et de choi­sir la GMAO cor­res­pon­dant le mieux aux besoins du GHT 84.

Vu le temps néces­saire pour mener à bien un tel pro­jet, le déploie­ment et la confi­gu­ra­tion se réa­li­se­ront après la fin de mon stage. Cette étape est pri­mor­diale pour obte­nir une solu­tion per­for­mante répon­dant aux attentes des uti­li­sa­teurs. Cela impli­que­ra une ana­lyse des pro­ces­sus exis­tants et sou­hai­tés, de réa­li­ser la migra­tion des don­nées, de for­mer les futurs uti­li­sa­teurs et de réa­li­ser un sui­vi post-déploie­ment pour ajus­ter et amé­lio­rer la solu­tion retenue.

Abstract

The Grou­pe­ment Hos­pi­ta­lier de Ter­ri­toire de Vau­cluse (GHT 84) com­prises 11 hos­pi­tals (CH) using very dis­pa­rate Com­pu­te­ri­zed Main­te­nance Mana­ge­ment Sys­tem (CMMS) soft­ware, ran­ging from home­made solu­tions to spe­cia­li­zed ones, in both bio­me­di­cal and tech­ni­cal ser­vices. One of these sys­tems has been out of sup­port since 2022.

In res­ponse to these fin­dings, the pro­ject to deploy a new com­mon CMMS across the faci­li­ties aims to uni­fy and moder­nize the mana­ge­ment of medi­cal and tech­ni­cal equip­ment. Laun­ched in 2022, this pro­ject addresses cri­ti­cal needs such as the end of sup­port for the SOFIA soft­ware and the neces­si­ty for some faci­li­ties to acquire a CMMS.

The first phase invol­ved iden­ti­fying the needs and spe­ci­fi­ca­tions of the various faci­li­ties before pro­cee­ding with sour­cing to make an ini­tial selec­tion of can­di­dates. Orga­ni­zing demons­tra­tions and imple­men­ting trial ver­sions allo­wed for the eva­lua­tion of pro­po­sed solu­tions from dif­ferent sup­pliers and the selec­tion of the CMMS that best meets the needs of GHT 84.

Given the time requi­red to suc­cess­ful­ly com­plete such a pro­ject, deploy­ment and confi­gu­ra­tion will take place after the end of my inter­n­ship. This step is cru­cial to obtai­ning a high-per­for­ming solu­tion that meets user expec­ta­tions. It will involve ana­ly­zing exis­ting and desi­red pro­cesses, migra­ting data, trai­ning future users, and conduc­ting post-deploy­ment fol­low-up to adjust and improve the selec­ted solution.

Remerciements

Je tiens à remer­cier toutes les per­sonnes que j’ai pu ren­con­trer lors de ce stage au centre hos­pi­ta­lier d’Avignon ain­si que le ser­vice bio­mé­di­cal qui m’a accueilli au sein de son équipe.

A ce titre, je remer­cie tout par­ti­cu­liè­re­ment Madame Syl­viane GRANGE, Ingé­nieure cheffe du ser­vice bio­mé­di­cal et tutrice de mon stage, pour son accom­pa­gne­ment et ses pré­cieux conseils. Sa dis­po­ni­bi­li­té et son pro­fes­sion­na­lisme m’ont gran­de­ment aidé dans mon épa­nouis­se­ment personnel.

Je pense éga­le­ment à toute l’équipe péda­go­gique de l’UTC qui m’a tant appris, ain­si qu’à mes proches qui m’ont sou­te­nu et accom­pa­gné tout au long de cette année.

Téléchargements

Mémoire Complet

Renouvellement des logiciels de GMAO du GHT 84

Introduction

L’objectif prin­ci­pal d’un GHT est de mutua­li­ser les res­sources et de ren­for­cer la coopé­ra­tion entre les éta­blis­se­ments de san­té afin d’améliorer la qua­li­té et la sécu­ri­té des soins pro­di­gués aux patients. Ce par­te­na­riat entre les dif­fé­rentes struc­tures de san­té vise à har­mo­ni­ser les pra­tiques médi­cales et cela peut aus­si pas­ser par une par­ti­ci­pa­tion conjointe des ser­vices sup­port (Bio­mé­di­cal, infor­ma­tique, logistique…).

La mise en place d’une GMAO com­mune à tous les éta­blis­se­ments membres d’un GHT per­met­trait de stan­dar­di­ser des pro­cé­dures de main­te­nance, de ges­tion des inven­taires et d'achats. L’utilisation d’une base de don­nées com­mune assu­re­rait une uni­for­mi­té et une cohé­rence entre les établissements.

Le choix d’une « bonne » GMAO est déjà impor­tant et pas évident à prendre pour un seul éta­blis­se­ment, il est d’autant plus dif­fi­cile de sélec­tion­ner une solu­tion qui convienne à tout le GHT.

Un tel pro­jet de chan­ge­ment s’articule sur plu­sieurs mois, voire plu­sieurs années en fonc­tion des res­sources néces­saires pour le mener à bien, aus­si bien humaines que finan­cières. L’adhésion de toutes les par­ties est pri­mor­diale et le sou­tien ins­ti­tu­tion­nel clai­re­ment affiché.

I - Présentation du Groupement Hospitalier de Territoire de Vaucluse, du CH d’Avignon et du service biomédical du CH d’Avignon

1.1 Présentation du GHT 84

Le regrou­pe­ment des GHT en région PACA est réa­li­sé par dépar­te­ment (cf. figure 1).

Figure 1 : Carte du GHT de Vaucluse (source auteur)

Le GHT 84 regroupe 11 des 13 CH du dépar­te­ment de Vau­cluse, pré­sen­tés des figures 2 à 12, dont l'établissement sup­port est le CH Hen­ri Duf­faut d’Avignon [3].

Figure 2 : CH du pays d'Apt (source auteur)

Figure 3 : CH Henri Duffaut, Avignon (source auteur)

Figure 4 : CH Louis Pasteur, Bollène (source auteur)

Figure 5 : CH de Carpentras (source auteur)

Figure 6 : CH de Cavaillon-Lauris (source auteur)

Figure 7 : CH de Gordes (source auteur)

Figure 8 : CH de l'Isle sur Sorgue (source auteur)

Figure 9 : CH d'Orange (source auteur)

Figure 10 : CH de Sault (source auteur)

Figure 11 : CH de Valréas (source auteur)

Figure 12 : CH de Vaison la Romaine (source auteur)

Le CH de Mont­fa­vet, qui dis­pose d’une déro­ga­tion au vu de son acti­vi­té médi­cale (psy­chia­trique), et le CH de Per­tuis qui a fusion­né avec le CH d’Aix en Pro­vence en 2012 ne font pas par­tie du GHT 84.

Le GHT 84, dont la conven­tion consti­tu­tive a été para­phée en juin 2016 pour 10 ans, repré­sente un mon­tant finan­cier d’activité de soins de 500 mil­lions d’euros pour 600 000 habi­tants, et un ensemble poten­tiel de 3159 lits pour un total de 70 000 séjours MCO (Hos­pi­ta­li­sa­tion en soins de courte durée), avec un effec­tif de 425 pra­ti­ciens et 5250 per­son­nels non médicaux.

1.2 Présentation du CH Henri Duffaut d’Avignon

Le chan­tier de construc­tion de l’hôpital Hen­ri Duf­faut a débu­té et s’est fina­li­sé en 1979. Le 17 novembre 1981, les ser­vices quittent l’hôpital his­to­rique de Saint Marthe, dont la capa­ci­té d’accueil était deve­nue insuf­fi­sante, pour inté­grer le nou­vel hôpi­tal. Dans les années 2000, l’hôpital voit l’extension des acti­vi­tés et la moder­ni­sa­tion des bâti­ments et ser­vices. L’année 2010 est mar­quée par l’inauguration d’une exten­sion sud de 30 000m² et 220 lits et depuis il n’a ces­sé de se moder­ni­ser pour confor­ter son posi­tion­ne­ment de centre de réfé­rence sur le ter­ri­toire de san­té de centre de Vau­cluse [4].

Le Centre Hos­pi­ta­lier d’Avignon a un rôle par­ti­cu­lier dans le mana­ge­ment du pro­jet médi­cal et assure des fonc­tions mutua­li­sées pour le compte des autres établissements.

Cette mutua­li­sa­tion a pour objet de garan­tir une effi­cience dans les orga­ni­sa­tions et de per­mettre à terme des éco­no­mies en matière d’achats notamment.

Il s’agit éga­le­ment de mettre en place un sys­tème infor­ma­tique convergent entre tous les éta­blis­se­ments et un dépar­te­ment d’information médi­cale de ter­ri­toire. De même, sont pré­vues la coor­di­na­tion des ins­ti­tuts de for­ma­tion et des plans de for­ma­tion ain­si qu’une poli­tique d’achat unique.

D’autres fonc­tions médi­co-tech­niques (radio­lo­gie, labo­ra­toires et phar­ma­cie) seront aus­si orga­ni­sées en commun.

L’hôpital en quelques chiffres [5] :

• 4 IRM sur le site (2 publiques et 2 privés)
• 3 Scan­ners
• 4 gam­ma caméras
• 1 TEP scan
• 14 salles opé­ra­toires au bloc central
• 24 postes de dialyse
• Nombre d’hospitalisations :
  • 32 026 entrées en médecine
  • 6 527 entrées en chirurgie
  • 5 013 entrées en gynécologie-obstétrique
• 92 336 pas­sages aux urgences :
  • 55 243 aux urgences adultes
  • 24 413 aux urgences pédiatriques
  • 12 680 aux urgences obstétricales
• 3 064 naissances
• 17 830 pas­sages au bloc
  • 11 002 au bloc central
  • 3 868 au bloc ambulatoire
  • 2 960 au bloc obstétrical

1.3 Présentation du service biomédical du CH Henri Duffaut d’Avignon

Le ser­vice bio­mé­di­cal de l’hôpital d’Avignon est com­po­sé de 2 ingé­nieurs et 7 tech­ni­ciens (cf. figure 13).

Figure 13 : Organigramme du service biomédical d'Avignon (source auteur)

Le rôle du ser­vice bio­mé­di­cal est cru­cial dans l’hôpital car, il assure la ges­tion et la main­te­nance des dis­po­si­tifs médi­caux (DM) uti­li­sés pour diag­nos­ti­quer, trai­ter et sur­veiller les patients. Il joue un rôle essen­tiel dans le main­tien de la qua­li­té des soins de san­té en garan­tis­sant que les DM fonc­tionnent de manière fiable et sécu­ri­sée.  Voi­ci quelques-unes des fonc­tions clés du ser­vice biomédical :

• Main­te­nance pré­ven­tive : pla­ni­fier et réa­li­ser des contrôles régu­liers des DM pour assu­rer leur bon fonc­tion­ne­ment et pré­ve­nir les pannes.
• Main­te­nance cura­tive : diag­nos­ti­quer et répa­rer les DM défec­tueux afin de mini­mi­ser les inter­rup­tions de ser­vice et garan­tir la sécu­ri­té des uti­li­sa­teurs et des patients.
• For­ma­tion : four­nir une for­ma­tion aux uti­li­sa­teurs sur l’utilisation des DM.
• Ges­tion des stocks : gérer les stocks de pièces déta­chées et des consom­mables néces­saires à la main­te­nance et l’utilisation des DM.
• Mise à niveau et rem­pla­ce­ment : éva­luer pério­di­que­ment les besoins en matière de mise à niveau ou de rem­pla­ce­ment des DM en fin de vie.

II - Etat des lieux des GMAO et projet du GHT 84

2.1 Etat des lieux des différentes GMAO du GHT 84

Sur le GHT 84, les CH ne pos­sèdent pas tous une GMAO, et pour ceux qui en sont dotés, elles sont sou­vent dif­fé­rentes d’un site à un autre.

Cer­tains uti­lisent Excel ou encore une « GMAO mai­son » ou bien d’autres éta­blis­se­ments confient leur sui­vi à une socié­té extérieure.

L’utilisation de ces « GMAO » peuvent être com­mune aux ser­vices bio­mé­di­caux et aux ser­vices tech­niques avec une base en com­mun ou non sui­vant les éta­blis­se­ments ou, comme le CH d’Avignon pos­sé­der un logi­ciel dif­fé­rent pour chaque service.

Le nombre de DM géré par les ser­vices bio­mé­di­caux est très dis­pa­rate en fonc­tion des éta­blis­se­ments, moins de 100 pour les CH de Gordes et Sault, 3000 pour le CH d’Oranges et près de 9000 pour le CH d’Avignon. De ce fait, la pro­chaine GMAO devra cor­res­pondre à de petits comme de gros éta­blis­se­ments et répondre à dif­fé­rents types d’utilisation car, elle pour­rait être uti­li­sée aus­si bien par le ser­vice bio­mé­di­cal que les ser­vices tech­niques, voire même l’informatique.

Pour le CH d’Avignon, un sou­ci se pose en plus depuis 2021, à savoir que la socié­té ASDZ, four­nis­seur de la GMAO SOFIA réa­li­sé sous 4D, a fer­mé ses portes. De ce fait, l’établissement ne peut plus avoir recours auprès de cette socié­té en cas de pro­blèmes ren­con­trés. Le pire scé­na­rio serait de perdre toute la base de don­nées, sans pos­si­bi­li­té de pou­voir la récu­pé­rer. Dans ce cas-là, le CH pour­rait perdre tout son inven­taire ain­si que son Registre de Sécu­ri­té, Qua­li­té et Main­te­nance (RSQM).

2.2 Projet de déploiement d’une nouvelle GMAO

Le déploie­ment d’une nou­velle GMAO au sein d’un GHT consti­tue un pro­jet stra­té­gique visant à amé­lio­rer la ges­tion des équi­pe­ments médi­caux, aus­si bien la main­te­nance que les achats [6, 7]. Par exemple la créa­tion des types modèles des DM iden­tiques à tout le GHT per­met­tra de connaitre plus pré­ci­sé­ment l’état de l’inventaire et de mieux gérer leur maintenance.

Ce pro­jet a débu­té en 2022 pour le GHT 84 pour 2 rai­sons prin­ci­pales : le besoin du CH d’Apt d’obtenir une GMAO et la fin de sup­port de la GMAO actuelle du CH d’Avignon.

La pre­mière phase du pro­jet a consis­té à réa­li­ser une ana­lyse des besoins des dif­fé­rents uti­li­sa­teurs et des spé­ci­fi­ca­tions requises pour la nou­velle GMAO. Pour ce faire, une consul­ta­tion a été menée auprès des ser­vices bio­mé­di­caux et tech­niques de tous les CH du GHT pour recueillir leurs besoins et leurs attentes. L’utilisation de l’outil Teams de Micro­soft s’est avé­ré utile à toutes les étapes du pro­jet. Les éta­blis­se­ments avaient à dis­po­si­tion des fichiers « Excel » sur les­quels ils devaient ren­sei­gner plu­sieurs infor­ma­tions comme :

• Le nom de leur GMAO actuelle et depuis quand ils l’utilisent.
• Ges­tion com­mune biomédical/technique ou non.
• Le nombre d’équipements.
• Sou­hait d’une inter­face avec un logi­ciel de géolocalisation.
• Sou­hait d’une inter­face avec un logi­ciel de commande.
• Est-ce que l’établissement sou­haite chan­ger de GMAO et à quelle échéance ?

Cette étape a déjà été effec­tuée avant mon arrivée.

Afin de mieux com­prendre les défis et les oppor­tu­ni­tés du déploie­ment d’une nou­velle GMAO, une ana­lyse SWOT a été réa­li­sée (cf. figure 14). Cette ana­lyse a per­mis de dres­ser un por­trait des forces et des fai­blesses liées au projet.

Figure 14 : SWOT (source auteur)

Après avoir défi­ni les besoins et la réa­li­sa­tion d’un Cahier des Clauses Tech­niques Par­ti­cu­lières (CCTP) pro­vi­soire [8] [9], la phase sui­vante consiste à sélec­tion­ner plu­sieurs four­nis­seurs pré­sents sur le mar­ché [10].

III - Conduite du projet de changement de la GMAO

Pour mener à bien un tel pro­jet, un QQOQCP est une méthode utile pour orga­ni­ser et struc­tu­rer les dif­fé­rentes étapes (figure 15).

Figure 15 : QQOQCP (source auteur)

3.1 Sourcing et Choix des candidats

Le sour­cing est une étape impor­tante dans le pro­ces­sus de sélec­tion d’une nou­velle GMAO. Il per­met d’identifier, d’évaluer et de choi­sir les four­nis­seurs poten­tiels de la solu­tion qui répon­dra le mieux aux besoins du GHT.

Après avoir défi­ni les besoins et les cri­tères de sélec­tion, il faut recher­cher des édi­teurs de GMAO sus­cep­tibles de cor­res­pondre aux attentes du GHT. Pour cette recherche, plu­sieurs pos­si­bi­li­tés sont possibles :

- Des recherches en ligne : uti­li­sa­tion des moteurs de recherche.

- Consul­ter des forums de dis­cus­sions pour obte­nir des recommandations.

- Appe­ler d’autres CH pour savoir qu’elle GMAO ils uti­lisent et leur avis.

- Lire des avis d’utilisateurs et des études de cas pour éva­luer les fournisseurs.

Pour cette recherche, le GHT s’est appuyé sur le forum Syner­bio­med, le bouche à oreille, mais aus­si sur les cen­trales d’achats afin de connaitre les dif­fé­rentes GMAO, ce qui a per­mis de cibler 6 logi­ciels pour com­men­cer. Suite à ces recherches, une ana­lyse a été effec­tuée pour ne rete­nir que 3 can­di­dats en se basant sur :

• Les fonc­tion­na­li­tés de leur produit.
• Leur réfé­rences clients.
• Les retours d’expériences des autres établissements.
• La pos­si­bi­li­té de récu­pé­ra­tion des don­nées des anciennes GMAO.
• Le cal­cul finan­cier « gros­sier » de leurs offres.

3.2 Démonstration et essai des différentes GMAO

Texte

Suite au choix des 3 can­di­dats rete­nus, une jour­née de démons­tra­tion des dif­fé­rentes GMAO a été pro­gram­mée au CH d’Orange, avec des repré­sen­tants de chaque éta­blis­se­ment et les four­nis­seurs de logi­ciel le 26 mars 2024.

Une maquette de démons­tra­tion réa­li­sée à l’avance a été four­nie aux socié­tés deux semaines avant leur pré­sen­ta­tion, dans le but d’avoir un dérou­lé de leur démons­tra­tion iden­tique afin de pou­voir faci­li­ter la nota­tion (cf. figure 16).

Figure 16 : maquette de démonstration (source auteur)

En paral­lèle, une liste de ques­tions non four­nie aux can­di­dats a été pré­pa­rée pour véri­fier que les four­nis­seurs connais­saient bien leur pro­duit et les contraintes/impératifs du milieu hos­pi­ta­lier public (cf. figure 17).

Figure 17 : liste des question non communiquées aux candidats (source auteur)

Cette maquette et cette liste ont été conçues en col­la­bo­ra­tion entre les dif­fé­rents CH par divers pro­fils métier (ingé­nieurs, tech­ni­ciens, ache­teurs mais aus­si le per­son­nel soi­gnant). Le temps impar­ti pour les démons­tra­tions étant de 2 heures (1 heure pour la démons­tra­tion « pré­pa­rée » et 1 heure pour les ques­tions « non pré­pa­rées »), la dif­fi­cul­té ren­con­trée a été de se limi­ter dans le nombre de « ques­tions ». Pour hono­rer ces délais, un maître du temps a été dési­gné dans le but de res­pec­ter l’équité entre les can­di­dats. Ces listes de ques­tions ont été énu­mé­rées par des chiffres pour les pré­pa­rées et des lettres pour les non pré­pa­rées afin de les dis­tin­guer plus faci­le­ment dans une feuille de nota­tion technique.

Afin de mettre au point une feuille de nota­tion, une maquette fut réa­li­sée en repre­nant la maquette de démons­tra­tion et la liste des ques­tions non pré­pa­rées évo­quées ci-des­sus puis par­ta­gée à tous les CH grâce à Teams. Ensuite, il a été deman­dé à chaque per­sonne de noter les ques­tions par ordre d’importance, de 1 à 5 (5 étant la note la plus impor­tante), pour appli­quer une pon­dé­ra­tion (cf. figure 18). L’objectif de cette pon­dé­ra­tion est de reflé­ter l’importance rela­tive de chaque élé­ment par rap­port aux autres assu­rant ain­si une éva­lua­tion plus juste des résultats.

Figure 18 : Tableau de synthèse pour calculer les critères de pondération (source auteur)

A la suite des retour les cri­tères de pon­dé­ra­tion ont été cal­cu­lés et une feuille de nota­tion, voir figure 19, a été réa­li­sé dans le but de dépar­ta­ger les 3 can­di­dats, et de ne rete­nir que 2 d’entre eux à qui, il sera deman­dé un accès à une base de don­nées cor­res­pon­dant à un éta­blis­se­ment de san­té. Cet accès per­met­tra de mani­pu­ler soi-même et, de décou­vrir les fonc­tion­na­li­tés des GMAO sans « contraintes de temps ». Cette démarche a aus­si pour objec­tif de se rendre compte si la prise en main est intui­tive ou non et d’échanger avec les édi­teurs pour voir s’ils sont aptes à répondre rapi­de­ment à nos inter­ro­ga­tions. Les nou­velles GMAO étant tel­le­ment para­mé­trables, Il ne faut pas res­ter blo­quer sur des incom­pré­hen­sions d’utilisation, ni pen­ser qu’il manque des fonctionnalités.

Figure 19 : feuille de notation technique lors de la journée de démonstration (source auteur)

Après la jour­née de démons­tra­tion, les repré­sen­tants des CH qui étaient pré­sents ont eu une semaine pour faire par­ve­nir leur nota­tion auprès du CH d’Avignon. Une fois ces notes tech­niques récu­pé­rées, une syn­thèse des retours a été réa­li­sée et dif­fu­sée aux repré­sen­tants des CH ain­si que le résul­tat des 2 four­nis­seurs rete­nus pour les essais sur site. Bien évi­dem­ment, les can­di­dats ont été infor­mé de ce pre­mier compte rendu.

3.3 Choix final de la GMAO

Comme évo­qué pré­cé­dem­ment, nous avons deman­dé à chaque socié­té, d’avoir accès à une base de don­nées pour mani­pu­ler par nous-même et pour décou­vrir à notre rythme les dif­fé­rentes fonc­tion­na­li­tés des logi­ciels. Cela ne nous a pas empê­cher de prendre contacts avec eux pour obte­nir à nou­veau une démons­tra­tion lors de cette phase de manipulation.

Lors de nos pre­miers échanges avec les dif­fé­rents four­nis­seurs, nous leur avons deman­dé une liste de centres réfé­rents où leur GMAO était ins­tal­lée. Nous avons donc contac­té cer­tains centres pour avoir leurs retours d’expériences, aus­si bien sur la mise en place que l’usage au quo­ti­dien. Afin d’obtenir un retour de leur part le plus juste pos­sible et com­pa­rable entre eux, un ques­tion­naire a été rédi­gé pour poser les mêmes ques­tions à cha­cun (cf. figure 20). L’étude ne s’est pas arrê­tée à la liste des réfé­rences four­nies, nous avons contac­té d’autres CH uti­li­sant une de ces GMAO ou en phase d’acquisition.  A la suite de ce son­dage, un résu­mé des points faibles et points forts de chaque solu­tion ont été mis en avant et ces résul­tats feront par­ties d’une nou­velle feuille de nota­tion qui per­met­tra de fixer le choix sur l’une des deux GMAO. Ces échanges ont aus­si per­mis de deman­der une licence type site à l’un des édi­teurs afin de ne pas être limi­té par le nombre d’utilisateurs connec­tés en même temps et de pou­voir com­pa­rer des offres similaires.

Figure 20 : questionnaire pour les centres référents (source auteur)

Suite à une réunion avec le ser­vice infor­ma­tique, le type d’hébergement a été acté et ce sera en « on pre­mise » (en local). L’infrastructure de la future solu­tion se situe­ra sur le site de l’hôpital sup­port du GHT pour tous les éta­blis­se­ments. Ce choix vise à gar­der la maî­trise des don­nées plu­tôt que de les héber­ger à l’externe.

Un nou­veau CCTP a été réa­li­sé par Mr Julien DETRAZ [11], qui s’est rap­pro­ché des deux autres CH du GHT qui chan­ge­rons leur GMAO en même temps que le CH d’Avignon. Il s’agit de décrire plus pré­ci­sé­ment les besoins du GHT et des CH, tant sur l’usage au quo­ti­dien que sur des besoins spé­ci­fiques au démar­rage. On y retrouve en autre comme demande :

• La récu­pé­ra­tion des don­nées avec une aide au net­toyage et mise en forme de la base.
• La reprise des pro­cess et la géné­ra­tion auto­ma­tique des docu­ments (com­mande, réforme…).
• La créa­tion de bases com­munes des types modèles, des marques d’équipements et des fournisseurs.

 Les autres CH se lan­ce­ront dans ce chan­ge­ment à leur rythme. Ce CCTP sera com­mu­ni­qué aux can­di­dats afin d’obtenir un chif­frage de leur solu­tion qui fera par­tie des cri­tères du choix final.

Une nou­velle feuille de nota­tion a été confec­tion­née en repre­nant quelques élé­ments de la pre­mière et en y ajou­tant d’autres cri­tères comme le prix, qui n’est pas une variable à négli­ger (cf. figure 21). Bien évi­dem­ment, un cri­tère de pon­dé­ra­tion est appli­qué, tou­jours dans le but de reflé­ter l’importance rela­tive de chaque élé­ment par rap­port aux autres et, pour défi­nir ce cri­tère, la même solu­tion que la pre­mière fois a été adop­tée pour le réa­li­ser. Cette feuille a été four­nie à l’ensemble des acteurs en charge du choix final et à la suite de l’analyse des résul­tats, la « meilleure » GMAO en fonc­tion des cri­tères du GHT 84 sera choi­sie début juillet 2024.

Figure 21 : feuille de notation technique finale (source auteur)

IV - Déploiement et configuration de la nouvelle GMAO

Mal­heu­reu­se­ment, vu le temps néces­saire pour mener à bien un tel pro­jet, je ne pour­rai assis­ter à cette partie.

La réa­li­sa­tion d’un map­page des pro­ces­sus, tel que pré­sen­té en figure 22, pour­rait offrir une vue d’ensemble claire et struc­tu­rée des dif­fé­rentes étapes du déploie­ment et de la confi­gu­ra­tion de la nou­velle GMAO, faci­li­tant la com­pré­hen­sion des tâches à accom­plir [12]. Cela per­met­tra de para­mé­trer les fonc­tion­na­li­tés néces­saires dans la nou­velle GMAO pour qu’elle réponde aux besoins spé­ci­fiques du GHT en se basant sur les pro­ces­sus actuels et les amé­lio­ra­tions sou­hai­tées. Cela contri­bue­ra à faci­li­ter la tran­si­tion de l’ancienne à la nou­velle GMAO en docu­men­tant les pro­ces­sus exis­tants et les nou­veaux attendus.

Figure 22 : mappage des processus du déploiement de la nouvelle GMAO (source auteur)

Pour la suite, il est essen­tiel de for­mer des groupes de tra­vail et de défi­nir des réfé­rents admi­nis­tra­teurs afin de pré­pa­rer au mieux toutes les étapes de ce map­page et d’être accom­pa­gné par l’éditeur tout au long de cette partie.

La pré­pa­ra­tion ini­tiale est sur­ement l’une des phases la plus impor­tante pour réus­sir à confi­gu­rer la GMAO au plus près des attentes du GHT lors de sa mise en ser­vice. Il est donc impor­tant d’analyser tous les pro­ces­sus exis­tants actuel­le­ment afin de les trans­po­ser dans le nou­veau logi­ciel, voire même les améliorer. 

En pre­nant comme exemple le pro­ces­sus de com­mande d’équipements neufs, toutes les étapes et les champs à ren­sei­gner (auto­ma­tique ou manuel) devront exis­ter dans la nou­velle GMAO afin de retrou­ver à mini­ma les mêmes infor­ma­tions exis­tantes dans le logi­ciel actuel (cf. figure 23). En termes d’amélioration, on pour­rait envi­sa­ger que les 2 pre­mières étapes vio­lettes (envoi de la com­mande à la cel­lule achat, sai­si dans le logi­ciel de com­mande et l’envoi aux four­nis­seurs), puissent être réa­li­sées direc­te­ment depuis la GMAO en inter­fa­çant les dif­fé­rents logi­ciels ensemble. Cela per­met­trait de réduire le nombre de sai­sies, ce qui ferait gagner du temps au per­son­nel et évi­te­rait des erreurs poten­tielles. Ce tra­vail sera à réa­li­ser pour tous les processus.

Figure 23 : processus de commande d'équipements neufs (source auteur)

Une autre étape impor­tante pour la « confi­gu­ra­tion » de la nou­velle GMAO, sera de réus­sir à déter­mi­ner les don­nées à migrer dans la nou­velle GMAO :

• Jusqu’à quelle date doit-on récu­pé­rer l’antériorité des inter­ven­tions ? A savoir que le RSQM doit être conser­vé 5 ans après la fin de l’exploitation du DM (sauf dis­po­si­tions par­ti­cu­lières fixées par déci­sion du direc­teur géné­ral de l'Agence fran­çaise de sécu­ri­té sani­taire des pro­duits de san­té pour cer­taines caté­go­ries de dis­po­si­tifs [13].
• Faut-il faire un tri dans les four­nis­seurs, les marques ou les DM qui n’existent plus ?
• Quels docu­ments faut-il conser­vés (doc tech­nique, manuel d’utilisation, rap­port d’intervention) ?

Une variable est à prendre en compte pour aider à prendre ces déci­sions, est ce que l’ancienne GMAO sera tou­jours acces­sible pen­dant une durée garan­tie ou sera « débran­chée » du fait de l’obsolescence infor­ma­tique des serveurs.

En der­nier lieu, après toutes ces confi­gu­ra­tions, tests, for­ma­tion des uti­li­sa­teurs et mise en ser­vice, le sui­vi post-déploie­ment sera une étape cru­ciale pour l’évaluation de la per­for­mance de ce nou­vel outil afin qu’il réponde tout à fait aux besoins du GHT ou, le cas échéant y apportes des améliorations.

Conclusion

Le déploie­ment d’une nou­velle GMAO vise non seule­ment à stan­dar­di­ser les pro­ces­sus de ges­tion des DM et des équi­pe­ments tech­niques, mais aus­si à amé­lio­rer l’efficacité opé­ra­tion­nelle et la qua­li­té des ser­vices ren­dus. Une GMAO de ter­ri­toire per­met à tous les éta­blis­se­ments d’un GHT d’harmoniser leurs pra­tiques, d’autant s’il n’y a pas de ser­vice biomédical.

Les étapes ini­tiales ont per­mis de défi­nir les besoins des uti­li­sa­teurs et de sélec­tion­ner des can­di­dats poten­tiels grâce aux sour­cing et les éva­lua­tions de ceux-ci ont ame­né au choix final de la nou­velle GMAO.

La pro­chaine étape, non cou­verte par ce rap­port, sera déter­mi­nante pour confi­gu­rer la nou­velle solu­tion en fonc­tion des attentes des uti­li­sa­teurs. L’analyse des pro­ces­sus exis­tants per­met­tra à mini­ma de les retrou­ver, voire même de les amé­lio­rer lors du déploie­ment de la solu­tion rete­nue. Un sui­vi post-déploie­ment sera essen­tiel pour déter­mi­ner si les attentes et les objec­tifs sont atteint et de les ajus­ter le cas échéant.

Pour mener à bien une telle étude, il est impor­tant de gar­der l’implication de toutes les per­sonnes y par­ti­ci­pant. Cela est d’autant plus com­plexe avec l’éloignement des dif­fé­rents sites mal­gré l’utilisation de nou­veaux outils numé­riques qui per­mettent de par­ta­ger des infor­ma­tions ou de réa­li­ser des visio-confé­rences. La réa­li­sa­tion de point régu­liers peut contri­buer à cela.

Une direc­tion bio­mé­di­cale de ter­ri­toire per­met­trait-elle de mener à bien plus faci­le­ment ce genre de projet ?

Références bibliographiques

[1]          M. Work, « His­to­rique de la main­te­nance indus­trielle », Mobi­li­ty Work. Consul­té le : 16 juin 2024. https://mobility-work.com/fr/blog/historique-maintenance-evolution/

[2]          Wiki­pé­dia, « Ges­tion de main­te­nance assis­tée par ordi­na­teur », Wiki­pé­dia. 1 sep­tembre 2023. Consul­té le : 16 juin 2024. https://fr.wikipedia.org/w/index.php?title=Gestion_de_maintenance_assist%C3%A9e_par_ordinateur&oldid=207451874

[3]          Agenge Régio­nal de San­té PACA, « Grou­pe­ment ospi­ta­lier de ter­ri­toire en PACA ». Consul­té le : 16 juin 2024. https://www.paca.ars.sante.fr/sites/default/files/2017-01/CP_GHT_Paca_OK.pdf

[4]          C. H. d’Avignon, « His­toire du CH d’Avignon », Site Inter­net du Centre Hos­pi­ta­lier d’Avignon. Consul­té le : 16 juin 2024. https://www.ch-avignon.fr/nos-missions/histoire-378.html

[5]          C. H. d’Avignon, « L’hôpital en chiffres », Site Inter­net du Centre Hos­pi­ta­lier d’Avignon. Consul­té le : 16 juin 2024. https://www.ch-avignon.fr/nos-missions/l-hopital-en-chiffres-377.html

[6]          Hor­neo, « Les 7 étapes pour une mise en place réus­sie de votre GMAO ». Consul­té le : 16 juin 2024. https://www.horneo.fr/blog/gmao/7-etapes-mise-en-place-reussie-gmao.html

[7]          Mathilde Lebrun, « Les étapes pour une mise en place réus­sie de votre GMAO ». Consul­té le : 16 juin 2024. https://blog.aqmanager.com/logiciel-gmao-de-maintenance-les-premieres-etapes-pour-la-mise-en-place

[8]          L’équipe édi­to­riale d’Indeed, « C’est quoi un cahier des charges et com­ment le rédi­ger ? », Guide de car­rière d’’Indeed. Consul­té le : 16 juin 2024. https://emplois.ca.indeed.com/conseils-carriere/developpement-carriere/cest-quoi-cahier-des-charges

[9]          Ber­nard Mechin, « Cahier des charges », Tech­niques de l’Ingénieur. Consul­té le : 16 juin 2024. https://www.techniques-ingenieur.fr/base-documentaire/genie-industriel-th6/soutien-de-maintenance-42637210/gmao-mt9462/cahier-des-charges-mt9462niv10001.html

[10]        El Has­sane Bara­hioui, Cheikh Yat­ma Diop, Bra­him Kada, et Emma­nuel Uwi­han­ga­nye, « Ela­bo­ra­tion d’un guide de choix d’une GMAO », 2008 2007. Consul­té le : 16 juin 2024. https://www.utc.fr/tsibh/public/2tsibh/08/Projets_d_integration/guide_de_choix_gmao/barahioui_diop_kada_uwihanganye.htm#Guide

[11]        Julien Detraz, « Rap­port de stage DESS TBH CHRA Ser­vice Bio », 1999 1998. Consul­té le : 16 juin 2024. https://www.utc.fr/master-qualite/public/publications/qualite_et_biomedical/UTC/dess_tbh/98-99/Stages/Detraz/Detraz.HTM

[12]        Jean-Bap­tiste Lom­bar­dot, « Pré­pa­ra­tion à l’installation d’une GMAO », 2016. Consul­té le : 16 juin 2024. https://www.utc.fr/tsibh/public/3abih/16/stage/lombardot/Rapport%20stage%20image_fichiers/Preparation%20du%20service%20biomedical%20installation%20de%20la%20GMAO%20et%20mise%20en%20place%20d'une%20gestion%20documentaire.pdf

[13]        Pas­cal Di Dona­to, « Mise au point sur la main­te­nance des dis­po­si­tifs médi­caux », oct. 2011. Consul­té le : 16 juin 2024. https://www.cfef.org/archives/bricabrac/maintenance.pdf